Mają one, co oczywiste, charakter materialno-techniczny, powodują jednak istotne konsekwencje prawne. Dlatego Kodeks postępowania administracyjnego zawiera precyzyjną regulację sposobów doręczania pism przez organy prowadzące postępowanie.

Tylko tytułem przykładu można wskazać chociażby skutki doręczenia stronie decyzji administracyjnej, jakim jest, po pierwsze, związanie organu wydanym rozstrzygnięciem (art. 110 Kodeksu postępowania administracyjnego ), a po drugie, rozpoczęcie biegu terminu do wniesienia odwołania (art. 129 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego ). Podstawową zasadą jest doręczanie bezpośrednio do rąk adresata (art. 42 Kodeksu postępowania administracyjnego ) albo w wypadku jego nieobecności dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy, o ile podejmą się oddania pisma właściwej osobie (art. 43 Kodeksu postępowania administracyjnego ). Ostatnim z możliwych sposobów doręczenia zastępczego jest konstrukcja opisana w art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego  Jeśli brak jest osób, którym można przekazać korespondencję, pismo zostaje złożone na okres 14 dni w placówce pocztowej albo w urzędzie właściwej gminy, a adresat zostaje zawiadomiony o możliwości jego odbioru. Obowiązkiem doręczającego jest dwukrotne pozostawienie zawiadomiona o możliwości odbioru pisma. Pierwsze zawiadomienie powinno być sporządzone w momencie niemożności doręczenia pisma i określać 7-dniowy termin na jego odbiór. W sytuacji, gdy przesyłka nie zostanie odebrana w tym czasie, istnieje konieczność pozostawienia adresatowi drugiego zawiadomienia, ze wskazaniem możliwości odbioru pisma w ciągu 14 dni od pierwszego zawiadomienia. Awizo powinno być umieszczone, co do zasady, w skrzynce pocztowej adresata, a jeżeli jest to niemożliwe, to na drzwiach jego mieszkania albo w widocznym miejscu przy wejściu na jego posesję. Istotnym skutkiem opisanej regulacji jest przyjęcie, w sytuacji gdy pismo nie zostanie przez adresata odebrane, fikcji jego doręczenia z upływem 14-dniowego terminu przechowania na poczcie albo w urzędzie gminy.

Konkretne przykłady problemów z praktyczną realizacją powyższego sposobu doręczania wskazuje orzecznictwo sądów administracyjnych. W szczególności warto zwrócić uwagę na dwie kwestie.

W wyroku z dnia 6 lutego 2008 r. w sprawie I OSK 375/07 NSA wyraźnie wskazał, że w przypadku wskazania przez pocztę dłuższego, niż określony w art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego , terminu do odbioru pisma skutek prawny doręczenia zastępczego nastąpi po upływie 14 dni od rozpoczęcia terminu określonego w art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego   Równocześnie podkreślił, że termin ten jest określony w celu zapewnienia sprawności postępowania administracyjnego, a nie ochrony uprawnień stron postępowania. Są one zobowiązane do dbania o aktualność swojego adresu.

Organ prowadzący postępowanie nie może jednak uznać korespondencji za doręczoną, dopóki nie otrzyma potwierdzenia jej odbioru albo zwrotu samego pisma. Dlatego jeśli strona odbierze przesyłkę po upływie terminu określonego w art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego , a przed odesłaniem jej do nadawcy, to terminem doręczenia będzie dzień faktycznego odbioru korespondencji. Oznacza to w praktyce możliwość wydłużenia terminu przewidzianego przez Kodeks postępowania administracyjnego .

Z realizacją doręczenia zastępczego wiążą się również konkretne obowiązki organów korzystających z pośrednictwa poczty. Jak wskazał NSA w postanowieniu z dnia 23 kwietnia 2009 r. w sprawie I OSK 405/09, konieczne jest precyzyjne realizowanie obowiązków wynikających z art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego   Osoba doręczająca przesyłkę powinna dokonać właściwej adnotacji na druku potwierdzenia jej odbioru. Powinny z niej wynikać nie tylko daty związane z doręczeniem, lecz również przyczyna niedoręczenia przesyłki oraz dokładne informacje o dokonanym awizowaniu korespondencji. Zasadniczym utrudnieniem dopilnowania tego obowiązku jest fakt, że organy administracji nie mają bezpośredniego wpływu na sposób działania pracowników poczty, którzy w większości spraw doręczają korespondencję urzędową. Warto jednak zwrócić uwagę na § 10 ust. 3 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. Nr 5, poz. 34 ze zm.). Stwierdza on, że to nadawca przesyłki w chwili jej wysyłania przedstawia wypełniony formularz opatrzony napisem „Potwierdzenie odbioru”. Na organie ciąży więc obowiązek dołączenia do pisma odpowiedniego druku, który będzie umożliwiał prawidłowe udokumentowanie sposobu doręczenia, tak aby można było zastosować regulację z art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego .

Przydatne materiały:

Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.)