Najczęściej pojawiające się nieprawidłowości to nieprecyzyjnie określony zakres zadań oraz brak sformułowanego celu stanowiska. Opisy stanowisk nie są modyfikowane, mimo iż urząd realizuje nowe zadania, których wcześniej nikt nie przewidywał. W efekcie prowadzi to do rozmycia kompetencji i obniżenia poziomu motywacji pracowników.

Błędy w tworzeniu stanowisk

Prawidłowy i kompletny opis stanowiska to bardzo istotny wymóg w formalnej procedurze rekrutacyjnej. Porządkuje zakres odpowiedzialności, ułatwia opracowanie lub modyfikowanie schematów organizacyjnych. Sprzyja także tworzeniu jasnych, przejrzystych i sformalizowanych procedur kadrowych związanych z obsadą stanowisk oraz podejmowaniu decyzji personalnych w urzędzie, opartych na czytelnych przesłankach merytorycznych.

Analiza regulaminów organizacyjnych urzędów, stanowiących podstawę organizacji każdej jednostki, wykazuje szereg błędów w tworzeniu stanowisk pracy, w tym [1]:
• brak zakresu czynności lub niejasne określenie zadań i zakresu odpowiedzialności;
• niedostosowanie zadań do konkretnego człowieka, jego możliwości fizycznych i kwalifikacji;
• nadmierne obciążenie zadaniami przy jednoczesnym odciążeniu innych stanowisk, co nie sprzyja pracy zespołowej i rodzi konflikty;
• nieujmowanie lub dublowanie zadań na kilku stanowiskach;
• brak wyraźnego rozgraniczenia zadań w opisie sąsiednich stanowisk, powodujący pomieszanie celów oraz chaos działań;
• nadmierna szczegółowość opisu stanowisk krępująca inicjatywę i swobodę działania;
• brak celu stanowiska pracy, uprawnień do samodzielności załatwiania spraw i kryteriów egzekwowania osobistej odpowiedzialności;
• brak wyposażenia stanowiska w odpowiednie akty normatywne i środki materialne.

Wymienione nieprawidłowości niewątpliwie mają wpływ na funkcjonowanie pracowników, w tym ocenę ich pracy, generując błędy np. w regulaminie oceniania. Mogą też zakłócać procedurę awansowania i rekrutacji.

Opisy stanowisk co pewien czas powinny być modyfikowane, choćby z uwagi na konieczność realizacji przez urząd nowych zadań przewidzianych nie tylko przez ustawodawcę, ale też określonych w planie strategicznym. Jego implementacja generuje nowe zdania i nowe zakresy odpowiedzialności. urzędy muszą też reagować na zachodzące w otoczeniu zmiany, warunkujące, np. nową organizację świadczenia usług, np. e-usługi, czy możliwość pozyskiwania pomocy finansowej z funduszy unijnych. Nowe zakresy zadań oraz związane z tym nowe obszary kompetencji winny znaleźć swoje odbicie w opisie stanowisk, ale nie zawsze ma to miejsce.

Zasady opisu stanowiska pracy

Wdrożenie prawidłowych opisów stanowisk w urzędzie skutkuje określeniem transparentnych wymogów rekrutacyjnych dla poszczególnych stanowisk, uporządkowaniem zakresów odpowiedzialności, określeniem kryteriów oceny każdego stanowiska.

Opis stanowiska pracy w urzędzie powinien zawierać [2]:
• nazwę stanowiska pracy,
• nazwę komórki organizacyjnej,
• kategorię zaszeregowania,
• funkcje podstawowe,
• wymagane wykształcenie,
• wymaganą wiedzę specjalistyczną,
• wymagane umiejętności i zdolności.

