Gawrońska: Cyfryzacja szpitali musi się zaczynać się od logistyki

Procesy informatyzacji placówek ochrony zdrowia przyspieszają, ale bez uporządkowanych standardów logistycznych nie przyniosą pożądanych efektów. Dopiero na takim fundamencie możliwe jest wdrażanie rozwiązań, które automatyzują pracę, poprawiają bezpieczeństwo pacjenta i zwiększają efektywność podmiotów ochrony zdrowia - podkreśla dr Anna Gawrońska z Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu.

Józef Kielar: Czy polskie szpitale są przygotowane do wprowadzania nowoczesnych technologii?

Anna Gawrońska: Cyfryzacja ochrony zdrowia w Polsce rozwija się dynamicznie, jednak w wielu placówkach wciąż brakuje uporządkowanych procesów, które mogłyby stać się solidnym fundamentem dla nowych narzędzi informatycznych. Szpitale inwestują w systemy HIS (Hospital Information System), roboty transportowe, automatyczne apteki czy rozwiązania do monitorowania zasobów, ale często wdrażają je na podstawie procedur, które od lat funkcjonują w sposób niespójny, manualny i podatny na błędy. W takich warunkach technologia nie rozwiązuje problemów, a jedynie przenosi je do środowiska cyfrowego. Skalę wyzwań potwierdzają dane międzynarodowe. Światowa Organizacja Zdrowia wskazuje, że nawet 20 proc. zdarzeń niepożądanych w szpitalach wynika z błędów identyfikacyjnych, zarówno pacjentów, jak i produktów leczniczych. OECD podkreśla, że błędy związane z lekami należą do najczęstszych zdarzeń możliwych do uniknięcia, co pokazuje, jak duży potencjał poprawy kryje się w obszarze logistyki i zarządzania danymi (dane na podstawie WHO, Medication Without Harm, 2017; OECD, The Economics of Patient Safety, 2020). 

Zobacz w LEX: Co nowego w ochronie zdrowia w 2026 r. >

Na czym polega i jaką rolę odgrywa logistyka szpitalna?

Obejmuje ona cały przepływ produktów, od zakupu, przez magazynowanie, aż po dystrybucję i podanie pacjentowi. To obszar, który odpowiada za 30–40 proc. kosztów funkcjonowania placówki, co potwierdzają analizy Europejskiego Obserwatorium Systemów i Polityk Zdrowotnych. Mimo tak dużego znaczenia logistyka w wielu szpitalach pozostaje rozproszona, oparta na dokumentach papierowych i indywidualnych praktykach poszczególnych działów. Każda hospitalizacja uruchamia łańcuch czynności, w którym liczy się precyzja i spójność informacji. Jeśli procesy są nieskoordynowane, nawet najbardziej zaawansowane narzędzia cyfrowe nie zapewnią poprawy jakości ani bezpieczeństwa (European Observatory on Health Systems and Policies, Health System Efficiency, 2019).

Czytaj też w LEX: Sztuczna inteligencja jako narzędzie optymalizujące procesy w placówce medycznej >

Jakie czynniki powinny uwzględniać szpitale zamierzające wdrażać standaryzację zarządzania?

W 2021 roku Centrum e-Zdrowia opublikowało dokument „Rekomendacje w zakresie standaryzacji zarządzania procesem przepływu produktów leczniczych i wyrobów medycznych w szpitalach”. Opracowanie to przedstawia dziewięć procesów referencyjnych związanych z gospodarką lekami i wyrobami medycznymi oraz opisuje standardy, które mogą być stosowane w szpitalach, w tym GS1 w obszarze identyfikacji oraz HL7/FHIR w zakresie wymiany danych. Dokument koncentruje się na modelach procesów i strukturze danych, które umożliwiają interoperacyjność systemów i spójność informacji w całym cyklu życia produktu medycznego. Z treści rekomendacji wynika, że uporządkowanie procesów i ich standaryzacja są warunkiem koniecznym, aby narzędzia cyfrowe mogły działać zgodnie z założeniami. Dopiero na takim fundamencie możliwe jest wdrażanie rozwiązań, które automatyzują pracę, poprawiają bezpieczeństwo pacjenta i zwiększają efektywność szpitala.

Czytaj też: Bez e-dokumentacji nie będzie akredytacji? Nowe zasady budzą emocje

Dlaczego technologia nie naprawi złych procesów?

Badania Polskiego Towarzystwa Informatycznego oraz Sano Centre for Computational Medicine pokazują, że większość nieudanych wdrożeń IT w ochronie zdrowia wynika z braku przygotowania procesowego. Oznacza to, że systemy informatyczne są wdrażane w środowisku, które nie jest gotowe na ich obsługę i cechują się niejednolitymi procedurami, niespójnymi danymi i brakiem jasno określonych odpowiedzialności. Raport McKinsey & Company potwierdza, że cyfryzacja realizowana bez standaryzacji procesów zwiększa koszty integracji systemów o 40–60 proc. i powoduje niewykorzystanie znacznej części funkcjonalności zakupionych narzędzi (tak np. PTI & Sano, Cyfryzacja ochrony zdrowia – bariery i rekomendacje, 2023; McKinsey & Company, Digital Transformation in Healthcare, 2022). W praktyce oznacza to, że technologia nie jest w stanie naprawić procesów, które są niespójne lub nieudokumentowane. Może jedynie odzwierciedlić ich stan, a czasem nawet uwidocznić problemy, które wcześniej były niewidoczne.

Czytaj w LEX: Jak zapewnić bezpieczeństwo elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM) >

Jakie regulacje wymuszają porządkowanie procesów standaryzacji w szpitalach?

Dzieje się to za sprawą wprowadzanych zmian legislacyjnych. Ustawa z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia wprowadza obowiązek prowadzenia dokumentacji elektronicznej i zapewnienia interoperacyjności systemów. Dyrektywa FMD (unijne prawo obowiązujące od 9 lutego 2019 r., mające na celu zabezpieczenie legalnego łańcucha dostaw leków przed sfałszowanymi produktami) nakłada obowiązek serializacji leków i ich weryfikacji w łańcuchu dostaw. Najwyższa Izba Kontroli w raporcie dotyczącym gospodarki lekami w szpitalach zwróciła uwagę, że brak spójnych procedur i standardów prowadzi do nieprawidłowości, które mogą zagrażać bezpieczeństwu pacjentów. Regulacje te nie narzucają konkretnych technologii, ale tworzą ramy, w których procesy muszą być przejrzyste, udokumentowane i oparte na spójnych danych.

Czytaj też w LEX: Jak zarządzać ryzykiem prawnym w placówce medycznej >

Cyfryzacja szpitali nie może się więc zacząć od zakupu często drogiego sprzętu IT?

Zdecydowanie tak. Mając na uwadze dostępne analizy, rekomendacje i regulacje, kierunek jest jednoznaczny. Cyfryzacja szpitali musi zaczynać się od logistyki, czyli od zrozumienia, jak przebiega przepływ produktów i informacji, gdzie powstają błędy, jakie czynności można uprościć, a które wymagają standaryzacji. Dopiero na takim fundamencie technologia staje się narzędziem realnej poprawy jakości, a nie kolejną warstwą komplikacji.

Zobacz też w LEX: Autoryzacja placówki medycznej krok po kroku >