Zarządzenia asystenta mogą usprawnić procesy, ale nie zawsze mogą być wydane

W sprawach cywilnych asystenci sędziów mogą wydawać niektóre zarządzenia i w pewnym zakresie - sami nadawać sprawom bieg. Sądom brakuje etatów, więc sędziowie nie mogą liczyć na stałą współpracę z jednym asystentem. Rotacja pracowników oraz różne modele pracy sędziów sprawiają, że nie zawsze da się optymalnie wykorzystać możliwość wydawania zarządzeń przez asystentów.

Asystenci sędziów na stałe wpisali się w krajobraz wymiaru sprawiedliwości. Regularnie projektują orzeczenia i ich uzasadnienia. Przygotowują analizy akt, orzecznictwa i piśmiennictwa. Jak wskazuje dr hab. Grzegorz Krawiec, profesor Uniwersytetu Pedagogicznego w Krakowie, asystent sędziego w sądach powszechnych wykonuje czynności zmierzające do przygotowania spraw sądowych do rozpoznania, co wynika z art. 155 par 1 Prawa o ustroju sądów powszechnych. Jest to ogólny przepis przyznający asystentom sędziego kompetencje do dokonywania czynności zmierzających do merytorycznego rozpoznania sprawy.

Od 8 października 2019 r. w sprawach cywilnych asystenci sędziów mogą również wydawać również niektóre z zarządzeń. Jak wynika z art. 47(2) par 1 k.p.c. w zakresie czynności przewodniczącego zarządzenia może również wydawać asystent sędziego, z wyjątkiem zarządzenia o zwrocie pisma procesowego, w tym pozwu. W każdym przypadku przewodniczący może uchylić lub zmienić zarządzenie asystenta.

Czytaj w LEX: Zarządzenie asystenta sędziego w świetle nowelizacji postępowania cywilnego >

Czy możliwość wydawania zarządzeń poprawia sytuację sędziów, asystentów i stron postępowań? Odpowiedź na to pytanie nie jest wcale jednoznaczna.

Z perspektywy asystenta sędziego

Wprowadzenie możliwości wydawania przez asystentów zarządzeń znacząco zmieniło ich sytuację zawodową.

- Od kiedy do przepisów procedury cywilnej wprowadzono taką możliwość, ta grupa zawodowa stała się zauważalna. Nasza działalność została uzewnętrzniona. Dotychczas wszelkie czynności były wykonywane przez asystentów jako projekty, które podpisywali sędziowie. Decyzja wywierała skutek prawny dopiero z chwilą jej podpisania przez sędziego. Teraz doszło do przeniesienia części odpowiedzialności na asystentów sędziego - wskazuje Patryk Kępa, wiceprzewodniczący Prezydium Krajowego Zarządu KNSZZ Ad Rem - przewodniczący Zarządu MOZ Asystentów Sędziów KNSZZ Ad Rem, asystent sędziego.

Jak wskazuje, praktyka stosowania art. 47(2) k.p.c. jest bardzo różna, przy czym przepis jest wykorzystywany coraz częściej.

- Na różnych szczeblach sądów asystenci wydają różnego rodzaju zarządzenia. Przepis art. 47(2) k.p.c. w odniesieniu do asystentów pracujących w sądach okręgowych i apelacyjnych ma znaczne zastosowanie w zakresie czynności podejmowanych w postępowaniu międzyinstancyjnym. Na tym etapie asystenci analizują apelacje i zażalenia pod kątem braków formalnych, sprawdzają dokumentację i wydają stosowne zarządzenia. Dodatkowo asystenci prowadzą usystematyzowane analizy, dopiero po których przeprowadzeniu akta są kierowane do sędziów. Jeżeli chodzi o sądy rejonowe to w zasadzie w każdym przypadku, w którym można wydać zarządzenia na podstawie wskazanej regulacji, sędziowie zlecają asystentom sporządzanie przedmiotowych zarządzeń. Decyzje w tym zakresie wydają albo sędziowie referenci albo przewodniczący wydziałów. Asystentom powierza się np. dekretacje spraw, wydawanie wstępnych zarządzeń w sprawie – wyjaśnia P. Kępa.

- W sądach praktyka jest niejednolita. W części przypadków sędzia przydziela akta asystentowi do wydania konkretnego zarządzenia. Czasami sędzia decyduje, że asystent ma wydawać zarządzenia w aktach, w każdym przypadku, gdy tylko jest to możliwe. Ponadto zdarza się, że asystent z urzędu otrzymuje akta w określonych przypadkach, w których ma być wydane określone zarządzenie – zauważa wiceprzewodniczący Prezydium Krajowego Zarządu KNSZZ „Ad Rem”.

Zobacz w LEX: Zasady doręczania pełnomocnikom zawodowym pism sądowych przez Portal Informacyjny - nagranie ze szkolenia >

Kępa podkreśla, że wydawanie zarządzeń przez asystentów nie wiąże się z dodatkowym wynagrodzeniem. Asystenci dodatkowo zajmują się innymi czynnościami, które wykonują obok wydawania zarządzeń.