Opis stanowisk wymaga uporządkowania struktury organizacyjnej urzędu i dostosowaniu jej do aktualnych warunków i posiadanych zasobów. Struktura ta winna uwzględniać m.in. zależności służbowe, ale także ewentualne możliwości zastępstw. Schemat organizacyjny urzędu nie może być ani zbyt ogólnikowy, ani nadmiernie szczegółowy, wymagane jest wyróżnienie graficzne komórek różnych szczebli i zaznaczenie ich powiązań oraz stosowanie właściwej nomenklatury komórek organizacyjnych i stanowisk pracy. Niepokojącym zjawiskiem pojawiającym się w regulaminach organizacyjnych jest nadmierna koncentracja władzy na stanowisku szefa urzędu, któremu przypisuje się szereg kompetencji decyzyjnych. Sprzyja to zbiurokratyzowanym formom komunikacji wewnętrznej i obniża sprawność działania kierowników niższego szczebla [1].

Niezwykle ważne jest określenie wymogów kwalifikacyjnych, co następnie ułatwia przeprowadzanie procedur rekrutacyjnych. Wymogi te muszą uwzględniać także zapisy ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych. Ustawodawca określił, iż pracownikiem samorządowym, zatrudnionym na podstawie umowy o pracę na stanowisku urzędniczym, może być osoba, która posiada m.in. pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych, posiada kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania pracy na określonym stanowisku, posiada co najmniej wykształcenie średnie, nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe i cieszy się nieposzlakowaną opinią [3].

Biorąc po uwagę powyższe uwarunkowania prawne do opisu stanowisk należy włączyć także tak istotne informacje, jak: wykształcenie, wymagania w zakresie doświadczenia zawodowego, wiedzy specjalistycznej, potrzebne uprawnienia, umiejętności, a nawet cechy osobowości, predyspozycje i zdolności.

Wymagania te są szczególnie istotne z punktu widzenia skuteczności i efektywności działania pracownika na danym stanowisku i powinny być od razu skorelowane z kryteriami oceny pracy.

Optymalne warunki opisu stanowisk to takie, gdy zespół składający się z kadry kierowniczej danego urzędu może skonfrontować swoje propozycje z ekspertem zewnętrznym pełniącym rolę konsultanta. Istotne jest także skonsultowanie opisu stanowiska z pracownikiem. W ten sposób można opis doprecyzować. Konsultacja sprzyja również partycypacji i pełni funkcję informacyjną. Ostatnim etapem jest upowszechnienie wersji ostatecznej opisu.

To się opłaca

W urzędach przywiązujących wagę do procedur kadrowych, w tym opisu stanowisk, docenia się korzyści wynikające z tego typu działań, wskazując na [2]:
• doprecyzowanie zakresu wymagań i kompetencji dotyczących danego stanowiska,
• uporządkowanie informacji ważnych w procedurze rekrutacji, oceniania oraz istotnych dla nowo zatrudnianych pracowników,
• uwzględnienie w zakresach czynności nowych obowiązków wynikających z realizacji nowych projektów finansowanych ze środków unijnych, czy wynikających z wdrażania, np. strategii gminy,
• uporządkowanie kwestii zastępstw i podległości służbowej,
• określenie kierunków podnoszenia kwalifikacji i zdobywania przez pracowników i kierowników umiejętności pożądanych z punktu widzenia danego stanowiska (funkcja informacyjna),
• możliwość wykorzystania opisów do opracowania procedury awansowania i tworzenia systemu rezerwy kadrowej.

Okresowa weryfikacja zakresu obowiązków, wymaganej wiedzy i umiejętności na danym stanowisku oznacza modyfikację zakresu odpowiedzialności i delegowanie uprawnień, których wcześniej z danym stanowiskiem nie identyfikowano. To w efekcie może usprawnić funkcjonowanie urzędu poprzez zwiększenie elastyczności jego struktury.

Opis stanowisk pozwala więc udoskonalić regulamin organizacyjny, który stanowi podstawowe narzędzie planowania i organizowania pracy w urzędzie. Dobrze byłoby, gdyby nowe władze samorządowe miały to na uwadze.


Przypisy:
1. S. Cieślak, Praktyka organizowania administracji publicznej, Difin, Warszawa 2004, s. 164-170.
2. http://pri.dobrepraktyki.pl

Przydatne materiały:
 Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 ze zm.)