Prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji wymaga odpowiedniego przygotowania organizacyjnego jednostki. Odpowiedzialność za właściwy przebieg inwentaryzacji ponosi kierownik jednostki. Cała procedura powinna przebiegać zgodnie z przepisami prawa i zasadami wypracowanymi w praktyce.

Podstawowym aktem prawnym regulującym zasady inwentaryzacji jest ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Określa ona w sposób ogólny wymagania dotyczące przedmiotu, metod, częstotliwości i terminów inwentaryzacji.

 

czytaj: Przedsiębiorca musi wybrać formę inwentaryzacji

 

 

Uwaga!

Każda jednostka musi wypracować szczegółowe uregulowania w zakresie inwentaryzacji, które powinny uwzględniać specyfikę jej działalności.

 

Najczęściej spotykane rozwiązanie polega na tym, że związane z inwentaryzacją zagadnienia, które się corocznie powtarzają, ujmowane są w instrukcji inwentaryzacyjnej (regulaminie inwentaryzacyjnym), opracowywanej przez głównego księgowego lub kierownika komórki inwentaryzacyjnej a zatwierdzanej przez kierownictwo jednostki.

Dokumentacja w zakresie inwentaryzacji

Instrukcja inwentaryzacyjna

Instrukcja inwentaryzacyjna zawiera następujące podstawowe elementy:

  1. Ogólne zasady przeprowadzania inwentaryzacji (m.in.: cel inwentaryzacji, rodzaje i metody inwentaryzacji, terminy i częstotliwość inwentaryzacji)

  2. Wyszczególnienie osób odpowiedzialnych za inwentaryzację

  3. Zasady szkolenia przedinwentaryzacyjnego

  4. Opis czynności związanych z przygotowaniem inwentaryzacji

  5. Rodzaje dokumentów inwentaryzacyjnych

  6. Sposób przygotowania składników objętych inwentaryzacją

  7. Zasady wyceny inwentaryzowanych składników

  8. Podział terenu na pola spisowe

  9. Zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych, itp.

Z kolei problemy charakterystyczne wyłącznie dla danego roku ujmowane są w zarządzeniach kierownika jednostki, takich jak: zarządzenie o inwentaryzacji, plan inwentaryzacji i harmonogram inwentaryzacji.

Zarządzenie o inwentaryzacji

Zarządzenie o inwentaryzacji wydawane jest po wstępnych ustaleniach dotyczących inwentaryzacji w danym roku. Zawiera zazwyczaj następujące informacje:

  1. Wyszczególnienie składników majątkowych objętych inwentaryzacją

  2. Listę osób materialnie odpowiedzialnych za spisywane składniki majątkowe

  3. Określenie dnia, na który dokonuje się spisu

  4. Skład komisji inwentaryzacyjnej.

 

Plan inwentaryzacji

Plan inwentaryzacji sporządzany jest odrębnie dla każdego roku z podziałem na miesiące. Terminy określone w planie inwentaryzacji powinny przypadać na okresy, kiedy stany spisywanych składników znajdują się na minimalnym poziomie, aby nie zakłócać normalnej działalności jednostki.

Harmonogram inwentaryzacji

Harmonogram inwentaryzacji zawiera terminy, tj. dni i godziny przeprowadzenia określonych czynności inwentaryzacyjnych. Szczegółowość harmonogramu zależy od potrzeb jednostki. Mając na uwadze zasadę istotności należy rozważyć sensowność tworzenia harmonogramu, którego opracowanie mogłoby zająć więcej czasu niż samo przeprowadzenie inwentaryzacji.

 

czytaj: Za inwentaryzację odpowiada kierownik jednostki

Etapy inwentaryzacji

Proces inwentaryzacji w poszczególnych przedsiębiorstwach przebiega w różny sposób w zależności od rozmiaru i przedmiotu prowadzonej działalności. Generalnie jednak w każdej jednostce można wydzielić trzy etapy inwentaryzacji:

  1. Przygotowanie inwentaryzacji

  2. Przeprowadzenie inwentaryzacji

  3. Rozliczenie inwentaryzacji.

Na każdy z tych etapów składa się z szereg czynności, które wymagają odpowiednich uregulowań.

Przygotowanie inwentaryzacji

Przygotowanie inwentaryzacji obejmuje przykładowo:

  • opracowanie planu i harmonogramu inwentaryzacji,

  • wydanie zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji,

  • przeprowadzenie szkolenia przedinwentaryzacyjnego,

  • przygotowanie dokumentów,

  • uporządkowanie pól spisowych.

Przeprowadzenie inwentaryzacji

Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji zależy od rodzaju składnika aktywów lub pasywów podlegającego tej procedurze. Inwentaryzacja może polegać na:

  1. spisie z natury,

  2. potwierdzeniu prawidłowości stanu,

  3. porównaniu danych księgowych z dokumentami.

Wszystkie przeprowadzone czynności muszą znaleźć potwierdzenie w dokumentacji inwentaryzacyjnej, która następnie jest przekazywana do działu księgowości.

Rozliczenie inwentaryzacji

Ostatni etap – rozliczenie inwentaryzacji – polega na ustaleniu różnic inwentaryzacyjnych, wyjaśnieniu przyczyn powstania tych różnic i podjęciu decyzji o ich rozliczeniu.