Jakkolwiek art. 40 ustawy o własności lokali przewidywał zaprzestanie prowadzenia takiej formy zarządu, to jednak praktyka okazała się inna. Dlatego warto zwrócić uwagę na treść uchwały Sądu Najwyższego z dnia 21 stycznia 2009 r. (III CZP 129/08), która przesądza, w jakiej formie możliwe i potrzebne są decyzje wspólnoty dla skutecznego zarządzania nieruchomością wspólną.
Przed wejściem w życie ustawy – do końca 1994 r. – zasadą było, że zarząd we wspólnotach był sprawowany przez gminne jednostki organizacyjne (zakłady lub jednostki budżetowe), które odpowiadały za utrzymanie gminnych zasobów mieszkaniowych. Ustanowienie takiej jednostki zarządcą nie było możliwe od wejścia w życie ustawy o własności lokali, ponieważ jej art. 18 stanowi, że zarządcą może być osoba prawna lub fizyczna. Natomiast gminne jednostki organizacyjne nie posiadają osobowości prawnej. Mogły one zostać zarządcami, ale na podstawie umowy, której stroną była gmina. W tej sytuacji jednostka lub zakład budżetowy tylko reprezentowały gminę. Zasadniczą kwestią dla Sądu Najwyższego pozostało jednak pytanie, czy pod rządami ustawy o własności lokali pozostały wiążące rozstrzygnięcia z umów sprzedaży lokali, określające, że zarządcą nieruchomości pozostaje gminna jednostka organizacyjna.
Sąd Najwyższy dokonał analizy art. 40 ustawy o własności lokali, którego ust. 1 stanowi, że państwowe lub komunalne jednostki organizacyjne, sprawujące na podstawie przepisów dotychczasowych zarząd nieruchomościami wspólnymi, są obowiązane zapewnić dla każdej z zarządzanych nieruchomości wspólnych ewidencję umożliwiającą najpóźniej od dnia 1 października 1994 r. ustalenie kosztów i przychodów dla każdej wspólnej nieruchomości oraz powiadomić współwłaścicieli, nie później niż do dnia 30 listopada 1994 r., o zmianach, jakie wprowadza niniejsza ustawa co do sposobu zarządzania nieruchomością wspólną oraz co do ponoszenia jego kosztów. Z art. 40 ust. 2 wynika, że do czasu uregulowania tych spraw przez właścicieli do zarządu, o którym mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio przepisy niniejszej ustawy dotyczące zarządu zleconego przez właścicieli osobie fizycznej lub prawnej. Sformułowanie „do czasu” oznacza, zdaniem SN, moment, kiedy członkowie wspólnoty – właściciele lokali podejmą decyzję o zmianie sposobu zarządu albo zarządcy. Należy zatem przyjąć, że jeżeli w dniu wejścia w życie ustawy zarząd nieruchomością wspólną sprawowała komunalna jednostka organizacyjna, to po wejściu w życie ustawy zachowała status zarządcy.
Konsekwentna linia orzecznicza Sądu Najwyższego przyjmuje, że ustawa o własności lokali posługuje się pojęciem „zarząd” w dwóch znaczeniach, to jest w znaczeniu funkcjonalnym i w znaczeniu podmiotowym. W tym pierwszym znaczeniu chodzi o zarządzanie nieruchomością wspólną, czyli o podejmowanie czynności faktycznych i prawnych koniecznych dla jej utrzymania. Podmiotem podejmującym takie czynności jest będący osobą trzecią w stosunku do wspólnoty zarządca, któremu właściciele lokali zarząd powierzyli. W drugim znaczeniu chodzi o organ wspólnoty wchodzący w skład jej struktury organizacyjnej, a działanie tego organu jest działaniem samej wspólnoty.
Zgodnie z treścią art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali członkowie wspólnoty mają możliwość określenia sposobu zarządu nieruchomością wspólną:
– w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali;
– w umowie zawartej w formie aktu notarialnego.
Umowa taka jest zawierana pomiędzy właścicielami lokali, a nie pomiędzy nimi i zarządcą. Określenie sposobu zarządu może polegać na tym, że właściciele mogą powierzyć sprawowanie zarządu zarządcy, mogą także ustanowić swój organ w postaci zarządu, który sam będzie zarządzał nieruchomością albo zleci to zarządcy, jakiego wybierze.
Jeżeli więc w umowach sprzedaży lokali zawartych przed wejściem w życie ustawy o własności lokali postanowiono, że zarząd zostanie powierzony komunalnej jednostce organizacyjnej, to należy przyjąć, że sposób zarządu nieruchomością wspólną został określony i pozostaje wiążący również pod rządami ustawy o własności lokali. Właściciele lokali mogą w każdym czasie zmienić sposób ustalonego zarządu, co wymaga podjęcia uchwały zaprotokołowanej przez notariusza (art. 18 ust. 2a). Równocześnie SN wskazał, że jakkolwiek zmiana osoby zarządcy nie stanowi zmiany sposobu zarządu, to jednak biorąc pod uwagę fakt, iż zarządca podlega wpisowi do księgi wieczystej nieruchomości wspólnej w jej dziale III, trzeba uznać, że wymaga podjęcia uchwały zaprotokołowanej przez notariusza i w tym wypadku znajduje zastosowanie art. 18 ust. 2a ustawy o własności lokali.
W konkluzji Sąd Najwyższy stwierdził, że komunalna jednostka organizacyjna sprawująca zarząd nieruchomością wspólną w dniu wejścia w życie ustawy o własności lokali może zarządzać nieruchomością wspólną, a zmiana zarządcy wymaga podjęcia uchwały właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza.