Zgodnie z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii wskazane w dyrektywie podmioty prawne będą miały obowiązek ustanowienia procedur, rozwiązań prawnych i organizacyjnych oraz wdrożenia narzędzi spełniających jej wymagania.
- Wyjątkiem w stosowaniu tych przepisów będą gminy, które zamieszkuje mniej niż 10 tys. mieszkańców lub zatrudniające mniej niż 50 pracowników, o ile ustawodawca nie zdecyduje odmiennie. Wyłączone z tego obowiązku będą również podmioty z sektora prywatnego, które zatrudniają mniej niż 50 pracowników – mówi Joanna Nowatkowska-Banaszak, zastępca naczelnika Wydziału Kadr, Szkoleń i Płac, Urząd Miejski w Gliwicach.
Czytaj: Ochrona sygnalistów w administracji publicznej szczególnie potrzebna>>
W związku z tym, że ustawodawca nie przyjął niezbędnych przepisów celem implementowania Dyrektywy, nie do końca wiadomo jakie obowiązki zostaną nałożone na jednostki samorządu terytorialnego. Zakres obowiązków wynikających z Dyrektywy ma bowiem charakter minimalny. Niewykluczone więc że w krajowych przepisach na samorządy nałożone zostaną większe obowiązki.
Czytaj w LEX: Dyrektywa o ochronie sygnalistów - co wynika z niej dla jednostek samorządu terytorialnego? >
Samorządy już powinny przygotować się na nowe obowiązki
Dr Beata Baran, asystent w Zakładzie Prawa Karnego Wykonawczego Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego w komentarzu praktycznym Dyrektywa o ochronie sygnalistów - co wynika z niej dla jednostek samorządu terytorialnego? wskazuje, że pierwszym, niezbędnym krokiem w ramach przygotowania urzędu do wdrożenia nowych obowiązków jest stworzenie odpowiedniego, wewnętrznego sytemu zgłaszania nieprawidłowości. W ramach realizacji systemu powinno nastąpić:
- opracowanie odpowiednich dokumentów wewnętrznych,
- ustanowienie osoby lub podmiotu odpowiedzialnego za obsługę zgłoszeń,
- przeszkolenie personelu w zakresie wprowadzonych rozwiązań,
- opracowanie materiałów informacyjnych o sposobie funkcjonowania sygnalistów.
Kolejnym krokiem będzie przygotowanie urzędu do przeprowadzania działań następczych w wyniku otrzymanych zgłoszeń. Obowiązkowe będzie przeprowadzanie wewnętrznych postępowań wyjaśniających wszczynanych w odpowiedzi na otrzymane zgłoszenia. Jak zauważa autorka, jednym z kluczowych elementów postępowania jest konieczność kontaktu z sygnalistą, gdzie przewidziano w odpowiednim terminie i właściwym kanałem przekazywanie potwierdzeń i informacji zwrotnej.
Czytaj w LEX: Zadania organów nadzoru w zakresie kontroli zarządczej w JST >
Kolejnym elementem jest konieczność przygotowania raportu końcowego, zawierającego ustalenia faktyczne oraz rekomendacje działań następczych. Do obowiązków leżących po stronie jednostek samorządu terytorialnego będzie należało także prowadzenie rejestru zgłoszeń przekazywanych przez sygnalistów. Rejestr powinien respektować stosowne zasady poufności wobec sygnalistów.
Czytaj w LEX: W jakim zakresie RODO i krajowe przepisy o ochronie danych osobowych mają zastosowanie wobec sygnalistów? >
Śląski Związek Gmin i Powiatów opracował rekomendację
Rekomendację dotyczącą procedury regulującej sposób zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń opracowała właśnie Grupa Innowacji Samorządowych, działająca przy Śląskim Związku Gmin i Powiatów. Opracowane przez GIS rekomendacje umożliwiają jawne, poufne lub anonimowe dokonywanie zgłoszeń, gwarantują rzetelne, obiektywne i terminowe sprawdzanie zgłoszeń oraz zapewniają ochronę osób dokonujących zgłoszeń i osób z nimi związanych. W procedurze uwzględniono najważniejsze zagadnienia związane ze zgłaszaniem nieprawidłowości przez sygnalistów:
- określono role i uprawnienia, w szczególności wskazano osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń, w tym prowadzenie rejestru wszystkich zgłoszeń oraz zapewnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby dokonującej zgłoszenia,
- sposób procedowania,
- wskazano wewnętrzne kanały zgłoszeń,
- wskazano mechanizmy ochrony osób dokonujących zgłoszeń,
- wskazano sposób zapoznania pracowników z informacjami nt. wewnętrznych możliwości zgłaszania nieprawidłowości.
Wypracowany dokument (w formie zarządzenia wraz z załącznikami) można pobrać bezpłatnie na stronie Śląskiego Związku Gmin i Powiatów.
Procedura dla gminy, czy też dla urzędu gminy
- Opracowany dokument jest punktem wyjściowym do wypracowania i wdrożenia projektu procedury przez każdą jednostkę samorządu terytorialnego uwzględniając własne, indywidualne potrzeby i realia, bo wciąż nie ma ustawy, która implementuję Dyrektywę – wskazuje Marta Kulbaka, zastępca dyrektora Wydziału Organizacji Urzędu Miasta Lublin. Stawia pytanie, czy procedurę należy budować dla jednostki samorządu terytorialnego, czyli gminy, czy też dla urzędu gminy, a może dla obu jednocześnie, tak jak ma to miejsce w przypadku kontroli zarządczej. Dyrektywa tego nie wyjaśnia. Nie wskazuje też wprost, jak m.in. długo należy przechowywać dokumenty oraz przez jaki okres czasu chronić sygnalistów po zakończonym postępowaniu.
Czytaj w LEX: Wpływ prawidłowej organizacji kontroli zarządczej w jednostce samorządu terytorialnego na finanse jednostki >
- Samo opracowanie procedury to jedno, kolejny krok to jej wdrożenie. Trzeba rozważyć czy w strukturze organizacyjnej na przykład urzędu miasta wydzielić osobną komórkę organizacyjną, która zajmie się tymi sprawami, czy przekazywać te sprawy zespołowi lub utworzyć stanowisko pełnomocnika. Czyli jakie przeznaczyć zasoby kadrowe. To też kwestia wypracowania klauzul informacyjnych, czy odpowiednich kanałów informatycznych do dokonywania zgłoszeń– wskazuje Marta Kulbaka.
Czytaj w LEX: Rekomendacje i dobre praktyki w kontroli zarządczej >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.