Współpracownik tez musi prowadzić ewidencję pojazdu
Jeżeli samochód będzie przekazany osobie współpracującej do wykorzystania wyłącznie na potrzeby działalności podatnika a nie potrzeby prywatne, wówczas podatnik nie utraci prawa do 100 proc. VAT naliczonego - wyjaśnia ekspert Vademecum Głównego Księgowego.
Pytanie
Podatnik prowadzi działalność gospodarczą, w której wykorzystywane są samochody zarówno ciężarowe, jak i osobowe. Zgodnie z nowymi przepisami VAT, są to samochody zarówno ze 100 proc. odliczeniem VAT, jak i 50 proc. Pytanie dotyczy samochodu wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej, zgłoszonego do urzędu skarbowego na druku VAT-26, uprawniającym do pełnego odliczenia VAT.
Czy przekazanie do użytkowania tego samochodu osobie współpracującej (żonie) rodzi jakieś skutki podatkowe?
Jaka musi być tutaj poprowadzona dokumentacja, jak wygląda kwestia "kilometrówki" w takim przypadku?
Odpowiedź
Jeżeli samochód będzie przekazany osobie współpracującej do wykorzystania wyłącznie na potrzeby działalności podatnika a nie potrzeby prywatne, wówczas podatnik nie utraci prawa do 100 proc. VAT naliczonego. Przekazanie samochodu osobie współpracującej nie znosi obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu.
Uzasadnienie
Zgodnie z definicją zamieszczoną w art. 2 pkt 34 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług - dalej u.p.t.u., od 1 kwietnia 2014 r. za pojazdy samochodowe uznawane są pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym, o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.
Na podstawie art. 86a ust. 1 u.p.t.u., w przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego stanowi tylko połowa kwoty podatku od towarów i usług. Ograniczenie takie nie ma zastosowania w przypadku gdy pojazdy są wykorzystywane wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej podatnika lub konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie.
Na podstawie art. 86a ust. 4 pkt 1 u.p.t.u. pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Jak zostało wskazane w treści pytania, podatnik stosuje regulację przywołaną w poprzednim zdaniu, złożył VAT-26 i rozlicza 100 proc. VAT. Samo przekazaniem pojazdu do używania osobie współpracującej nie pozbawia podatnika prawa do rozliczania 100 proc. VAT jeżeli w dalszym ciągu jest on wykorzystywany wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności (a nie na potrzeby prywatne).
Zobacz: Chcesz odliczyć pełny VAT od samochodu musisz prowadzić ewidencję >>
Przekazanie samochodu osobie współpracującej nie znosi obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu. W przypadku gdy pojazd samochodowy jest udostępniany osobie niebędącej pracownikiem ewidencja winna zawierać:
1) numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2) dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3) stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
4) dokonany przez osobę udostępniającą pojazd:
a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel udostępnienia pojazdu,
c) stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
f) imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.
5) liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
Przypomnijmy, że w przypadku używania pojazdu przez samego podatnika lub pracownika, w poz. 4 należy zamieścić wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu obejmujący:
a) kolejny numer wpisu,
b) datę i cel wyjazdu,
c) opis trasy (skąd – dokąd),
d) liczbę przejechanych kilometrów,
e) imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem
– potwierdzony przez podatnika w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem.
Na zakończenie muszę zaznaczyć, że chociaż wykorzystanie pojazdu przez osobę nie będącą pracownikiem, zasadniczo, upoważnia do stosowania skróconej ewidencji, to jednak uważam, iż w sytuacji, w której z pojazdu korzysta na potrzeby samego podatnika osoba współpracująca z podatnikiem, z ostrożności podatkowej, należałoby prowadzić pełną ewidencję – obawiam się, że organy mogą stać na stanowisku, że faktycznie jest to wykorzystanie przez podatnika (dla którego osoba współpracująca jeździ pojazdem).
Odpowiedź pochodzi z programu Vademecum Głównego Księgowego
