Upominanie się radnych czy szefów j.s.t. o wpisywanie ich wypowiedzi do protokołu jest udręką wszystkich protokolantów. Problem ten powinien być jasno rozstrzygnięty w statucie j.s.t. Wypowiedź radnego, szefa j.s.t. bądź kogokolwiek, jeżeli nie jest wnioskiem czy oficjalną opinią albo zapytaniem (interpelacją) jest być może istotna dla radnego (i w jego przekonaniu dla jego wyborców) ale z punktu widzenia działalności organu administracji publicznej zupełnie obojętna. Dlatego nie ma potrzeby i obowiązku odnotowywania treści tych wystąpień. Wystarczającym zwrotem jest np. „Po przeprowadzeniu dyskusji przystąpiono do głosowania nad wnioskami…”, „Po wyczerpaniu listy mówców…” itd. Z tego samego punktu widzenia ważne jest jednak odnotowanie faktów przerwania dyskusji, odebrania czy niedopuszczenia radnego do głosu, itd.

Protokół na bieżąco, chronologicznie odzwierciedla przebieg posiedzenia od chwili zwołania, do momentu zakończenia sesji.

Biorąc pod uwagę umiejętności pracowników, dostępne wyposażenie techniczne, organizację pracy czy chociażby temperament radnych nie zawsze jest możliwe prowadzenie protokołu na bieżąco w postaci tzw. czystopisu. Jednakże metoda prowadzenia protokołu nie powinna polegać na sporządzaniu sprawozdania (po sesji). Okoliczności dokonywania poszczególnych czynności istotnych dla ważności podejmowanych rozstrzygnięć przez organ kolegialny oraz treść tych rozstrzygnięć powinny być odnotowywane niezwłocznie w formie notatki pisemnej sporządzanej (ręcznie, na maszynie, komputerze itp.), niezależnie od zapisu fonii lub video. Protokolant (fachowiec w swojej dziedzinie), sporządzając poprawnie stosowne noty według utrwalonego schematu, czuwa jednocześnie, aby zapisy były kompletne i odzwierciedlały stan faktyczny. Nie będzie nadużyciem porównanie roli protokolanta sesji rady j.s.t. do roli notariusza. Prawidłowo sporządzone zapisy, zgodne ze stanem faktycznym, stanowią źródłowy dowód przebiegu tj. prawidłowości (bądź nie) procedowania oraz treści podjętych decyzji.

Z praktyki wiadomo, że dla organów nadzoru nieistotna jest forma, sposób i termin sporządzenia protokołu. Sam protokół nie podlega ocenie. Organ nadzoru w ramach czynności sprawdzających, co najwyżej „wyławia” z jego treści te informacje, które mają wpływ na prawidłowość kontrolowanej czynności. Organ nadzoru, żądając protokołu bądź jego części np. w trakcie czynności nadzorczych czy uchwała nie narusza prawa i została podjęta zgodnie prawem, de facto, żąda oficjalnego stanowiska odzwierciedlającego w sposób kompletny i rzetelny przebieg posiedzenia, ale najczęściej „zadowala się” pisemnym oświadczeniem np. w formie wyciągu, firmowanym (podpisanym) przez przewodniczącego rady.

Pisaliśmy o tym również:
Przepisy nie regulują wystarczająco dokumentowania działalności organów j.s.t.

Protokół z sesji samorządowej rady to nie stenogram