1. Wprowadzenie
Z dniem 1 stycznia 2007 r. ustawodawca wprowadził ograniczenie, iż do kosztów uzyskania przychodów nie można w ogóle zaliczyć żadnych wydatków na reprezentację, w tym wydatków na zakup ogólnie pojętych artykułów spożywczych i usług gastronomicznych. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f., w art. 23 ust. 1 pkt 23 stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodu kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Teoretycznie powołana regulacja prawna wydaje się jasna i klarowna, praktycznie chyba żadna inna norma prawa nie pozostawia tak wiele wątpliwości jak właśnie fakt, które wydatki są wydatkami reprezentacyjnymi, a jakie nie; a w efekcie, jakie wydatki można ująć w prowadzonych księgach, a jakie nie podlegają ewidencjonowaniu. Wątpliwości niestety przysporzył sam ustawodawca, bowiem nie zdefiniował ani w przepisach u.p.d.o.f., ani w żadnych innych aktach prawnych pojęcia reprezentacji.
Posiłkowanie się jedynie definicją słownikową niestety jest źródłem nieskończonych pomysłów interpretacyjnych, a co za tym idzie – ciągłej wątpliwości, co do stosowania ww. regulacji w sposób prawidłowy i zgodny z prawem.
2. Usługi gastronomiczne oraz zakup artykułów spożywczych w kosztach podatkowych
Powołana już regulacja art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f. reguluje, że nie stanowią kosztów uzyskania przychodów koszty reprezentacji, w szczególności koszty poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Jest to wyjątek od zasady, która wynika z regulacji art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. Kosztami uzyskania przychodów są bowiem koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w negatywnym katalogu kosztów przedstawionym w art. 23 u.p.d.o.f.
Decydującym czynnikiem, który uprawnia przedsiębiorcę do zaliczenia określonego wydatku do podatkowych kosztów uzyskania przychodu, jest zatem poniesienie wydatku w związku ze źródłem przychodów, czyli prowadzoną pozarolniczą działalnością gospodarczą. Oznacza to, że każdorazowo poniesiony koszt powinien być przeanalizowany przez podatnika w celu ustalenia i wskazania adekwatnego związku danego wydatku z przychodami przy uwzględnieniu racjonalności działania danego pomiotu. Trzeba bowiem pamiętać, że podatkowe koszty uzyskania przychodu to wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością. Oznacza to, że nie każdy wydatek, który został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia przychodów może być kosztem podatkowym. Spotkać można, przykładowo, opinię organów podatkowych, że wydatki poniesione na zakup np. usług gastronomicznych w związku z zaproszeniem kontrahenta na rozmowy negocjacyjne jest nieracjonalny, bowiem podatnik mógł swojego partnera handlowego odwiedzić w jego siedzibie firmy, a tym samym uniknąć kosztów np. zakupu kolacji czy obiadu.
3. Definicja reprezentacji
Pojęcie reprezentacji nie zostało przez ustawodawcę zdefiniowane na gruncie przepisów ustaw podatkowych. Wobec powyższego każdorazowo podnosząc temat reprezentacji należy odnieść się do definicji słownikowej. Minister Finansów piśmie z dnia 17 lipca 1995 r., PO 4/AK-722-702/95, stwierdził, że wobec braku definicji legalnej pojęcia „reprezentacja” należy przyjąć jego wykładnię językową. Skutkuje to koniecznością sięgania do definicji słownikowej w celu ustalenia jego znaczenia.
Wśród wielu znaczeń wskazanych w reprezentacja to:
•wg „Słownika języka polskiego” pod red. M. Szymczaka, Wydawnictwo PWN, Warszawa 1992: okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną;
•wg „Uniwersalnego słownika języka polskiego” pod red. prof. Stanisława Dubisza, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007: okazałość, wystawność czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną.
Pojęcie „okazały” jest zdefiniowane jako: wspaniały, imponujący wygląd, obfitość, wystawność, przepych, wspaniałość. Zaś termin „wystawny” oznacza świadczący o zamożności, okazale urządzony, zorganizowany, bogaty, wspaniały, suty.
