Obecnie działalność najróżniejszych instytucji, firm i organizacji, począwszy od jednostek administracji państwowej oraz samorządowej, a na przedsiębiorstwach skończywszy, związana jest z koniecznością gromadzenia, ewidencjonowania i przechowywania różnego rodzaju dokumentów, których przy ciągłych zmianach gospodarczych oraz  prawnych w kraju, wciąż przybywa. Stanowią one podstawę funkcjonowania każdej organizacji. Same instytucje wydają  wiele różnorodnych regulacji wewnętrznych oraz  dokumentów istotnych z punktu widzenia ich funkcjonowania. Taka potrzeba wynika z przepisów prawa. Przykład: obowiązek informowania obywateli o swojej działalności związanej z wydawaniem publicznych pieniędzy (konieczność publikacji dokumentów na stronach internetowych instytucji np. na BIP).  Ale również z wymogów związanych z rozwojem strategicznym instytucji, czy organizacji oraz  bezpośrednim ich funkcjonowaniem.  

Kłopoty z nadmiarem

Specjaliści twierdzą, że obecnie gromadzenie dokumentów, to warunek dobrego działania w państwie demokratycznym. Każda organizacja, także  organy administracji publicznej, nie mogłaby sprawnie funkcjonować nie wiedząc, w jakim stanie się znajduje i do czego powinna dążyć, aby się dynamicznie rozwijać i efektywniej pracować. Tego nie sposób zrobić bez odpowiednio dużej bazy zgromadzonych  dokumentów, możliwości szybkiego zaznajomienia się z ich treścią oraz obowiązującymi regulacjami, które często się zmieniają.
Przy obecnie zaawansowanych technologiach informatycznych gromadzenie i przechowywanie dokumentów nie jest zbyt trudnym wyzwaniem. Prawdziwe problemy pojawiają się dopiero przy próbie szybkiego dotarcia do określonych treści, zwłaszcza kiedy są zapisywane na różnych nośnikach (papierowych, elektronicznych), jak również w rozmaitych formatach (Word, PDF, JPG, html). W niektórych instytucjach regulacje te znajdują się też w różnych pomieszczeniach (budynkach), na różnych komputerach lub w wielu segregatorach. Każda instytucja ma też swoje archiwa dokumentów wydanych w poprzednich latach, których są setki, tysiące, a czasami dziesiątki tysięcy.
Z reguły za te zbiory odpowiada wiele osób.  Zawierają one tak dużo dokumentów, że pracownicy, szczególnie nowi, mają kłopoty z szybkim odnalezieniem właściwego z nich. Często ktoś doświadczony musi im pomagać w ich wyszukiwaniu. Dodatkowe problemy pojawiają się, gdy pracownik dysponujący określonym dokumentem jest na zwolnieniu lub urlopie. Wykonujący jego obowiązki musi przewertować tysiące  wewnętrznych regulacji by go odnaleźć nie mając często pewności, czy jest jeszcze obowiązujący. Najwięcej trudność jest z dotarciem do regulacji z przed wielu lat. Łatwo wtedy   przeoczyć obligatoryjny terminy podjęcia decyzji czy podpisania umowy.
Niektóre z dokumentów wykorzystuje się w pracy znacznie  częściej, niż inne. Zmusza to do żmudnego śledzenia wszystkich zmian je regulujących oraz ciągłego uzupełniania dokumentów o nowe wpisy. W tej sytuacji oczywista wydaje się sugestia administratorów tych zbiorów, aby dać im do rąk skuteczne narzędzie, które by automatycznie wprowadzało zmian w systemie przechowywanych dokumentów czy akt oraz zapisywało je tak, aby szybko i łatwo można je było odnaleźć. 

Kto, co, gdzie i kiedy?

Rozwiązaniem tych problemów byłaby centralna baza dokumentów, w której,  w ujednoliconej formie i co najważniejsze - pozwalającej szybko zorientować się co do aktualności dokumentu dzięki nadaniu każdemu z nich metryki zawierającej informację o dacie  początku i końca ich obowiązywania. Ważne też, by baza ta mogła być na bieżąco, automatycznie nowelizowana przez  system.
Biorąc pod uwagę  wszystkie te uwarunkowania  firma Wolters  Kluwer Polska przygotowała zintegrowany, jednolity system pod nazwą „Baza Aktów Własnych” (BAW), który powinien zadowolić wszystkich administratorów, a przede wszystkim zwykłych  użytkowników baz dokumentów.

