Czy istnieje możliwość utworzenia struktury organizacyjnej starostwa, w której członek zarządu zatrudniony na podstawie wyboru, skarbnik zatrudniony na podstawie powołania oraz sekretarz zatrudniony na podstawie umowy o pracę, będą jednocześnie naczelnikami wydziałów?

Odpowiedź

Powierzenie obowiązków naczelnika wydziału członkowi zarządu powiatu lub skarbnikowi jest możliwe w sytuacjach incydentalnych i tylko na czas określony. Stanowisko sekretarza powiatu może łączyć się ze stanowiskiem naczelnika wydziału, o ile będzie on podlegać - także, jako naczelnik - wyłącznie staroście.

Zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 1 lit. b oraz pkt 2-3 ustawy o pracownikach samorządowych pracownicy samorządowi są zatrudniani w starostwach na podstawie:
- wyboru - starosta, wicestarosta oraz pozostali członkowie zarządu powiatu - jeżeli statut powiatu tak stanowi, 
- powołania - skarbnik powiatu,
- umowy o pracę - pozostali pracownicy samorządowi, w tym sekretarz powiatu.

Art. 4 ust. 1 pkt 1 lit. b oraz pkt 2-3 ustawy o pracownikach samorządowych wymusza w istocie konstrukcję struktury organizacyjnej starostwa, zgodnie z którą osoby zatrudnione na wskazanych w pytaniu stanowiskach muszą je zajmować, jako pierwsze. Nie wyklucza to łączenia stanowisk np. członka zarządu powiatu i naczelnika jednego z wydziałów starostwa. Ale, taka sytuacja może mieć charakter tylko wyjątkowy, sporadyczny i tymczasowy. Taki członek zarządu może jedynie pełnić obowiązki naczelnika wydziału, jako obowiązki dodatkowe.

Do zadań podstawowych zarządu powiatowego jest, zgodnie z art. 32 ustawy o samorządzie powiatowym wykonywanie uchwał rady powiatu i zadań powiatu określonych przepisami prawa, w tym w szczególności:
- przygotowywanie projektów uchwał rady,
- wykonywanie uchwał rady,
- gospodarowanie mieniem powiatu,
- wykonywanie budżetu powiatu,
- zatrudnianie i zwalnianie kierowników jednostek organizacyjnych powiatu.

Są to, więc funkcje czysto zarządcze. Wykonywanie funkcji kierownika danej komórki organizacyjnej może utrudniać wykonywanie zasadniczych obowiązków członka zarządu. Ponadto, dla bieżącej, wykonawczej pracy poszczególnych wydziałów poważnym utrudnieniem może stać się - w pewnych przypadkach - kadencyjność zarządu. Skoro, każdy z członków zarządu jest wybierany na określoną kadencję, skutkować to może cyklicznymi zmianami na stanowiskach kierowniczych w starostwie (w komórkach zarządzanych bezpośrednio przez członków zarządu jako naczelników). Z punktu widzenia organizacyjnego taka praktyka jest zdecydowanie niewłaściwa.

Warto, też zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 35 ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym starosta jest kierownikiem starostwa powiatowego oraz zwierzchnikiem służbowym pracowników starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych powiatu oraz zwierzchnikiem powiatowych służb, inspekcji i straży. Oznacza to powstanie stosunku podległości służbowej pomiędzy członkami zarządu, a starostą. Takiej sytuacji nie przewiduje ustawy o pracownikach samorządowych i jest ona sprzeczna z zasadą kolegialności zarządzania powiatem, jako jednostką samorządową. Biorąc to pod uwagę należy uznać za niewłaściwe ustalanie wprost w przepisach organizacyjnych możliwości bezpośredniego zarządzania komórkami organizacyjnymi starostwa przez członków zarządu powiatu.

W przypadku głównego księgowego-skarbnika powiatu i sekretarza powiatu sytuacja jest nieco inna. Są to pracownicy zajmujący kierownicze stanowiska, ale niebędący członkami zarządu. W związku z tym uznać należy, że można im powierzyć obowiązki naczelnika.

Ale w sytuacji skarbnika, tak jak w przypadku członka zarządu - takie obowiązki powinny także mieć charakter incydentalny i tymczasowy.

Skarbnika, jako głównego księgowego powiatu, zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.) - dalej u.f.p. powinien przede wszystkim wykonywać obowiązki i ponosić odpowiedzialność w zakresie:
- prowadzenia rachunkowości jednostki,
- wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi,
- dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
- dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych.

W tym wypadku, również kierowanie jedną z komórek organizacyjnych (np. wydziałem finansowym, wydziałem księgowości i płac lub podobnym) może utrudniać wykonywanie głównych obowiązków wynikających z przepisów o finansach publicznych.

Wydaje się, że jest dopuszczalne łączenie stanowiska sekretarza i naczelnika wydziału. Jednakże, w takim wypadku usytuowanie organizacyjne musi być tak skonstruowane, aby sekretarz pełniący obowiązki naczelnika wydziału odpowiadał za pracę wyłącznie przed starostą (a nie równolegle przed innym członkiem zarządu powiatu).

Zgodnie z art. 5 ust. 3-4 ustawy o pracownikach samorządowych sekretarz podlega bezpośrednio kierownikowi urzędu (w tym wypadku wyłącznie staroście), a kierownik urzędu może upoważnić sekretarza do wykonywania w jego imieniu zadań, w szczególności z zakresu zapewnienia właściwej organizacji pracy urzędu oraz realizowania polityki zarządzania zasobami ludzkimi. Te przepisy wskazują na możliwe "wykorzystanie" kompetencji sekretarza, jako potencjalnego kierownika komórki organizacyjnej.


Przydatne materiały:
Ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym. (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 ze zm.)
Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458)