WSA: Wniosek w folderze „spam” uznany za doręczony prawidłowo
Każdy organ zobowiązany jest do obsługi elektronicznej skrzynki pocztowej w sposób sprawny. Powinien na bieżąco kontrolować ewentualne błędy techniczne i wpadanie wiadomości do folderu "spam". Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu stwierdził bezczynność urzędu na skutek nieodczytania wniosku o udostępnienie informacji publicznej przesłanego pocztą elektroniczną. Ryzyko nieodebrania czy też nieodczytania przez organ wysłanego do niego przy użyciu poczty elektronicznej wniosku obciąża urząd.
W ramach wniosku o udostępnienie informacji publicznej wnioskodawca domagał się uzyskania od burmistrza miasta informacji na temat działań zrealizowanych oraz zaplanowanych w przedmiocie organizacji ruchu na drogach gminnych wymienionych ulic, a także elektronicznej wersji dokumentów z tym związanych. Wniosek przesłano za pomocą poczty elektronicznej i w ten sam sposób informacja zwrotna miała zostać przesłana wnioskodawcy. Zgodnie z przepisami, termin na załatwienie wniosku upłynął, a organ nie zareagował w żaden sposób na pismo.
Wnioskodawca zaskarżył bezczynność burmistrza w przedmiocie udostępnienia informacji publicznej. Zarzucił naruszenie Konstytucji oraz ustawy o dostępie do informacji publicznej, wnosząc o zobowiązanie organu do załatwienia wniosku. Odpowiadając na skargę, burmistrz stwierdził, że wniosek datowany na 28 września 2025 r. nigdy nie wpłynął do gminy, a wnioskodawca nie przedstawił żadnego dowodu potwierdzającego jego skuteczne doręczenie.
- Skarżący odniósł się do stanowiska organu, przedkładając szczegółowy materiał dowodowy. Dołączył wydruki z systemu pocztowego potwierdzające wysłanie wiadomości 28 września 2025 r. o godz. 15:13:24. Wskazał również na użycie systemu do zarządzania projektami Nozbe, który wygenerował automatyczny wpis w systemie 4 sekundy po wysłaniu wniosku, co potwierdził załączonym zrzutem ekranu – potwierdził sąd pierwszej instancji.
Czy podmiot zobowiązany do udostępniania informacji publicznej ma obowiązek przekazać wniosek innemu podmiotowi, jeżeli sam nie posiada żądanej informacji? >
Zobowiązanie organu bez wątpliwości
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu uznał skargę na bezczynność organu za zasadną.
- W pierwszej kolejności wskazać należy, że burmistrz - jako podmiot wykonujący zadania publiczne w zakresie zarządu drogami - jest podmiotem zobowiązanym do udzielania informacji publicznej, a wnioskowane dane dotyczące organizacji ruchu posiadają kwalifikowany przymiot informacji publicznej – wyjaśnił sąd. Przypomniał, że w świetle przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej, po złożeniu wniosku o udostępnienie informacji publicznej organ powinien udostępnić wnioskowaną informację publiczną, jeśli znajduje się w jej posiadaniu, wydać decyzję o odmowie jej udostępnienia, jeśli stwierdzi istnienie ustawowych ograniczeń w dostępie do informacji, poinformować, że w danej sprawie przysługuje odrębny tryb dostępu do żądanej informacji, nie posiada danej informacji publicznej albo że wnioskowana informacja nie stanowi informacji publicznej w rozumieniu ustawy.
Problemy techniczne to problemy organu
- W ocenie sądu, skarżący - w drodze przedłożonego materiału dowodowego (wydruki z poczty elektronicznej i systemu Nozbe) - ponad wszelką wątpliwość wykazał, że wniosek z dnia 28 września 2025 r. wpłynął na oficjalną skrzynkę elektroniczną organu. Sąd jednoznacznie podkreśla, że ryzyko nieodebrania czy też nieodczytania przez organ wysłanego do niego przy użyciu poczty elektronicznej wniosku obciąża ten organ, a nie wnioskującego o udostępnienie informacji publicznej. Organ zobowiązany jest do obsługi elektronicznej skrzynki pocztowej w sposób sprawny, w tym do właściwej konfiguracji systemów i bieżącej kontroli, by błędy techniczne (np. wpadanie wiadomości do folderu "spam") nie blokowały obiegu korespondencji – wyjaśnia sąd pierwszej instancji.
Zdaniem sądu, wnioskodawca skutecznie złożył wniosek, a błędy i przeoczenia po stronie organu w żadnym stopniu nie mogą go obciążać. Udostępnienie informacji następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku.
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu stwierdził bezczynność organu w załatwieniu wniosku uznając, że bezczynność ta nie miała miejsca z rażącym naruszeniem prawa. Uznał, że brak odpowiedzi z urzędu nie był wynikiem oczywistego i celowego lekceważenia prawa, a niedoskonałości systemów informatycznych organu. Jednocześnie sąd zobowiązał burmistrza miasta do rozpoznania wniosku skarżącego.
Zobacz też szkolenie online w LEX: Centralny Rejestr Umów a RODO – operacyjne wdrożenie krok po kroku >
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów LEX jest zależny od posiadanych licencji.