- Wielu klientów od dawna pyta nas o możliwość dostarczenia  specjalistycznych, zaawansowanych systemów gromadzenia i wyszukiwania dokumentów taki jak np. akty własne instytucji, bazy orzeczeń czy rejestry pełnomocnictw.  Dlatego stworzyliśmy system, który sprawi, że uciążliwe dotychczas sposoby ich wyszukiwania oraz określenia czy dokument jeszcze obowiązują czy już nie,  stanie się proste i szybkie – zapewnia Radosław Łukasik, dyrektor Segmentu ds. Administracji Państwowej Wolters Kluwer Polska Sp. z o.o.
Nowy produkt sygnowany przez Wolters Kluwer Polska, wydawcę Systemu Informacji Prawnej (SIP) LEX oraz profesjonalnych serwisów branżowych ABC,  uwzględnia wszystkie zasady łatwego i skutecznego gromadzenia , przechowywania i wyszukiwani dokumentów. Ponad 20 lat doświadczeń w  tworzeniu SIP LEX pozwoliło stworzyć bazę aktów prawnych zawierającą ponad 1,5 mln dokumentów. Nowa baza stanowi odpowiedź wydawnictwa na potrzeby klientów posiadających coraz większe zbiory aktów własnych regulujących funkcjonowanie ich organizacji. Każda instytucja tworzy przecież najróżniejsze procedury, regulaminy, wnioski, instrukcje, decyzje, zarządzenia, upoważnienia.  Jest ich coraz więcej i więcej. Jak się w tym wszystkim połapać?
Rozwiązaniem jest posiadanie „Bazy Aktów Własnych”, systemu współpracującego z SIP LEX. Główne jego atuty to m.in.: łatwy i szybki dostęp do dokumentów, prostota użytkowania i dostosowanie do potrzeb określonego użytkownika. BAW zapewnia natychmiastowy dostęp w dowolnym czasie, w jednym miejscu do wszystkich aktów własnych oraz  aktów prawa powszechnego (dotyczy to użytkowników SIP LEX). Możliwość łączenia się z SIP LEX i możliwość korzystania ze wszystkich znajdujących się tam informacji, to cecha wyjątkowa systemu, wyróżniająca go z wielu innych będących na rynku. Dzięki temu mają oni bezpośredni dostęp do potrzebnych dokumentów, z jasną, klarowną informacją o ich statusie formalnym, m.in. od kiedy i do kiedy obowiązuje. Jeśli przestanie obowiązywać system automatycznie przeniesie go do bazy danych archiwalnych.

