Trzeba znać przepisy instrukcji kancelaryjnej

Bez względu na to, jaki system wybrał kierownik podmiotu, konieczne jest zapoznanie się z całą instrukcją kancelaryjną, a nie tylko wybranymi jej przepisami.

Podmiot, który nie zdecydował się na wdrożenie systemu EZD i nadal pozostaje przy dotychczasowym sposobie dokumentowania czynności w ramach systemu tradycyjnego, odnajdzie przepisy jemu poświęcone w rozdziale 1, 3 i 4 instrukcji kancelaryjnej. Konkluzja jest więc taka, że bez względu na to, jaki system wybrał kierownik podmiotu, konieczne jest zapoznanie się z całą instrukcją kancelaryjną, a nie tylko wybranymi jej przepisami.

Fragment książki „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych”, autorzy: Grażyna Szpor (red. nauk.), Dorota Chromicka, Danuta Descours, Andrzej Kaucz, Mariusz Madejczyk, Ewa Perłakowska, Bogdan Pękalski, Kazimierz Schmidt.

Przepisy rozdziału 1 i 4 są przepisami wspólnymi dla wszystkich podmiotów bez względu na to, czy wybrały one system tradycyjny czy system EZD. Warto jednak zauważyć, że jeżeli podmiot „tradycyjny” przewidział wyjątek, o którym mowa § 1 ust. 5 instrukcji kancelaryjnej, i dla prowadzenia niektórych spraw wdrożył system EZD, to w tym zakresie musi stosować odpowiednie przepisy rozdziału 2, czyli te odnoszące się do systemu EZD.

§ 1. 1. Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej:

1) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych oraz

2) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz podmiotu do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym.

2. Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym lub w systemie EZD.

3. Kierownik podmiotu wskazuje, który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu.

4. Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne.

5. Dokonując wyboru systemu, kierownik podmiotu może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone.

6. Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw wskazuje się, jeżeli:

1) przepisy prawa ustalają sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów dokumentacji, a ten sposób jest sprzeczny z dokonanym przez kierownika podmiotu wyborem systemu;

2) szczegółowe procesy przebiegu załatwiania spraw dla wykonywania określonych, masowo realizowanych, elektronicznych usług publicznych zostały zdefiniowane i wdrożone w:

a) instrukcji wewnętrznej zatwierdzonej przez kierownika podmiotu, w przypadku gdy usługa jest realizowana tylko przez ten podmiot,

b) instrukcji opracowanej w porozumieniu między podmiotami uczestniczącymi w procesie realizacji usługi publicznej i zatwierdzonej przez kierowników wszystkich podmiotów uczestniczących w realizacji usługi – w przypadku gdy usługa jest świadczona przez kilka podmiotów;

3) istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.

7. Z dokumentacją spraw niezakończonych, po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, postępuje się następująco:

1) zakłada się nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych akt spraw, albo

2) prowadzi się akta sprawy dalej w systemie tradycyjnym aż do zakończenia sprawy, a odwzorowania cyfrowe z napływających przesyłek powiązanych z takimi aktami sprawy traktuje się jak dokumentację nietworzącą akt sprawy o kategorii archiwalnej Bc lub B5, jeżeli były dekretowane tylko elektronicznie.

8. Wyboru, o którym mowa w ust. 7, dokonuje kierownik komórki organizacyjnej, przekazując niezwłocznie informację archiwiście.@page_break@

Komentowany § 1 ma zasadnicze znaczenie dla zrozumienia układu i zakresu regulacji zawartych w instrukcji kancelaryjnej. Komentarz ograniczony zostanie jednak do tych elementów, które mają wpływ na funkcjonowanie podmiotu w systemie tradycyjnym lub na dokumentację nieelektroniczną, gdy wdrażany jest system EZD.

Przede wszystkim w ust. 1 ustalono zakres przedmiotowy instrukcji. Materią instrukcji jest uregulowanie szczegółowych zasad i trybu wykonywania w podmiocie czynności kancelaryjnych oraz określenie sposobu postępowania z dokumentacją niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych. Przedmiotem instrukcji ma być postępowanie z dokumentacją począwszy od jej wpływu do podmiotu lub powstania wewnątrz niego aż do momentu uznania jej za część dokumentacji w archiwum zakładowym. Instrukcja nie obowiązuje, jeżeli w przepisach szczególnych innych aktów prawnych ustalono odmienny sposób wykonania czynności kancelaryjnych lub inny tryb postępowania z dokumentacją. Generalnie chodzi więc o to, że podstawowym aktem prawnym regulującym czynności kancelaryjne i postępowanie z dokumentacją jest instrukcja kancelaryjna. Jeżeli jednak z innych przepisów, np. o ochronie informacji niejawnych, wynika odmienny niż w instrukcji kancelaryjnej sposób rejestrowania pism lub ich sporządzania, to nie stosuje się przepisów instrukcji tylko właściwe przepisy. I odwrotnie, jeżeli z innych przepisów nie wynika na przykład, w jaki sposób grupować dokumentację i ją przechowywać, to wtedy stosuje się przepisy instrukcji, np. teczki na dokumentację w kancelariach tajnych powinny być zakładane w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt.

Drugą ważną kwestią jest uregulowanie w instrukcji sposobu postępowania z dokumentacją bez względu na jej postać fizyczną, czyli zarówno papierową, jak i elektroniczną. Instrukcja ma jednak ograniczony zakres przedmiotowy co do określenia sposobu postępowania z dokumentacją. Poza jej regulacją pozostaje sposób zarządzania dokumentacją w archiwum zakładowym, będący przedmiotem instrukcji archiwalnej.

Na koniec warto jeszcze rozważyć znaczenie wyrażenia „czynności kancelaryjne”. Pojęcie to jest częścią tytułów rozdziałów 2 i 3 instrukcji, czyli uregulowano w nich te czynności, a tym samym i pośrednio je tam zdefiniowano. Za czynności kancelaryjne uznaje się więc – by wymienić choć kilka – przyjmowanie przesyłek, ich rejestrowanie, dekretowanie, zakładanie (rejestrowanie) i załatwianie spraw, sporządzanie projektów odpowiedzi, akceptowanie, podpisywanie i wysyłanie.

Kardynalne znaczenie dla sposobu uregulowania czynności kancelaryjnych w instrukcji mają przepisy ust. 2–6. Wymuszają one na kierowniku podmiotu podjęcie decyzji, czy podmiot, którym on kieruje, ma wykonywać czynności kancelaryjne i dokumentować przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw w sposób dotychczasowy (tradycyjny) – zgodnie z definicją de facto papierowy, jedynie wspomagany narzędziami informatycznymi, czy też elektroniczny (system EZD). Więcej na ten temat znajdziesz w książce „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych”, red. nauk. Grażyna Szpor.

Opracowano na podstawie fragmentów książki „Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych”, autorzy: Grażyna Szpor (red. nauk.), Dorota Chromicka, Danuta Descours, Andrzej Kaucz, Mariusz Madejczyk, Ewa Perłakowska, Bogdan Pękalski, Kazimierz Schmidt.