W toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jego uczestnicy składają szereg oświadczeń. Czynią to zarówno wykonawcy jako „firmy” jak i występujące z ramienia zamawiające osoby fizyczne. Wykonawca, a konkretnie osoby działające w jego imieniu, składają zawsze oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Jeżeli wymaga tego zamawiający składają także oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Udział w pracach przy przetargu nie przesądza o wykluczeniu wykonawcy >>>

Charakter oświadczeń mają także niektóre dokumenty składane przez wykonawców na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu. Oświadczeniem jest na przykład  zarówno wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami  jak i wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane. Do tego ostatniego dokumentu z resztą dołączane jest dodatkowe oświadczenie, najczęściej pochodzące od innej osoby niż wykonawca – dowód, iż dane zamówienie zostało należycie wykonane.

Nie tylko wykonawcy są jednak zobowiązani do składania oświadczeń w toku postępowania. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r.  - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2013 r. poz. 907) dalej p.z.p., formułuje także obowiązek złożenia oświadczeń przez osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Wymóg ten zawarty jest w art. 17 ust. 2 ustawy pzp. Złożenie tego oświadczenia ma na celu eliminację z postępowania osób, których udział mógłby budzić wątpliwości co do obiektywności jego przebiegu.

Zgodnie z art. 17 ust. 1 ustawy pzp obligatoryjnemu wyłączeniu z postępowania podlegają osoby wykonujące w nim czynności, jeżeli: 1) ubiegają się o udzielenie tego zamówienia; 2) pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia; 3) przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia; 4) pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób; 5) zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.

Oświadczenie o wyłączeniu z postępowania można złożyć na każdym etapie przetargu >>>

Oświadczenie składane jest przez osoby wykonujące czynności w postępowaniu pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania. Oznacza to, iż osoba składające fałszywe oświadczenie podlegać będzie odpowiedzialności karnej z art. 233 § 1 w zw. z § 6 kodeksu karnego. Zgodnie z tym przepisem osoba poświadczająca nieprawdę może za ten czyn ponieść karę do 3 lat pozbawienia wolności. Nie wymaga zatem specjalnego komentarza twierdzenie, iż sankcja karna, z której większość osób składających oświadczenie z art. 17 ust. 1 i 2 ustawy pzp nie zdaje sobie sprawy, jest dotkliwa. Funkcją art. 17 ustawy pzp jest stworzenie mechanizmu chroniącego uczciwy przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Uczciwy, poprzez zagwarantowanie, iż postępowanie nie będzie prowadzone przez osoby związane z biorącymi w nim udział wykonawcami.

Zamawiający (kierownik zamawiającego), który powziął wiadomość fałszywości złożonego oświadczenia powinien niezwłocznie wykluczyć taką osobę z prac nad postępowaniem. Jeżeli tego nie uczyni, to od momentu powzięcia wiadomości o wadliwości oświadczenia staje się odpowiedzialny za rażące naruszenie art. 17 ust. 1 i 2 ustawy pzp (Uchwała Krajowej Izby Odwoławczej przy Prezesie Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 20 października 2010 r. KIO/KD 72/10).

Od złożenia oświadczenia poświadczającego nieprawdę należy jednak odróżnić sytuację, gdy oświadczenia w ogóle nie złożono. Patrząc z perspektywy osoby zobowiązanej do jego złożenia mamy wówczas do czynienia z naruszeniem dyscypliny finansów publicznych (art. 17 ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych). Z perspektywy podmiotu zamawiającego z kolei mamy do czynienia potencjalnie z ryzykiem obarczenia postępowania istotną wadą. Jeżeli osoba taka nadal będzie brała udział w postępowaniu można będzie w pewnych okolicznościach mówić nawet o możliwości unieważnienia umowy na podstawie art. 146 ust. 6 ustawy pzp. Będzie to jednak możliwe nie tyle w wypadku niezłożenia samego oświadczenia, co raczej w sytuacji wykazania, iż udział takiej osoby w postępowaniu mógł mieć wpływ na jego wynik. Bez sięgania jednak po tak ostrą sankcję, na pewno będziemy mieli do czynienia z rażącym naruszeniem art. 17 ust. 1 i 2 ustawy pzp.

Oświadczenie wykonawcy nie zastąpi oświadczenia woli podmiotu trzeciego >>>

Ustawa pzp nie precyzuje momentu, w którym takie oświadczenie powinno być złożone. Odwołując się jednak do literalnego brzmienia art., 17 ust. 1 ustawy pzp, w którym mowa o osobach wykonujących czynności „w postępowaniu” należy stwierdzić, iż dotyczy to osób, które wykonują jakiekolwiek czynności od momentu publikacji (przesłania do Dziennika Urzędowego UE) ogłoszenia o zamówieniu lub przesłania zaproszenia do składania ofert aż do wyboru oferty najkorzystniejszej lub, w przypadku trybu zamówienia z wolnej ręki, do wynegocjowania warunków umowy. Wynika to z zestawienia brzmienia art. 17 ust. 1 oraz art. 2 pkt 7a ustawy pzp. Jak trafnie zauważyła Główna Komisja Orzekająca, złożenie oświadczenia z art. 17 ust. 1 już po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego jest bezprzedmiotowe (Orzeczenie z dnia 17 października 2013 r. BDF1/4900/77/82/13/RWPD-75360).

Obowiązek ten dotyczy każdego kto wykonał jakąkolwiek czynność w postępowaniu. Ustawa nie przewiduje tutaj wyjątków dla „czynności mniejszej wagi” czy incydentalnych (Orzeczenie Głównej Komisji Orzekającej z dnia 9 marca 2009 r. (BDF1/4900/1/1/09/10)).