- Zajmują się czynnościami, które są czasochłonne. Przykładowo projektują orzeczenia merytoryczne (wyroki i postanowienia) oraz ich uzasadnienia – wskazuje.

Zobacz procedurę w LEX: Zarządzenie asystenta sędziego o wezwaniu do uiszczenia opłaty >

- Myślę, że asystenci są podzieleni na dwie grupy. Część z nich uważa, że to krok naprzód. Dzięki możliwości wydawania zarządzeń można odnotować wpływ asystentów na rozpoznawanie spraw. Jest też druga strona medalu – zaznacza P. Kępa. Tłumaczy, że instytucja jest wykorzystywana do nakładania na asystentów dodatkowych obowiązków. Zdarzają się przypadki, że wszelkie zarządzenia, które mogą być wydane w referacie sędziego - mają być wydane przez asystenta sędziego i są na niego scedowane.

- W tego rodzaju przypadkach bywa, że asystent nie zna kierunku, w którym powinien podejmować czynności. To obciążająca praca – wskazuje prawnik.

Zobacz w LEX: System doręczeń w postępowaniach sądowych z uwzględnieniem e-doręczeń - nagranie ze szkolenia >

Z perspektywy sędziego

Nieco odmiennie na kwestię wydawania zarządzeń patrzą sędziowie. Sędzia Anna Begier z Sądu Rejonowego we Wrześni, członek Stowarzyszenia „Iustitia”, opierając się na własnych obserwacjach i po rozmowach z sędziami z różnych sądów wskazuje, że przepis art. 47(2) k.p.c. nie ma w praktyce istotnego znaczenia dla odciążenia sędziów. Asystenci z wielu przyczyn nie wykonują samodzielnie zbyt wielu czynności.

Zobacz wzór dokumentu w LEX: Zarządzenie sędziego zmieniające zarządzenie asystenta sędziego >

- Problemem jest zbyt mała liczba asystentów sędziów, co wyklucza płynną współpracę i stały kontakt z sędzią. Jeśli sędzia dysponuje pomocą asystenta np. przez kilka dni w miesiącu, czas asystenta musi być jak najefektywniej wykorzystany i nie można zlecać mu przeglądania wszystkich spraw przedkładanych sędziemu przez sekretariat i wybierania tych, w których może samodzielnie wydawać zarządzenia. Kłopotliwa jest także współpraca asystenta z wieloma sędziami, gdyż każdy z nich może mieć inne wymagania wynikające z odmiennej metodyki pracy lub poglądów prawnych – tłumaczy sędzia Begier. Dodaje, że dla ułatwienia pracy sędziowie dają asystentom wzory zarządzeń. Jej zdaniem kontrola sędziego jest pożądana, by uniknąć błędnych bądź niekompletnych pism do stron.

Czytaj też: Sędziów mało, asystenci mogliby pomóc, ale trzeba ich w sądach zatrzymać >

- Trudno oczekiwać też, że sprawa będzie leżeć bez czynności miesiąc, by asystent sędziego mógł wydać w niej proste zarządzenie, na przykład o doręczeniu stronom opinii biegłego ze zobowiązaniem do złożenia ewentualnych zastrzeżeń– zauważa sędzia. I podkreśla, że aby wydać poprawne zarządzenie w kwestii pozornie prostej - żądania uzupełnienia braków formalnych pozwu, asystent powinien dysponować stosownym doświadczeniem i wiedzą, co nie zawsze ma miejsce. Problem ten dotyczy zwłaszcza wielkomiejskich sądów, gdzie asystenci z kilkuletnim stażem pracy przenoszą się do sądów wyższych instancji z uwagi na lepsze wynagrodzenie i ciekawszą pracę.

Czytaj w LEX: Rozprawy zdalne w postępowaniu cywilnym >

Udział obywateli w sprawowaniu wymiaru sprawiedliwości

Ryszard Piotrowski

Sprawdź  

Z perspektywy pełnomocników

- Moim zdaniem wprowadzone rozwiązanie jest dobre, choć sam nie zauważyłem w aktach zarządzeń wydawanych przez asystentów. Na pewno regulacja ta spowoduje usprawnienie postępowań. Dotychczas bowiem asystenci przygotowywali projekty zarządzeń zmierzających do przygotowania spraw sądowych do ich rozpoznania, jednak podpisywali te projekty już tylko sędziowie. Jak wynika zaś z uzasadnienia projektu ustawy (druk sejmowy nr 3480), uznano to rozwiązanie za niepraktyczne – zauważa adwokat Piotr Ruszkiewicz, partner zarządzający kancelarią Machyński Ruszkiewicz i Partnerzy Adwokaci i Radcowie Prawni Sp.p. w Poznaniu, mediator. Zwraca on uwagę, że uprawnienie asystentów dotyczyć ma zarządzeń, w których wzywa się do uzupełnienia braków formalnych czy braków fiskalnych pism procesowych, zarządzeń dotyczących doręczeń (w tym skuteczności doręczeń) czy wszelkich innych zarządzeń, których celem jest przygotowanie sprawy do rozprawy.

