W praktyce może wydawać się rozsądne, by metrykę zakładał, prowadził i aktualizował jeden pracownik, bowiem jak podkreślają urzędnicy, osoba taka będzie miała najlepszą wiedzę o postępowaniu i dokonywanych czynnościach, będzie to też spore ułatwienie organizacyjne dla wydziału, referatu, urzędu. Moim zdaniem takie rozwiązanie nie będzie właściwe. Metrykę ma prowadzić każdy z pracowników organu, który uczestniczy w podejmowaniu czynności w postępowaniu administracyjnym. Nie jest więc uprawnione postępowanie polegające na wyznaczeniu jednej osoby odpowiedzialnej za założenie i aktualizację metryki. Wynika to z ratio legis art. 66a k.p.a. (…)

W tym miejscu rodzi się kolejne pytanie: Czy rzeczywiście wszystkie czynności muszą znaleźć się w metryce?

To znaczy, czy np. goniec przenoszący korespondencję również powinien dokonać wpisu w metrykę, umieszczając w niej swoje imię, nazwisko, stanowisko służbowe, opis dokonanych czynności. Na pierwszy rzut oka z art. 66a k.p.a. wynikałoby, że tak. Jednak moim zdaniem, skoro ustawodawca nie był niestety precyzyjny przy redagowaniu art. 66a k.p.a. , musimy przy jego stosowaniu zachować tzw. zdrowy rozsądek. W praktyce wpisywanie dokładnie każdej czynności będzie albo niemożliwe, albo niezwykle uciążliwe, a zatem należy stanąć na stanowisku, że do metryki wpisujemy tylko czynności, które są istotne dla sprawy, znowu do czasu, kiedy ustawodawca, bądź w kodeksie postępowania administracyjnego, bądź w przepisach wykonawczych, doprecyzuje, „o co właściwe chodziło". Warto jeszcze dodać, że skoro sam ustawodawca w uzasadnieniu noweli wskazał, że zmiana ma być powiązana z odpowiedzialnością funkcjonariuszy publicznych, to wpisywanie do metryki wszystkich osób i każdej czynności, nawet osób, które wykonują czynność symboliczne, nie będąc przy tym funkcjonariuszami publicznymi, należy uznać za zbędne (np. goniec przenoszący dokument z pokoju 121 do 124 w tym samym urzędzie).@page_break@

Warto w tym miejscu podkreślić, że choć z treści art. 66a k.p.a. wynika, że metryka ma zawierać wskazanie wszystkich osób, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu, a więc np. organizacji społecznej, prokuratora, biegłych, świadków, to oczywiście nie należy w metryce zamieszczać żadnych wpisów poza tymi, które dotyczą pracowników organu, którzy brali udział w wydaniu decyzji.

Kolejne pytanie, na które próżno szukać odpowiedzi w art. 66a k.p.a. albo w przepisach wykonawczych: W którym momencie (chodzi o czas) należy założyć metrykę sprawy?

Znowu z treści art. 66a k.p.a. wynikać może, że metryka powinna być zakładana np. już w chwili wpływu pisma do biura podawczego organu, bowiem przecież tam już dokonują się pierwsze czynności. Tutaj należy przyjąć rozwiązanie najbardziej dogodne dla funkcjonowania urzędu, oczywiście mieszczące się w ramach prawa. Metrykę (tabelkę) można dołączyć do podania już na etapie biura podawczego, ale moim zdaniem nie będzie to dobre rozwiązanie. Musimy pamiętać, że nie w każdej sprawie należy metrykę założyć (do tej kwestii wrócę nieco później) – pracownik biura podawczego urzędu musiałby posiadać odpowiednie kwalifikacje (wiedzę) do oceny, czy w danej sprawie konieczne będzie założenie metryki. Z doświadczenia życiowego wiemy, że od pracowników biura podawczego co do zasady nie są wymagane szczególne kwalifikacje. Jakie jest więc wyjście z tej sytuacji? Myślę, że do czasu precyzyjnych wskazówek w przepisach wykonawczych metrykę musi założyć najpóźniej tzw. pierwszy pracownik merytoryczny, któremu sprawę przekazano i który będzie dokonywał pierwszej merytorycznej czynności w postępowaniu.

(…)

Fragment komentarza praktycznego: "Prowadzenie metryki w postępowaniu administracyjnym" autorstwa dr Tomasza Lewandowskiego dostępnego w programie LEX dla Samorządu Terytorialnego Plus

Pisaliśmy o tym również:
MAC: za wcześnie na zmiany w obowiązku prowadzania metryk
Metryki spraw podatkowych – wzór i sposób prowadzenia
Prowadzenie metryk spraw administracyjnych i podatkowych to obowiązek
Określono kiedy organ podatkowy nie musi prowadzić metryki sprawy
Metryka stanowi obowiązkową część akt sprawy i powinna być aktualizowana
Metryki spraw administracyjnych – wzór i sposób prowadzenia

Przydatne materiały:
Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.)

Prowadzenie metryki sprawy administracyjnej nie powinno być powierzone jednej osobie