Od wielu lat prowadzona jest w Polsce dyskusja odnosząca się do reformy sądów i sądownictwa. Ostatnie wydarzenia, czyli kwarantanna polskiego społeczeństwa, wskazuje jak konieczna jest zmiana funkcjonowania polskiego sądownictwa. Brak możliwości „normalnego” funkcjonowania sądów w oparciu „tradycyjne” papierowe pisma, tradycyjną pocztę oraz bezpośredniość w znaczeniu fizycznej obecności na rozprawie jest ewidentna. Bardzo pozytywnie należy się odnieść do propozycji zawieszenia wszelkich terminów, zarówno procesowych jak i materialno-prawnych w związku z niemożnością „normalnego” funkcjonowania stron postępowań ale także sędziów. Takie działanie, w krótkim terminie, jest jak najbardziej wskazane i potrzebne.

Czytaj: Sądy hodują zaległości, choć dawno mogły działać online>>
 

Epidemia może trochę potrwać            

Wiele wskazuje, iż minimalizacja bezpośrednich kontaktów potrwa jednakże znacznie dłużej. Przebieg pandemii w Chinach, we Włoszech, Hiszpanii, ale także w Niemczech czy Francji wskazuje, iż nawet kilka miesięcy. Możemy w tym okresie zawiesić funkcjonowanie sądów, ale z wielu względów, w tym konstytucyjnego prawa dostępu do wymiaru sprawiedliwości, ale także czysto ludzkich, w tym społecznych  (możliwości składania pism do sądu, w miarę normalnego funkcjonowania, w tym zarabiania i płacenia wynagrodzenia pracownikom przez kancelarie prawne) zawieszenie w chwili obecnej terminów, aczkolwiek słuszne, nie zlikwiduje problemu, tylko odwlecze w czasie oraz spowoduje masowe składanie pism procesowych w przyszłości, co może się spotkać, z niemożnością w miarę terminowego „obrobienia” przez sądy.

Czytaj w LEX: Funkcjonowanie sądów i wymiaru sprawiedliwości w obliczu koronawirusa >

Rozwiązania prowizoryczne i systemowe       

W tym kontekście 20 marca 2020 r. pojawiło się ciekawe i zasługujące na aprobatę co do kierunku Zarządzenie Prezesa Sądu Okręgowego w Warszawie Nr 94/2020, akceptujące jako skutecznie złożone, pisma procesowe zawierające środki zaskarżenia (a wiec nie wszystkie pisma procesowe) przesłane na wskazany w Zarządzeniu adres elektroniczny. Jest to pozytywna próba ratowania trudnej w chwili obecnej sytuacji.

 


Należy wobec powyższego poważnie zastanowić się nad systemowymi rozwiązaniami, tym bardziej iż odpowiednie przepisy procedury cywilnej dopuszczające funkcjonowanie sądu online zostały wprowadzone w 2015. Naukowcy współpracujący w ramach Wirtualnej Katedry Etyki i Prawa (konsorcjum polskich Uniwersytetów, NASK, oraz PAN) przygotowało rekomendacje w tym zakresie. Przedstawimy kilka z nich.

Czytaj w LEX: Konsekwencje wprowadzenia stanu epidemii >

Duży potencjał wideokonferencji

Wydaje się, iż przy niewielkich zmianach organizacyjnych i legislacyjnych można wprowadzić już teraz doręczenia elektroniczne, składanie pism procesowych elektronicznie oraz rozprawy przez wideokonferencję. Bez konieczności zmian przepisów ustawowych.  Nie ma wątpliwości, że komunikacja elektroniczna pomiędzy sądem a stronami umożliwi realizację prawa do sądu, dotrzymania terminów procesowych i metarialnoprawnych, a od strony sądu, umożliwi po prostu dalszą jego działalność. Brak  dedykowanego systemu teleinformatycznego wywoła spore niedogodności – zarówno dla sędziów jak i pełnomocników oraz obywateli, ale na czas Covid-19 należy, nie bacząc na dyskomfort pracy, a często konieczność nauczenia się nowego sposobu pracy i pozyskanie nowych kompetencji, uruchomić narzędzia już istniejące i pozwalające od razu na uruchomienie możliwości kontaktu z sądami online.

Czytaj w LEX: Okiem IOD: ochrona danych osobowych osób skierowanych na izolację i chorych >

Potrzebne elektroniczne biura podawcze

Jednym z działań, jakie sugerujemy jako naukowcy, jest uruchomienie elektronicznego biura podawczego. Polskie sądy nie mają specjalnego, dedykowanego w tym zakresie oprogramowania – dlatego sugerujemy wykorzystanie funkcjonującego od lat Profilu zaufanego ePUAP jako podstawowego narzędzia do kontaktów obywateli z administracją. Argumentów za takim rozwiązaniem jest kilka: po pierwsze działa, po drugie każdy sąd posiada skrzynkę odbiorczą na ePUAPie a przynajmniej powinien ją mieć. Pełnomocnicy w części już posiadają swoje profile zaufane na ePUAP, a ci którzy ich nie mają, mogą je utworzyć z wykorzystaniem bankowości elektronicznej (identyfikacja bankowa) lub zgodnie z propozycją rządowego projektu ustawy z 21 marca 2020 r. mogą zdalnie utworzyć „tymczasowy” Profil Zaufany na czas Covid-19 poprzez komunikację online z urzędnikiem, który zweryfikuje tożsamość.