Zobacz wzór dokumentu w LEX: Zastrzeżenia do zarządzenia asystenta sędziego  >

- Jedyna moja wątpliwość pojawia się przy zarządzeniach o wyznaczaniu rozpraw, albowiem tutaj i tak asystent pewnie w praktyce będzie przygotowywał projekt zarządzenia dla sędziego, który będzie je uzupełniał i dostosowywał do swojego kalendarza, nie mniej w pozostałym zakresie regulacja faktycznie w swym założeniu usprawniająca przebieg postępowania – zauważa mec. Ruszkiewicz.

Zobacz procedurę w LEX: Udostępnienie stronie akt postępowania sądowoadministracyjnego w systemie teleinformatycznym sądu >

W podobnym tonie wypowiada się dr Kamil Szpyt, adiunkt z Krakowskiej Akademii im. Andrzeja Frycza Modrzewskiego, radca prawny, partner w Dybała, Janusz, Szpyt i Partnerzy Kancelaria Radców Prawnych.

- Moim zdaniem do rozwiązania wprowadzonego art. 47(2) k.p.c. należy odnieść się generalnie z aprobatą. Usunęło ono bowiem pewną fikcję, w ramach której asystent sędziego przygotowywał treść zarządzenia, ale już go nie podpisywał. Jednocześnie równie pozytywnie należy ocenić fakt, że jest to jedynie pewna możliwość, a o fakcie, czy danemu konkretnemu asystentowi można powierzyć samodzielne wydawanie zarządzeń, decyduje w praktyce sam sędzia. Mając bowiem przekonanie o bardzo wysokich kompetencjach asystentów już na etapie przyjmowania ich na stanowisko, jednocześnie wychodzę z założenia, że przy podejmowaniu decyzji o powierzeniu konkretnej osobie tego rodzaju czynności należy każdorazowo uwzględnić również m.in. jej doświadczenie zawodowe i indywidualne predyspozycje – podkreśla dr Szpyt.

Zobacz wzór dokumentu w LEX: Zastrzeżenie powoda do zarządzenia asystenta sędziego >

- Z tego, co się orientuję, praktyka powierzania wydawania zarządzeń asystentom sędziego przyjęła się np. w niektórych sądach Podkarpacia i jest tam dość powszechna. Czemu w jednych tak, a w innych nie? Przypuszczam, że zależy to od wielu czynników, w szczególności zaś poglądów samych sędziów oraz ich zaufania do poszczególnych asystentów. Być może także od obłożenia pracą występującego w danym wydziale – wskazuje mec. Szpyt.

Czytaj w LEX: Elektronizacja pism procesowych, doręczeń i posiedzeń jawnych w postępowaniu cywilnym w okresie pandemii COVID-19 >

Problematyczne zarządzenia

O ile należycie przygotowane zarządzenie może pozwolić na szybsze zakończenie sprawy, o tyle problem pojawia się, jeśli wydane zarządzenie jest błędne. Przepisy pozwalają sędziom na modyfikacje wydawanych zarządzeń, ale może okazać się, że zanim sędzia zapozna się z zarządzeniem, to mimo mankamentów wezwanie zostanie ekspediowane do stron. Sędzia A. Begier zauważa, że niestety czasami okazuje się, że część braków w piśmie nie została objęta wezwaniem przygotowanym przez asystenta, co skutkuje potrzebą wydania kolejnego zarządzenia. Może to wywoływać irytację stron i pełnomocników. SSR Begier dodaje, że zarządzenia asystentów w trudniejszych kwestiach przed wysłaniem do stron bywają przez sędziego weryfikowane i czasem są uchylane lub zmieniane.

Zobacz wzór dokumentu w LEX: Zarządzenie sędziego o uchyleniu zarządzenia asystenta sędziego  >

- To dobrze, że sędziowie mogą swobodnie i natychmiast zmieniać wydawane przez asystentów zarządzenia, które mogą zawierać omyłki. Błędy mogą zdarzyć się każdemu. Pamiętajmy, że do sądów cywilnych trafiają setki, tysiące spraw miesięcznie, sędziów w wydziale jest kilku, a asystentów jeszcze mniej. Szczególnie dotyczy to sądów rejonowych, rozpoznających prawie 90 proc. wszystkich spraw. Poza tym, to sędzia jest panem postępowania i to on decyduje o losach procesu. W zdecydowanej większości przypadków asystent sędziego jest pierwszą osobą, która analizuje akta. Nie musi więc znać wizji sędziego na sposób przeprowadzenia czynności w postępowaniu, i zazwyczaj jej nie zna. Decyzja sędziego może więc spowodować, że zarządzenie asystenta nie będzie kierowane do stron – podkreśla Patryk Kępa.

O ile więc w niektórych przypadkach możliwość wydawania przez asystentów zarządzeń jest dobrym rozwiązaniem, dzięki czemu sprawie szybciej można nadać bieg, o tyle w innych przypadkach korzystanie z tego rozwiązania nie jest celowe.

- Często najefektywniejszy jest więc nadal tradycyjny model współpracy z asystentem, gdy sędzia krótko wskazuje, co ma być w zarządzeniu, a asystent sporządza projekt, który sędzia weryfikuje i sam podpisuje – podkreśla sędzia Begier.