Na gruncie przepisów Prawa zamówień publicznych zamawiający może dokonać zwrotu dokumentów przedkładanych w toku postępowania tylko w okolicznościach wskazanych w art. 97 ust. 2 Prawa zamówień publicznych . na wniosek wykonawców, których oferty nie zostały wybrane jako najkorzystniejsze. Na podstawie tego upoważnienia zamawiający może dokonać zwrotu załączonych do ofert planów, projektów, rysunków, modeli, próbek, wzorów, programów komputerowych lub innych podobnych materiałów. Czynnością niezgodną z ustawą jest natomiast zwrócenie takich materiałów wykonawcy, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą i z którym podpisano umowę w przedmiocie wykonania zamówienia. W takim przypadku bezwzględnym obowiązkiem zamawiającego jest zatrzymanie dokumentów w celach dowodowych.

Jak podkreśla UZP, dla konieczności przestrzegania obowiązku wynikającego z dyspozycji art. 97 ust. 1 Prawa zamówień publicznych nie ma znaczenia wartość żądanej próbki ani też okoliczność zrealizowania umowy. Ponadto, fakt przedłożenia próbki w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie powinien być utożsamiany ze świadczeniem wykonawcy na rzecz zamawiającego, albowiem jest to wyłącznie czynność faktyczna zmierzająca do wypełniania wymogów formalnych postępowania związanych z wyborem najkorzystniejszej oferty, a zamawiający nie czerpie z tego tytułu żadnych korzyści. Jednocześnie, biorąc pod uwagę konsekwencje ekonomiczne i finansowe na jakie mogą zostać narażeni wykonawcy w związku z koniecznością złożenia próbek oferowanych towarów, w szczególności w przypadku dóbr charakteryzujących się znaczną wartością, zasadnym wydaje się rozważenie możliwości rezygnacji z żądania próbek na rzecz przeprowadzenia przez wykonawcę prezentacji oferowanych towarów. W takim przypadku wszelkie informacje dotyczące konieczności zademonstrowania przedmiotu oferty, zamawiający powinien zamieścić w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Przy czym przepisy Prawa zamówień publicznych ani aktów wykonawczych wydanych na jej postawie nie sprzeciwiają się, aby zamawiający określił pod jakim kątem ma zostać przeprowadzona demonstracja oraz jakie cechy przedmiotu zamówienia mają zostać zaprezentowane.

Opinia prawna Urzędu Zamówień Publicznych w sprawie niedopuszczalności zwrotu próbek załączonych do oferty wybranego wykonawcy (nr LEX 95521).

Źródło: Informator UZP Nr 9/2011, www.uzp.gov.pl, stan z dnia 26 września 2011 r.

Przydatne materiały:
Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.)

Zamawiający powinien przechowywać próbki od wybranego wykonawcy