Powiatowy inspektor nadzoru budowlanego prowadzi postępowanie, w trakcie którego zostało złożone pełnomocnictwo. Strona do wglądu przedłożyła organowi oryginał pełnomocnictwa, natomiast do akt chce załączyć jedynie jego kserokopię. Na podstawie art. 33  Kodeksu postępowania administracyjnego  żąda, aby PINB jako organ sam urzędowo poświadczył sobie odpis przedłożonego pełnomocnictwa.

Kto oprócz wskazanych przez ustawodawcę, tj. adwokata, radcy prawnego lub rzecznika patentowego może "urzędowo poświadczać odpisy pełnomocnictw" na mocy art. 33 Kodeksu postępowania administracyjnego ?

Czy PINB może dokonywać poświadczeń przedkładanych przez strony postępowań odpisów pełnomocnictw?

Odpowiedź

Urzędowego poświadczenia odpisu pełnomocnictwa obok podmiotów wymienionych w zdaniu 2 przepisu art. 33 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego ("pełnomocników profesjonalnych") może dokonać notariusz.

Uzasadnienie

Z regulacji zawartej w art. 33 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego  wynika, że pełnomocnik dołącza do akt sprawy oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Organ administracji publicznej może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony.

Przywołany przepis rozróżnia zatem urzędowe poświadczenie odpisu pełnomocnictwa od urzędowego poświadczenia podpisu strony.

Przez urzędowe poświadczenie pełnomocnictwa należy rozumieć sytuację, w której stwierdza się, że dokument przedłożony przez pełnomocnika jest zgody z oryginałem dokumentu pełnomocnictwa, nie stanowi natomiast potwierdzenia, że osoba, która figuruje jako mocodawca faktycznie pełnomocnictwa udzieliła.

Urzędowego poświadczenia odpisu pełnomocnictwa – obok podmiotów wymienionych w zdaniu drugim przepisu art. 33 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego  ("pełnomocników profesjonalnych") - może dokonać notariusz. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. - Prawo o notariacie (tekst jedn.: Dz. U. z 2008 r. Nr 189, poz. 1158 z późn. zm.) - dalej u.p.n. notariusz poświadcza zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem (art. 96 i nast.), a każde poświadczenie powinno zawierać datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, na żądanie - również godzinę dokonania czynności, oznaczenie kancelarii, podpis notariusza i jego pieczęć. Jeżeli okazany dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki, uszkodzenia), notariusz stwierdza to w poświadczeniu. W poświadczeniu notariusz wymienia również imię, nazwisko i miejsce zamieszkania osoby, która dokument okazała.

W związku z powyższym PINB nie może sam poświadczyć za zgodność z oryginałem okazanego dokumentu pełnomocnictwa, albowiem uprawnienie takie przysługuje notariuszowi.

Z kolei odnosząc się do – wspomnianego powyżej – urzędowego poświadczenia podpisu strony ma on potwierdzać, że osoba figurująca jako mocodawca złożyła własnoręczny podpis. Organ może żądać urzędowego poświadczenia podpisu strony nawet jeżeli w aktach znajduje się oryginał pełnomocnictwa, jego urzędowe poświadczenie, lub odpis uwierzytelniony przez pełnomocników profesjonalnych, o ile organ ma wątpliwości co do własnoręczności podpisu strony. Urzędowych poświadczeń własnoręczności podpisu dokonuje notariusz a w sytuacjach określonych w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lutego 2007 r. w sprawie sporządzania niektórych poświadczeń przez organy samorządu terytorialnego i banki (Dz. U. Nr 27, poz. 185) poświadczenia własnoręczności podpisu może dokonać wójt.

Przydatne materiały:
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.)