- Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD) przesłał mi dokumentację mojego wykroczenia, polegającego na przekroczeniu dozwolonej prędkości i ujawnionego przez urządzenie rejestrujące. Zgodnie ze wskazaniami GITD, należy przesłać jedno z trzech oświadczeń – o kierowaniu pojazdem w chwili wykroczenia, wskazującego na osobę, której powierzono pojazd w tym czasie lub niewskazującego komu powierzono pojazd w tym czasie. Problem w tym, że GITD wymaga przekazania bardzo szczegółowego zakresu danych, jak nazwisko rodowe, imię matki, nazwisko rodowe matki, imię ojca. Jestem gotów podpisać oświadczenie o byciu kierującym pojazdem wskazanym w raporcie i wyrazić zgodę na przyjęcie mandatu, ale nie widzę potrzeby przekazywania tak dokładnych informacji na swój temat – napisał obywatel do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.
W odpowiedzi dowiedział się, że w świetle obowiązujących przepisów prawa pozyskiwanie danych osobowych rodzaju np.: nazwiska rodowego, imienia matki, nazwiska rodowego matki, imienia ojca, wydaje się być zbędnym, zwłaszcza w sytuacji przyjęcia mandatu przez sprawcę wykroczenia drogowego.
 

Przy okazji GIODO przedstawił szersze uzasadnienie tego poglądu:
Zgodnie z art. 129g ust. 1 ustawy z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym, ujawnianie za pomocą stacjonarnych urządzeń rejestrujących zainstalowanych w pasie drogowym dróg publicznych przekraczania dopuszczalnej prędkości i niestosowania się do sygnałów świetlnych należy do Inspekcji Transportu Drogowego. Wykonując te zadania, rejestruje ona obrazy naruszeń przepisów ruchu drogowego i przetwarza do celów określonych w ustawie obraz pojazdu, którym naruszono przepisy ruchu drogowego, wizerunek kierującego pojazdem, jeżeli został on zarejestrowany oraz dane obejmujące właściciela lub posiadacza pojazdu lub kierującego pojazdem (art. 129g ust. 2 pkt 1 lit d). Ponadto, zgodnie z art. 129g ust. 2 pkt 2, w postępowaniach w sprawach o wykroczenia, o których mowa w powołanym wyżej ust. 1, Inspekcja Transportu Drogowego prowadzi czynności wyjaśniające, kieruje do sądu wnioski o ukaranie, oskarża przed sądem oraz wnosi środki odwoławcze - w trybie i zakresie określonym w ustawie z dnia 24 sierpnia 2001 r. - Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia. Odmowa przyjęcia mandatu karnego powoduje bowiem konieczność ustalenia informacji niezbędnych dla sporządzenia wniosku o ukaranie i następnie skierowanie przedmiotowej sprawy na drogę postępowania sądowego.
Zgodnie z art. 57 § 2 Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia, wniosek o ukaranie powinien zawierać: imię i nazwisko oraz adres obwinionego, a także inne dane niezbędne do ustalenia jego tożsamości; określenie zarzucanego obwinionemu czynu ze wskazaniem miejsca, czasu, sposobu i okoliczności jego popełnienia; wskazanie dowodów; imię i nazwisko oraz podpis sporządzającego wniosek, a także adres gdy wniosek pochodzi od pokrzywdzonego. Zgodnie natomiast z art. 57 § 3 Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia, wniosek
o ukaranie składany przez oskarżyciela publicznego powinien ponadto zawierać wskazanie: przepisów, pod które zarzucany czyn podpada; miejsca zatrudnienia obwinionego oraz, w miarę możności, danych o jego warunkach materialnych, rodzinnych i osobistych; pokrzywdzonych, o ile takich ujawniono; wysokości wyrządzonej szkody; stanowiska osoby sporządzającej wniosek; sądu właściwego do rozpoznania sprawy; danych dotyczących uprzedniego skazania obwinionego za podobne przestępstwo lub wykroczenie, jeżeli oskarżyciel powołuje się na tę okoliczność.
Wyżej wskazane przepisy prawa precyzują więc, jaki zakres danych i informacji o osobie fizycznej może być przetwarzany przez Inspekcję Transportu Drogowego. Jednocześnie wskazać należy, iż informacje o warunkach materialnych, rodzinnych i osobistych osoby podejrzanej o popełnienie wykroczenia powinny być zawarte we wniosku o ukaranie wyłącznie „w miarę możności”.
Odnosząc się natomiast do uregulowań zawartych w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, Inspekcja Transportu Drogowego jest zobowiązana wykonywać operacje na danych osobowych zgodnie z przyznanymi jej kompetencjami i stosownie do obowiązujących przepisów prawa. Gdy w toku podejmowanych czynności gromadzi dane osobowe, powinna posiadać przesłankę legalności ich przetwarzania określoną w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych, zgodnie z którym przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, ewentualnie w art. 27 ust. 2 pkt 2 ustawy, tj. przepis szczególny innej ustawy zezwalający na przetwarzanie takich danych bez zgody osoby, której dane dotyczą, i stwarzający pełne gwarancje ich ochrony. Zgodnie natomiast z zasadą adekwatności, wyrażoną w art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych, administrator danych przetwarzający dane powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane te były merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane. Adekwatność danych w stosunku do celu ich przetwarzania powinna być rozumiana jako równowaga pomiędzy dobrem osoby, której dane dotyczą a interesem administratora danych. Oznacza to, że administrator danych nie może przetwarzać danych w zakresie szerszym niż niezbędny dla osiągnięcia zamierzonego celu, jak również danych o większym, niż uzasadniony tym celem stopniu szczegółowości. Równowaga będzie zachowana, jeżeli administrator zażąda danych tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do wypełnienia celu, w jakim dane są przez niego przetwarzane (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 1 grudnia 2005 r. Sygn. akt II SA/Wa 917/2005).

Jednocześnie GIODO wskazuje, że wiążące stanowisko tego organu w sprawie legalności konkretnego procesu przetwarzania danych osobowych może być zawarte wyłącznie w treści decyzji administracyjnej, wydanej po przeprowadzeniu postępowania w sprawie, na podstawie zebranego materiału dowodowego, z uwzględnieniem obowiązujących w dacie wydania decyzji przepisów prawa. GIODO może wszcząć takie postępowanie na skutek skargi osoby, której dane dotyczą i dopiero po jego przeprowadzeniu może ocenić zgodność przetwarzania danych osobowych z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych.