Jak można przeczytać w uzasadnieniu do projektu, wprowadzenie jednolitych wzorów pism ułatwi przedsiębiorcy lub obywatelowi uzyskanie decyzji lub pozwolenia oraz usprawni pracę urzędów. Standaryzacja sprzyjać będzie przejrzystości prawa oraz ograniczy uznaniowość administracyjną.
Projekt umożliwić elektronizację ok. 80 procedur administracyjnych określonych w 25 ustawach. Stanowi on pierwszy etap prac w tym zakresie. a standaryzacja przebiegać będzie dwutorowo poprzez:
1)  wprowadzenie w drodze rozporządzenia wzoru pisma, który będzie miał moc powszechnie obowiązującą (prawnie wiążące wzory pism) albo
2)  wprowadzenie w przepisach zobowiązania organu do opracowania elektronicznego wzoru pisma, który będzie wykorzystywany w procedurze (elektroniczne wzory pism).
Prawnie wiążące wzory pism zostaną wprowadzone jedynie w przypadku skomplikowanych procedur lub gdy konieczne jest podanie dużej liczby danych we wniosku. Będą one również stosowane w sytuacji, gdy decyzja jest wydawana w procedurze stosowanej przez różne organy (rządowej administracji terenowej lub administracji samorządowej) oraz gdy wymagana jest duża liczba załączników do wniosku.
Z kolei jednolite w skali kraju elektroniczne wzory pism mają obowiązywać w przypadku formularzy o mniejszym stopniu złożoności, wymagających podania niewielu danych, zazwyczaj składanych bez załączników.
Wzory pism zamieszczone zostaną w Centralnym Repozytorium Danych na platformie ePUAP. Będzie je można wykorzystać zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.
Jak podkreśla MG, projekty nowych wzorów pism powstały w Instytucie Logistyki i Magazynowania. Organy zobowiązane do opracowania nowych wzorów nie zostaną zatem obciążone ich przygotowaniem.