Przenosząc wskazane definicje na grunt prawa podatkowego, należałoby stwierdzić, że reprezentacja to każde działanie skierowane na kontrahenta, czy to potencjalnego, czy istniejącego, czy też na osobę trzecią mające na celu stworzenie oczekiwanego wizerunku przedsiębiorcy w celu ułatwienia zawarcia umowy lub też w celu stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W kontekście wymienionych w u.p.d.o.f. przykładów wydatków reprezentacyjnych, tj. na gastronomię, żywność i napoje, należy stwierdzić, że ww. wydatki będą uznawane za reprezentacyjne tylko wtedy, gdy ich poniesieniu będzie przyświecał cel wykreowania, czy stworzenia pozytywnego wizerunku firmy, uwypuklenia jej zasobności i profesjonalizmu. Wydatki ponoszone w takim celu jednocześnie w sposób pośredni promują samą firmę, wpływają na zapewnienie firmie pozycji na rynku poprzez stworzenie określonego, pożądanego wizerunku przedsiębiorstwa oraz wykreowanie pożądanych relacji z kontrahentami, czy to już obecnymi, czy potencjalnymi.
Pojęcie reprezentacji na gruncie prowadzenia firmy dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje, co do zasady, w związku z zakresem prowadzonej działalności gospodarczej. Koszty reprezentacji przede wszystkim służą osiągnięciu celu, jakim jest zachęcenie do nawiązywania nowych oraz podtrzymania już zawartych kontaktów handlowych.
Przy próbie oceny, czy dany wydatek jest wydatkiem reprezentacyjnym należy przede wszystkim zidentyfikować cel, w jakim określony koszt został poniesiony. Jeżeli zasadniczym lub dominującym celem jest poniesienie wydatku w celu wykreowania określonego, pożądanego obrazu przedsiębiorcy, to taki wydatek niewątpliwie jest wydatkiem reprezentacyjnym, a tym samym jest wykluczony z katalogu kosztów podatkowych.
To słowo wstępu dotyczące zasad kwalifikowania wydatków do wydatków reprezentacyjnych jest w podejmowanym temacie konieczne, bowiem wydatki na zakup usług gastronomicznych, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, częstokroć są kosztami reprezentacyjnymi.
Sama jednak kwalifikacja danego wydatku do kategorii usług gastronomicznych, żywności albo napojów nie przesądza jednak o zaliczeniu ich do kosztów reprezentacji. WSA w Warszawie w wyroku z dnia 12 czerwca 2008, III SA/Wa 157/08, zaznaczył, że wymienienie jako przykładowych wydatków reprezentacyjnych np. usług gastronomicznych, zakupu żywności, napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, iż wydatki te nigdy nie będą kosztami podatkowymi. Stwierdzić należy, że nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.
Powyższe potwierdzają m.in. interpretacje podatkowe wydane przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 27 sierpnia 2009 r., IPPB5/4240-24/09-2/AM oraz z dnia 30 października 2008 r., IPPB3/423-1220/08-2/MW.
Nabycie usług gastronomicznych w zależności od charakteru, okoliczności, miejsca spotkania, sytuacji, może być uznane za poniesienie zwykłych kosztów uzyskania przychodów, bądź za poniesienie kosztów na reprezentację. Zaznaczyć należy, że z powołanej na wstępie podstawy prawnej nie sposób przyjąć wykładni, która każdy wydatek na usługi gastronomiczne, zakup żywności lub napojów traktowałaby jak wydatek reprezentacyjny. Takie założenie prowadziłoby do nierównego traktowania np. podmiotów prowadzących obrót tego rodzaju dobrami.
4. Wydatki ponoszone na gastronomię w trakcie spotkań biznesowych z kontrahentami i potencjalnymi kontrahentami
Prowadząc działalność gospodarczą, nie sposób z sukcesem istnieć na rynku bez spotkań, prowadzenia negocjacji, rozmów handlowych. Rozmowy biznesowe, pertraktacje, spotkania gospodarcze są przeprowadzane na rożne sposoby. Popularnością cieszy się zapraszanie kontrahentów do siedziby własnej firmy, bądź też podejmowanie kontrahentów w restauracjach, hotelach czy innych placówkach, specjalizujących się w świadczeniu usług gastronomicznych. Należy podkreślić, że o tym, jak podjąć kontrahenta, w jaki sposób przeprowadzić spotkanie, co jest konieczne, a co zbędne w związku z prowadzonymi rozmowami – zawsze decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku jednak spoczywa obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przedsiębiorca powinien umieć wskazać, jakie znaczenie dla wysokości osiągniętych przychodów miało poniesienie poszczególnych wydatków.