Zalety korzystania z BAW

System składa się  z trzech podbaz dokumentów oznaczonych różnymi kolorami: obowiązujących, archiwalnych i czekających na wejście w życie. Ciekawą cechą systemu jest też informowanie jego użytkowników o nowych dokumentach wpływających do niego wpływających. - Każdy z użytkowników systemu może  zamówić alert e-mailowy informujący, że do systemu, wpłynęły nowe dokumenty dotyczące zmian tych  regulacji  wewnętrznych instytucji, na podstawie których użytkownik ten funkcjonuje w swojej organizacji, podejmuje decyzje i inne czynności. Baza, gromadzi dokumenty w sposób uporządkowany, pod hasłami  indeksu przedmiotowego (listy haseł) są zawarte te dokumenty , które regulują  określony hasłem przedmiot np. pod hasłem PRACA - akty normujące zasady postępowania z pracownikami firmy, pod hasłem PREMIOWANIE akty zawierające zasady premiowania pracowników itd.   Każdy z dokumentów  posiada   metrykę zawierającą dane co do: autora dokumentu, daty jego wydania, uchwalenia, daty publikacja, daty wygaśnięcia lub uchylenia oraz inne dane opisujące dokument, dowolnie zdefiniowane przez użytkownika bazy - wyjaśnia Radosław Łukasik.
Dokumenty przechowywane centralnie w bazie są w razie potrzeby dostępne wszystkim zainteresowanym. Łatwość dostępu, odnajdywania i korzystania ze  zbiorów regulacji wewnętrznych organizacji to jedne z ważniejszych zalet BAW. Jeśli jednak zajdzie taka potrzeba, system umożliwia zarządzanie uprawnieniami dostępu,  do określonych dokumentów dla określonych  grup użytkowników systemu.  Przykładowo, dany dokument może być dostępny dla zarządu,  głównego księgowego, a dla pracowników i innych działów instytucji  już nie.
System BAW pozwala uporządkować olbrzymią bazę dokumentów własnych w sposób systemowy, także dzięki: podziałowi aktów prawnych na bazy wg oceny ich obowiązywania, powiązaniu dokumentów we wzajemne relacje np. „uchyla”,  „zmienia”, „wykonuje”. Systemowość aplikacji oznacza również  to, że jeżeli nowy akt wprowadzony do bazy uchyli 20 innych, system w dniu ich uchylenia automatycznie oznaczy je jako nieobowiązujące – użytkownik nie musi ręcznie oznaczać 20 aktów jako nieobowiązujących .  Równocześnie na skrzynkę mailową użytkownika wyśle informację o fakcie ich uchylenia.
System wyszukiwania dokumentów jest podobny do tego stosowanego w  SIP LEX, dobrze znany ogromnej liczbie użytkowników posługujących się SIP LEX. Ich nie trzeba przekonywać do pomocy profesjonalisty w uporządkowaniu zgromadzonych regulacji wewnętrznych przy wykorzystaniu narzędzi oferowanych przez Wolters Kluwer Polska, doświadczonego lidera w dostarczaniu informacji prawnej.

Prost, wygodny i  poufny

- Platforma BAW to intuicyjne narzędzie  dla użytkowników SIP LEX pozwalające na różne sposoby wyszukiwania dokumentów znane z  SIP LEX, jak:  hasła, szukane słowo w treści aktu czy półki z rocznikami. Przy czym jest to narzędzie elastyczne, dostosowujące się do potrzeb różnych użytkowników. System porządkuje dokumenty określając ich cechy formalne, jak metryka zawierająca m.in. miejsce jego publikacji, wskazanie rangi dokumentu/aktu,  autora opracowania oraz dat: publikacji dokumentu, jego wejścia w życie oraz obowiązywania. Określa również relacje pomiędzy po szczególnymi dokumentami (aktami). BAW  zapewnia porządek w zarządzaniu aktami własnymi  ( możliwość indeksowania dokumentów, tworzenia ich  metryk itp.) – chwali BAW dyrektor Łukasik.
BAW daje przy tym gwarancję poufności m.in. dzięki wspomnianej wcześniej możliwości nadawania uprawnień do określonych zbiorów dokumentów wybranym grupom użytkowników. System umożliwia tworzenie i wgląd w relacje między dokumentami, dając jednocześnie pewność stosowania właściwych, czyli obowiązujących regulacji. Pozwala bowiem określić status obowiązywania dokumentów, a dzięki relacjom z aktami SIP LEX zapewnia szybki dostęp np. do ustaw będących podstawą wydania danego aktu własnego instytucji, a także informowania pracowników o regulacjach ich obowiązujących.
Dyrektor Łukasik przyznaje, że chciałby nowym produktem zainteresować nie tylko duże instytucje, korporacje prawne czy uczelnie, ale również rynek małych i średnich przedsiębiorstw, w których utrzymanie specjalistycznej bazy dokumentów przyjaznej użytkownikom byłyby pożądanym, najlepszym rozwiązaniem. Potencjał tego rynku jest ogromny. Jego wartość analitycy szacują na 800 mln zł rocznie. Według szacunków Głównego Urzędu Statystycznego z systemów wspierających  korzysta niewiele firm. W ubiegłym roku oprogramowanie różnego rodzaju systemami miało ok. 11 proc. przedsiębiorstw (średnia europejska to 22 proc.). Nieco powszechniej firmy te korzystają z baz zbierania i przechowywanie  informacji. W ub. r. korzystało z nich 17 proc. przedsiębiorstw.   

Włodzimierz Kaleta