Ewidencja opisywanych wydatków może być zatem prowadzona zarówno w formie pisemnej jak i w formie zapisu elektronicznego rejestrowanego np. za pośrednictwem specjalistycznych programów informatycznych, zintegrowanych niejednokrotnie z funkcjonującym w danej jednostce systemem księgowym. Z praktycznego punktu widzenia, to drugie rozwiązanie wydaje się najkorzystniejsze, bowiem zapewnia najbardziej należyte ewidencjonowanie zamówień, również w kontekście wydatków o najmniejszej wartości.

Prowadzona przez instytucje zamawiające ewidencja zamówień publicznych powinna wskazywać na zakres przedmiotowy, poszczególnych wydatków w rozbiciu na dostawy, usługi oraz roboty budowlane. Niniejsze wydaje się istotne nie tyle z punktu widzenia ciążących na instytucjach zamawiających obowiązkach sprawozdawczych, co z uwagi na powinność prawidłowego monitorowania wydatków, których wartość może w określonych przypadkach osiągnąć wysokość zobowiązującą do stosowania p.z.p.

Z oczywistych zatem względów ewidencja zamówień publicznych poniżej 30.000 euro powinna również wskazywać na wartość poszczególnych wydatków wyrażonej zarówno w kwocie netto jaki i brutto. W kontekście ostatniego zdania uzasadnionym będzie, zatem aby poszczególne rodzaje ww. zamówień rozbite były na zamówienia dotyczące konkretnego przedmiotu zamówienia, np. aby zamówienia w zakresie ogólnej kategorii jaką są usługi odnosiły się konkretnie do usług sprzątania, usług ochrony czy usług pralniczych, natomiast dostawy, aby odnosiły się do dostaw artykułów biurowych, tuszy i tonerów lub chemii gospodarczej - o ile ich wartość szacunkowa nie przekracza 30.000 euro.

Natomiast w zakresie robót budowlanych ewentualna ewidencja wydatków może okazać się nie co prostsza do prowadzenia, bowiem charakter tego rodzaju zleceń najczęściej nie wymaga rozdzielania poszczególnych prac budowlanych w oddzielne kategorie. Warto jednak pamiętać, że w kontekście definicji robót budowlanych, która została wyrażona w art. 2 pkt 8 p.z.p. w związku z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 3 grudnia 2012 r. – w sprawie wykazu robót budowlanych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1372), usługa wynajmu sprzętu budowlanego i do wyburzeń z obsługa operatorską, układanie parkietów lub dywanów jest robotą budowlaną. Niniejsze stanowi zatem podpowiedź dla czytelników niniejszego komentarza, że znajomość przepisów p.z.p. nawet przy realizacji zamówień publicznych poniżej 30.000 euro jest niejednokrotnie konieczna.

Pełna treść artykułu dostępna jest w programie LEX Zamówienia Publiczne