4.1. Wydatki ponoszone na gastronomię w trakcie podejmowania kontrahentów w siedzibie firmy
Prowadząc rozmowy handlowe w siedzibie własnej firmy, niepodobna nie poczęstować kontrahenta kawą czy herbatą. Najczęściej ponoszone wydatki związane z podejmowaniem gości w siedzibie przedsiębiorcy to drobne słodycze, ciastka, paluszki, owoce, kanapki, catering z przekąskami oraz napoje, tj. soki, kawa, herbata, a także dodatki (cytryna czy śmietanka do kawy).
Podjęcie decyzji o tym, czy ww. wydatki podlegają zaliczeniu do podatkowych kosztów uzyskania przychodów jest uzależnione od tego, czy wydatki te będą wydatkami reprezentacyjnymi.
Jak wskazałam na wstępie, wydatki spełniające znamiona reprezentacji to takie, które wskazują na okazałość, wystawność, przepych itp. W świetle powyżej przytoczonych definicji reprezentacji trudno jest przypisać wydatkom na paluszki czy herbatę cechę wystawności. Wydatkami reprezentacyjnymi, a tym samym wydatkami na reprezentacyjne usługi gastronomiczne, są takie wydatki, które odbiegają od powszechnie przyjętych standardów podejmowania kontrahentów ze względu właśnie na np. wystawność, mają na celu uwypuklenie zasobności, przepych, okazałość. W świetle powyższego zaproponowanie kontrahentowi w trakcie spotkania kawy czy herbaty nie może być uznane za wydatek reprezentacyjny, który jest wyłączone z podatkowych kosztów uzyskania przychodów. Wyjście z propozycją skorzystania z drobnej przekąski, czy czegoś do napicia jest przejawem dobrego wychowania, a przede wszystkim powszechnie obowiązującym standardem. Zatem wydatki na ww. zakupy służą zaspokojeniu powszechnie obowiązujących kanonów kultury w firmie, a co za tym idzie – koszty zakupu drobnych przekąsek i napojów podawanych kontrahentowi w siedzibie firmy należy zakwalifikować do podatkowych kosztów uzyskania przychodów. Do powyższego przychylają się interpretacje organów, w tym np. Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 29 grudnia 2008 r., ILPB1/415-810/08-4/AA, czy Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 30 października 2008 r., IPPB3/423-1220/08-2/MW. Organy podkreślają, że wydatki z tytułu zakupu kawy, herbaty, soków, wody mineralnej, słodyczy oraz usługi z firmy cateringowej, jeśli nie noszą znamion reprezentacji, są zwyczajowo przyjęte i nie mają charakteru okazałości – stąd mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.
Podobnie orzekł Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 3 grudnia 2009 r., IPPB1/415-752/09-2/EC.
Nie tylko jednak ciastko i paluszki mogą być kosztem w sytuacji podejmowania kontrahenta w siedzibie firmy. W interpretacji z dnia 3 lutego 2009 r., IPPB5/423-253/08-2/MW, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie zauważył, że nawet zaserwowanie obiadu zamówionego do siedziby firmy będzie kosztem podatkowym.
Reasumując, można przytoczyć interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 19 listopada 2009 r., ITPB3/423-521/09/PS: posiłki serwowane w trakcie spotkań z kontrahentami w siedzibie firmy nie mają charakteru reprezentacyjnego i wydatki na nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, w przeciwieństwie do poniesionych podczas spotkań w restauracjach, które są wyłączone z kosztów. Zaliczając jednak do kosztów podatkowych wydatki na gastronomię, należy pamiętać, by posiłkom nie towarzyszył element wystawności i okazałości.
Edyta Koślacz
Z dniem 1 stycznia 2007 r. ustawodawca wprowadził ograniczenie, iż do kosztów uzyskania przychodów nie można w ogóle zaliczyć żadnych wydatków na reprezentację, w tym wydatków na zakup ogólnie pojętych artykułów spożywczych i usług gastronomicznych. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f., w art. 23 ust. 1 pkt 23 stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodu kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Teoretycznie powołana regulacja prawna wydaje się jasna i klarowna, praktycznie chyba żadna inna norma prawa nie pozostawia tak wiele wątpliwości jak właśnie fakt, które wydatki są wydatkami reprezentacyjnymi, a jakie nie; a w efekcie, jakie wydatki można ująć w prowadzonych księgach, a jakie nie podlegają ewidencjonowaniu. Wątpliwości niestety przysporzył sam ustawodawca, bowiem nie zdefiniował ani w przepisach u.p.d.o.f., ani w żadnych innych aktach prawnych pojęcia reprezentacji.
