Ogólnie rzecz biorąc, dokumentacja kontroli zarządczej obejmuje:
- procedury wewnętrzne;
- instrukcje i wytyczne;
- dokumenty określające zakresy obowiązków i odpowiedzialności pracowników;
- inne dokumenty wewnętrzne, stanowiące dokumentacje systemu kontroli zarządczej.
Przykładowy zestaw dokumentów w jednostce organizacyjnej może obejmować, jako dokumenty podstawowe: zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przyjęcia „Regulaminu kontroli zarządczej” oraz sam „Regulamin kontroli zarządczej” wraz z załącznikami, którymi mogą być wzory dokumentów stosowanych, zgodnie ze standardami kontroli zarządczej w pięciu poniższych obszarach:
1. środowisko wewnętrzne:
- zarządzenia kierownika jednostki organizacyjnej w sprawie wprowadzenia kodeksów etycznych i same kodeksy, w tym „Kodeks etyki pracowników samorządowych”;
- oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z kodeksem etyki;
- regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze i kierownicze stanowiska urzędnicze;
- formularz opisu stanowiska pracy;
- ogłoszenie kierownika o naborze na wolne stanowisko pracy;
- powołanie komisji rekrutacyjnej;
- protokół z przeprowadzonego naboru kandydatów na stanowisko pracy;
- informacja o wynikach naboru na stanowisko pracy;
- regulamin przeprowadzenia oceny okresowej pracowników samorządowych wraz z wykazem obowiązkowych kryteriów oceny i wykazem kryteriów oceny do wyboru;
- arkusze: oceny okresowej, samooceny, przebiegu rozmowy oceniającej;
- regulaminy: organizacyjny jednostki, wynagradzania pracowników;
2. cele i zarządzanie ryzykiem:
- sposób oceny prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka;
- rejestr przykładowych ryzyk dla wyznaczonych celów strategicznych;
- rejestr ryzyk dla wyznaczonych celów operacyjnych i strategicznych;
- rejestr odstępstw od norm oraz procedur ujawnionych w trakcie realizacji celów;
- identyfikacja ryzyk, ich ocena i analiza – przykłady;
- przykłady analizy ryzyka metoda matematyczną;@page_break@
3. mechanizmy kontroli:
- instrukcje: kasowa, inwentaryzacyjna, gospodarki kluczami;
- protokoły: zdawczo-odbiorczy mienia(stanowiska), przeprowadzonej inwentaryzacji, kontroli wewnętrznej;
- instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych;
- procedura wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych;
- zakładowy plan kont;
- regulamin udzielania zamówień publicznych;
- instrukcja w sprawie prowadzenia archiwum zakładowego;
4. informacja i komunikacja – dokumentację tego obszaru stanowią wszystkie wymienione wyżej dokumenty wraz z dokumentami zapewniającymi system komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, którymi są m.in.:
- instrukcja kancelaryjna;
- dziennik podawczy;
- zarządzenie kierownika w sprawie stosowania systemu komunikacji wewnętrznej;
- instrukcja prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej;
- instrukcja prowadzenia strony internetowej jednostki;
- wykaz sprawozdań sporządzanych w systemie komunikacji zewnętrznej;
5. monitorowanie i ocena:
- kwestionariusz samooceny w zakresie stosowania standardów kontroli zarządczej;
- oświadczenie cząstkowe kierownika jednostki i osób zajmujących kierownicze stanowiska urzędnicze o stanie kontroli zarządczej.
Przedstawiony wykaz dokumentów ma charakter postulatywny i może, a nawet powinien być dostosowany do charakteru jednostki i jest warunków sytuacyjnych.
Pisaliśmy o tym również:
Złamanie zasad kontroli zarządczej wpływa na odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych
Kontrola zarządcza w samorządzie terytorialnym (I): zasady kontroli
Kontrola zarządcza w samorządzie terytorialnym (II): system wyznaczania celów i zadań
Kontrola zarządcza w samorządzie terytorialnym (III): identyfikacja ryzyka
Kontrola zarządcza w samorządzie terytorialnym (IV): analiza i reakcja na ryzyko
Kontrola zarządcza w samorządzie terytorialnym (V): reakcja na patologie organizacyjne
Kontrola zarządcza w samorządzie terytorialnym (VI): odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych
Kontrola zarządcza w jednostkach samorządu terytorialnego
Kontrola zarządcza w samorządach terytorialnych (VII) – ocena istotności ryzyka