Na podstawie danych zawartych w decyzji można obliczyć w jakiej wysokości powstało zobowiązanie jednostki wobec osoby uprawnionej do pobierania świadczeń rodzinnych za okres całego okresu zasiłkowego, czyli okres obowiązywania decyzji.

Czy poprawne jest księgowanie: ogólna kwota wynikającą ze wszystkich wystawionych decyzji w miesiącu wystawienia decyzji Wn konto 640 / Ma konto 240 Pozostałe rozrachunki, lista wypłat za bieżący miesiąc naliczenie w koszty danego miesiąca Wn konto 409 / Ma konto 640, wypłata świadczeń Wn konto 240 / Ma konto 101 lub 130?
 
Czy zobowiązanie z tytułu przyznanych świadczeń rodzinnych, które będzie na koniec roku obrotowego figurowało na koncie 240 należy wykazać w bilansie jednostki w pasywach w poz. D1.5, natomiast saldo konta 640 w aktywach w poz. B.V?

Czy można pominąć powyższe księgowania oraz wykazywanie zobowiązania w bilansie jednostki, a kwoty wynikające z wystawionych decyzji zaksięgować tylko jako zaangażowanie wydatków, natomiast w koszty księgować co miesiąc tylko kwotę wynikającą z listy wypłat świadczeń rodzinnych za dany miesiąc?

Odpowiedź

Ewidencję operacji gospodarczych związanych ze świadczeniami rodzinnymi przedstawiono poniżej.

Uzasadnienie

Prawo bilansowe tj. ustawa o rachunkowości zakłada, że w księgach rachunkowych każdej jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione (art. 6 ustawy o rachunkowości ). Przepisy ustawy o rachunkowości zobowiązane są stosować państwowe i samorządowe jednostki budżetowe (art. 2 ust. 1 pkt 4 lit. a ustawy o rachunkowości ). Jednostka budżetowa może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy jednostki (art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości ).

Powstałe na koniec roku budżetowego zobowiązania z tytułu przyznanego świadczenia rodzinnego (saldo konta 240 Pozostałe rozrachunki) wykazuje się w bilansie jednostki w pasywach jako zobowiązania w pozycji D. "Zobowiązania krótkoterminowe i fundusze specjalne" w pozycji I. "Zobowiązania krótkoterminowe" w wierszu 1.5. "Pozostałe zobowiązania". Należy dodać, że zobowiązanie to jest zobowiązaniem niewymagalnym. Natomiast saldo konta 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów wykazuje się w bilansie po stronie aktywów w pozycji B. "Aktywa obrotowe" w wierszu V. "Rozliczenia międzyokresowe".

Natomiast saldo konta 490 Rozliczenie kosztów wpływa na wynik finansowy jednostki i ujmowane jest w rachunku zysków i strat w pozycji A. "Przychody netto ze sprzedaży i zrównane z nimi" w wierszu II. Zmiana stanu produktów (zwiększenie - wartość dodatnia, zmniejszenie - wartość ujemna).

Uważam, że w jednostce nie powinno się stosować rozwiązania ewidencyjnego podanego w punkcie 3, a mianowicie kwoty wynikające z wystawionych decyzji zaksięgować tylko jako zaangażowanie wydatków. Natomiast w koszty księgować co miesiąc tylko kwotę wynikającą z listy wypłat świadczeń rodzinnych za dany miesiąc.

Przykład

1. Ośrodek pomocy społecznej wystawiając decyzję o przyznaniu świadczenia rodzinnego na konkretny okres zasiłkowy powinien ująć ją w ewidencji księgowej zapisem:
Wn konto 409 Pozostałe koszty rodzajowe
Ma konto 240 Pozostałe rozrachunki (analityka: osoba uprawniona do tego świadczenia)
1) ewidencja na kontach pozabilansowych:
Ma konto 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego - w części przypadającej do wypłaty w danym roku budżetowym
Ma konto 999 Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat - w części przypadającej do wypłaty w roku następnym
- księgowanie równoległe:
Wn konto 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów
Ma konto 490 Rozliczenie kosztów
2. Lista wypłaty za dany okres sprawozdawczy (miesiąc) przyznanego świadczenia rodzinnego powinna zostać zaewidencjonowana:
Wn konto 240 Pozostałe rozrachunki (analityka: osoba uprawniona do tego świadczenia)
Ma konto 101 Kasa lub konto 130 Rachunek bieżący jednostki (analityka - wydatki budżetowe)
2) ewidencja na kontach pozabilansowych:
Wn konto 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego
- księgowanie równoległe:
Wn konto 490 Rozliczenie kosztów
Ma konto 640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów.

Przydatne materiały:
 Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223)