Posiłkowanie się jedynie definicją słownikową niestety jest źródłem nieskończonych pomysłów interpretacyjnych, a co za tym idzie – ciągłej wątpliwości, co do stosowania ww. regulacji w sposób prawidłowy i zgodny z prawem.
2. Usługi gastronomiczne oraz zakup artykułów spożywczych w kosztach podatkowych
Powołana już regulacja art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f. reguluje, że nie stanowią kosztów uzyskania przychodów koszty reprezentacji, w szczególności koszty poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Jest to wyjątek od zasady, która wynika z regulacji art. 22 ust. 1 u.p.d.o.f. Kosztami uzyskania przychodów są bowiem koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w negatywnym katalogu kosztów przedstawionym w art. 23 u.p.d.o.f.
Decydującym czynnikiem, który uprawnia przedsiębiorcę do zaliczenia określonego wydatku do podatkowych kosztów uzyskania przychodu, jest zatem poniesienie wydatku w związku ze źródłem przychodów, czyli prowadzoną pozarolniczą działalnością gospodarczą. Oznacza to, że każdorazowo poniesiony koszt powinien być przeanalizowany przez podatnika w celu ustalenia i wskazania adekwatnego związku danego wydatku z przychodami przy uwzględnieniu racjonalności działania danego pomiotu. Trzeba bowiem pamiętać, że podatkowe koszty uzyskania przychodu to wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością. Oznacza to, że nie każdy wydatek, który został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia przychodów może być kosztem podatkowym. Spotkać można, przykładowo, opinię organów podatkowych, że wydatki poniesione na zakup np. usług gastronomicznych w związku z zaproszeniem kontrahenta na rozmowy negocjacyjne jest nieracjonalny, bowiem podatnik mógł swojego partnera handlowego odwiedzić w jego siedzibie firmy, a tym samym uniknąć kosztów np. zakupu kolacji czy obiadu.
3. Definicja reprezentacji
Pojęcie reprezentacji nie zostało przez ustawodawcę zdefiniowane na gruncie przepisów ustaw podatkowych. Wobec powyższego każdorazowo podnosząc temat reprezentacji należy odnieść się do definicji słownikowej. Minister Finansów piśmie z dnia 17 lipca 1995 r., PO 4/AK-722-702/95, stwierdził, że wobec braku definicji legalnej pojęcia „reprezentacja” należy przyjąć jego wykładnię językową. Skutkuje to koniecznością sięgania do definicji słownikowej w celu ustalenia jego znaczenia.
Wśród wielu znaczeń wskazanych w reprezentacja to:
•wg „Słownika języka polskiego” pod red. M. Szymczaka, Wydawnictwo PWN, Warszawa 1992: okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną;
•wg „Uniwersalnego słownika języka polskiego” pod red. prof. Stanisława Dubisza, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007: okazałość, wystawność czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną.
Pojęcie „okazały” jest zdefiniowane jako: wspaniały, imponujący wygląd, obfitość, wystawność, przepych, wspaniałość. Zaś termin „wystawny” oznacza świadczący o zamożności, okazale urządzony, zorganizowany, bogaty, wspaniały, suty.
Przenosząc wskazane definicje na grunt prawa podatkowego, należałoby stwierdzić, że reprezentacja to każde działanie skierowane na kontrahenta, czy to potencjalnego, czy istniejącego, czy też na osobę trzecią mające na celu stworzenie oczekiwanego wizerunku przedsiębiorcy w celu ułatwienia zawarcia umowy lub też w celu stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W kontekście wymienionych w u.p.d.o.f. przykładów wydatków reprezentacyjnych, tj. na gastronomię, żywność i napoje, należy stwierdzić, że ww. wydatki będą uznawane za reprezentacyjne tylko wtedy, gdy ich poniesieniu będzie przyświecał cel wykreowania, czy stworzenia pozytywnego wizerunku firmy, uwypuklenia jej zasobności i profesjonalizmu. Wydatki ponoszone w takim celu jednocześnie w sposób pośredni promują samą firmę, wpływają na zapewnienie firmie pozycji na rynku poprzez stworzenie określonego, pożądanego wizerunku przedsiębiorstwa oraz wykreowanie pożądanych relacji z kontrahentami, czy to już obecnymi, czy potencjalnymi.
