System ochrony sygnalistów to też element kontroli zarządczej

System ochrony sygnalistów wkrótce wchodzi w życie, a nadal brak ustawy. Samorządowcy alarmują, że brak przepisów krajowych powoduje, że jednostki samorządu terytorialnego nie będą mogły skorzystać z wyłączeń, jakie daje dyrektywa. Z drugiej strony samorządowcy muszą pamiętać, że kluczowym założeniem wdrażania systemu jest potraktowanie go jako niezbędnego elementu kontroli zarządczej.

Już od 17 grudnia br. wszystkie kraje Unii Europejskiej zobowiązane są do wdrożenia wymogów dyrektywy dotyczącej systemowej ochrony sygnalistów, czyli osób informujących o nieprawidłowościach czy naruszeniach prawa unijnego. Dyrektywę muszą wdrożyć podmioty publiczne, również jednostki samorządu terytorialnego zatrudniające powyżej 50 pracowników oraz podmioty prywatne zatrudniające powyżej 250 pracowników. Dłuższy czas na dostosowanie się do nowych regulacji – do 2023 roku mają tylko podmioty prywatne, zatrudniające od 50 do 250 pracowników. 

Czytaj także: Także małe gminy będą musiały opracować procedury dla ochrony sygnalistów>>
 

Brak ustawy powoduje, że JST nie będą mogły skorzystać z wyłączeń 

Nadal wiele wątpliwości budzi zbliżający się termin wprowadzenia przepisów oraz brak odpowiedniej regulacji krajowej, zarówno w zakresie podmiotów zobowiązanych, jak i realizacji obowiązków wynikających z przepisów unijnych. Rząd co prawda pracuje nad projektem ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia, ale nadal daleko do jego uchwalenia. Tymczasem brak przepisów powoduje, że JST nie będą mogły skorzystać z wyłączeń, jakie daje dyrektywa. 

- Już 18 grudnia staniemy przed koniecznością wdrożenia bezpośrednio tzw. dyrektywy o sygnalistach, nie mając przepisów prawa polskiego w tym zakresie, co oznacza niemożność skorzystania z wyłączeń, które daje dyrektywa, na przykład dla gmin liczących poniżej 10 tysięcy mieszkańców albo przez pracodawców samorządowych zatrudniających mniej niż 50 pracowników. Jeżeli tych przepisów nie będzie i nie wiadomo nawet, kiedy się pojawią, jeśli nie wiemy, jaki będzie kierunek zmian w polskiej ustawie, to dla przykładu mała szkoła gminna czy powiatowe centra pomocy rodzinie będą musiały wdrożyć przepisy i wydać na to wdrożenie środki finansowe – alarmuje mec. Bernadeta Skóbel ze Związku Powiatów Polskich. I dodaje, że związek postulował choćby wprowadzenie możliwości wspólnej obsługi zgłoszeń wewnętrznych w jednostkach podległych danej JST czy też wyłączenie ze stosowania przepisów gmin poniżej 10 tys. mieszkańców. Apelował też o pokazanie zapisów dotyczących obowiązku stosowania przepisów przez samorządy w zakresie zgłoszeń zewnętrznych. 

System dla sygnalistów niezbędnym elementem kontroli zarządczej 

Abstrahując od kłopotów z wdrożeniem polskich przepisów, trzeba pamiętać, że kluczowym założeniem wdrażania systemu dla sygnalistów w jednostce sektora finansów publicznych jest potraktowanie go jako niezbędnego elementu kontroli zarządczej. Tymczasem w Polsce instytucja sygnalistów nie jest tak traktowana, co więcej – nie ma na razie systemowej ochrony sygnalistów. Istnieją obawy, że w związku z narzuconym dyrektywą unijną obowiązkiem, większość podmiotów wdroży fasadowe systemy dla sygnalistów.  

Czytaj także: Plan działania pomaga efektywnie zarządzać jednostką>>

Według badań przeprowadzonych przez dr Joannę Przybylską z Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu, w polskich jednostkach samorządu terytorialnego jest niski poziom wiedzy na temat roli sygnalistów w zapewnieniu bezpieczeństwa organizacji, a co za tym idzie – uniknięcia zmaterializowania się ryzyk związanych z nieprawidłowościami w działaniu organizacji. Pokazuje to chociażby fakt, że w latach 2018-2020 aż w 87 proc. polskich gmin nie zgłoszono żadnych nieprawidłowości czy nadużyć, a we wszystkich gminach zgłoszono w tym czasie zaledwie 207 nadużyć. 

Ochrona sygnalistów. Regulacje dotyczące osób zgłaszających nieprawidłowości [PRZEDSPRZEDAŻ] ebook

Beata Baran, Michał Ożóg

Sprawdź  

Pracownicy widzą więcej 

Celami kontroli zarządczej są m.in. zapewnienie zgodności działania z przepisami prawa i wewnętrznymi procedurami, skuteczność i efektywność działania, wiarygodność sprawozdań, przestrzeganie i promowanie etycznego postępowania czy zarządzania ryzykiem. Wpisuje się w te cele również unikanie nieprawidłowości czy wręcz działań niezgodnych z prawem. Według danych Centralnego Biura Antykorupcyjnego, to pracownicy instytucji rządowych i samorządowych często jako pierwsi dostrzegają nieprawidłowości i zagrożenia, gdyż bezpośrednio uczestniczą i obserwują przebieg procesów w administracji. Dane mówią, że aż 95 proc. wszystkich jawnych sygnalistów to pracownicy firmy. Aby mogli oni w bezpieczny sposób przekazać swoje spostrzeżenia i obawy, ważne jest zaangażowanie kierownictwa, przekonanego, że działania sygnalistów wzmacniają instytucję, chroniąc ją przed potencjalnymi szkodami. Ważne jest też, aby kierownictwo szybko reagowało na zaistniałe nieprawidłowości.

Konieczne jest więc z jednej strony zapewnienie odpowiednich kanałów komunikowania dla sygnalistów (wewnętrznych i zewnętrznych), a także sprawne zarządzanie zgłoszeniami i prowadzenie rejestru zgłoszeń. 

Poufność, postępowanie wyjaśniające i wyciągnięcie konsekwencji 

-  Przyjmując założenie, że system dla sygnalistów w sektorze finansów publicznych stanie się integralną częścią kontroli zarządczej, podczas analizy ryzyka szczególną uwagę należy zwrócić na „podatności organizacji”, sprzyjające powstawaniu nieprawidłowości i nadużyć - uważa dr Joanna Przybylska, która 13 grudnia poprowadzi webinar „System dla sygnalistów – wymogi dyrektywy unijnej a kontrola zarządcza”.

Wskazuje, że podstawą skutecznego systemu dla sygnalistów jest zaufanie do systemu. Stąd niezbędne jest zapewnienie poufności danych sygnalistów oraz osób, których dotyczy zgłoszenie, następnie przeprowadzenie rzetelnych postępowań wyjaśniających i wreszcie – wyciąganie konsekwencji w stosunku do osób naruszających prawo.