Czytaj w LEX: Zagrożenie koronawirusem a prawo do prywatności >

System ten stałby się systemem teleinformatycznym określonym w art. 125 k.p.c. Dokumenty składane przez elektroniczne biuro podawcze powinny być opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym (należy pilnie dopuścić zdalne pozyskiwanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego) lub podpisem zaawansowanym. Podpis zaufany w Profilu Zaufanym ePUAP może spełniać wymogi art. 3 pkt. 11 Rozporządzenia eIDAS. Nie trzeba zatem zmieniać jakichkolwiek przepisów ustawowych aby uruchomić elektroniczne biuro podawcze. Wystarczy rozporządzenie wykonawcze na podstawie delegacji z art. 126 k.p.c. Można też pomyśleć o dopuszczeniu składania pism na adres mailowy sądu ale podpisanych zgodnie z art. 126 k.p.c. Należy jednak pamiętać (w tym szczególnie pełnomocnicy) o konieczności zachowania bezpieczeństwa i tajemnicy korespondencji przy składaniu w taki sposób pism. Rygory te powinny być w przepisach wykonawczych. Wysłanie nieszyfrowanego maila – nie jest najbezpieczniejszym rozwiązaniem.

Czytaj w LEX: Instrumenty przymusu stosowane wobec osób podejrzanych oraz chorych na choroby zakaźne (w tym COVID 19) >

Skan pisma w sprawie zawieszenia terminu

Warto się zastanowić, nad dopuszczeniem dla nieprofesjonalistów możliwości składania skanów pism z własnoręcznym podpisem, które by zawieszały terminy ale które wymagałyby późniejszego doręczenia oryginału (skutek by następował bez wezwania sądu, po dosłaniu oryginału, ale termin przerywałby mail). Takie rozwiązanie nie powinno jednak odnosić się do pełnomocników zawodowych, gdyż niepotrzebnie dublowałoby pisma i zwiększało pracę w sądzie. To czy pisma w sądzie byłby drukowane, czy funkcjonowałyby w postaci elektronicznej jest kwestią organizacyjną i powinny być uregulowane w rozporządzeniu. Podpisany dokument elektroniczny powinien jednak być przechowywany w postaci elektronicznej.

Czytaj w LEX: Prawa i obowiązki pełnomocników procesowych w praktyce w związku z koronawirusem >

 


Portal sądów wykorzystać do doręczeń          

Doręczenia elektroniczne w relacji pomiędzy sądem a pełnomocnikami procesowymi będącym adwokatami, radcami prawnymi, rzecznikami patentowymi i radcami Prokuratorii Generalnej RP mogą przebiegać w oparciu o system teleinformatyczny, zwany popularnie „Portalem Informacyjnym Sądów”. Już obecnie na tym portalu mają swoje konta pełnomocnicy profesjonalni i przez to uzyskują dostęp do podstawowych informacji o  sprawie. W portalu tym są publikowane także dokumenty sądowe (orzeczenia, uzasadnienia, wezwania, zawiadomienia itd.)
Zatem jeżeli przyjąć, że Portal Informacyjny w oparciu o przepis art. 131(1) par. 1 k.p.c. jest systemem teleinformatycznym, za pośrednictwem którego sąd może dokonywać doręczeń dokumentów sądowych, to zmianie podlegać powinno jedynie rozporządzenie wykonawcze Ministra Sprawiedliwości wydane na podstawie art. 131(1) par. 3 k.p.c. Tym systemem doręczeń dokumentów sądowych można objąć także przedsiębiorców w procesach prowadzonych na podstawie przepisów o postępowaniu w sprawach gospodarczych. Należy przy tym zauważyć, iż pełnomocnicy którzy są wykluczeni cyfrowo i nie chcieliby aby doręczano im elektronicznie pisma mają możliwość rezygnacji z takiego doręczenia na podstawie art. 131(1) § 2(1). Z drugiej strony, skoro utworzyli konto w Portalu to wykluczeni cyfrowo raczej nie są…

Czytaj w LEX: Bieg terminu przedawnienia roszczeń w dobie epidemii >

Zdalny udział stron w rozprawie

Wydaje się, że już obecnie celowym jest umożliwienie udziału pełnomocnikom procesowym oraz ich stronom w rozprawie sądowej przez wideokonferencję bezpośrednio z kancelarii profesjonalnego pełnomocnika.  Obecnie przepis art. 151 k.p.c. przewiduje taką możliwość jedynie wówczas, gdy strona uczestniczy w rozprawie w innym sądzie niż sąd rozpoznający sprawę.  Z uwagi jednak na rozwój środków technicznych, powszechnie dostępnych, możliwym byłoby to z wykorzystaniem dowolnego komunikatora elektronicznego z funkcją transmisji audio-wideo. W takim przypadku wymagana jest jednak zmiana art. 151 k.p.c., który nie pozwala na komunikację zdalną z innego miejsca, niż sąd.

Czytaj w LEX: Funkcjonowanie kancelarii notarialnej w trakcie epidemii SARS-CoV-2 >

Czas Covid-19, to czas zwiększonego wysiłku nas wszystkich. Rozwiązań technicznych nie do końca przez nasz wymarzonych. Jednakże naszym priorytetowym celem powinno być utrzymanie w funkcjonowaniu polskiego państwa w tym wymiaru sprawiedliwości. Odpowiednie przepisy już mamy. Potrzeba tylko zmian organizacyjnych, a co za tym idzie wprowadzenia odpowiednich przepisów wykonawczych. Będziemy wówczas mogli funkcjonować online.

Autorzy:
Prof. dr hab. Jacek Gołaczyński, Uniwersytet Wrocławski, 
Dr hab. Dariusz Szostek, ​profesor Uniwersytetu Opolskiego, radca prawny