Pojęcie reprezentacji na gruncie prowadzenia firmy dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje, co do zasady, w związku z zakresem prowadzonej działalności gospodarczej. Koszty reprezentacji przede wszystkim służą osiągnięciu celu, jakim jest zachęcenie do nawiązywania nowych oraz podtrzymania już zawartych kontaktów handlowych.
Przy próbie oceny, czy dany wydatek jest wydatkiem reprezentacyjnym należy przede wszystkim zidentyfikować cel, w jakim określony koszt został poniesiony. Jeżeli zasadniczym lub dominującym celem jest poniesienie wydatku w celu wykreowania określonego, pożądanego obrazu przedsiębiorcy, to taki wydatek niewątpliwie jest wydatkiem reprezentacyjnym, a tym samym jest wykluczony z katalogu kosztów podatkowych.
To słowo wstępu dotyczące zasad kwalifikowania wydatków do wydatków reprezentacyjnych jest w podejmowanym temacie konieczne, bowiem wydatki na zakup usług gastronomicznych, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, częstokroć są kosztami reprezentacyjnymi.
Sama jednak kwalifikacja danego wydatku do kategorii usług gastronomicznych, żywności albo napojów nie przesądza jednak o zaliczeniu ich do kosztów reprezentacji. WSA w Warszawie w wyroku z dnia 12 czerwca 2008, III SA/Wa 157/08, zaznaczył, że wymienienie jako przykładowych wydatków reprezentacyjnych np. usług gastronomicznych, zakupu żywności, napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, iż wydatki te nigdy nie będą kosztami podatkowymi. Stwierdzić należy, że nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.
Powyższe potwierdzają m.in. interpretacje podatkowe wydane przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 27 sierpnia 2009 r., IPPB5/4240-24/09-2/AM oraz z dnia 30 października 2008 r., IPPB3/423-1220/08-2/MW.
Nabycie usług gastronomicznych w zależności od charakteru, okoliczności, miejsca spotkania, sytuacji, może być uznane za poniesienie zwykłych kosztów uzyskania przychodów, bądź za poniesienie kosztów na reprezentację. Zaznaczyć należy, że z powołanej na wstępie podstawy prawnej nie sposób przyjąć wykładni, która każdy wydatek na usługi gastronomiczne, zakup żywności lub napojów traktowałaby jak wydatek reprezentacyjny. Takie założenie prowadziłoby do nierównego traktowania np. podmiotów prowadzących obrót tego rodzaju dobrami.
4. Wydatki ponoszone na gastronomię w trakcie spotkań biznesowych z kontrahentami i potencjalnymi kontrahentami
Prowadząc działalność gospodarczą, nie sposób z sukcesem istnieć na rynku bez spotkań, prowadzenia negocjacji, rozmów handlowych. Rozmowy biznesowe, pertraktacje, spotkania gospodarcze są przeprowadzane na rożne sposoby. Popularnością cieszy się zapraszanie kontrahentów do siedziby własnej firmy, bądź też podejmowanie kontrahentów w restauracjach, hotelach czy innych placówkach, specjalizujących się w świadczeniu usług gastronomicznych. Należy podkreślić, że o tym, jak podjąć kontrahenta, w jaki sposób przeprowadzić spotkanie, co jest konieczne, a co zbędne w związku z prowadzonymi rozmowami – zawsze decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku jednak spoczywa obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przedsiębiorca powinien umieć wskazać, jakie znaczenie dla wysokości osiągniętych przychodów miało poniesienie poszczególnych wydatków.
4.1. Wydatki ponoszone na gastronomię w trakcie podejmowania kontrahentów w siedzibie firmy
Prowadząc rozmowy handlowe w siedzibie własnej firmy, niepodobna nie poczęstować kontrahenta kawą czy herbatą. Najczęściej ponoszone wydatki związane z podejmowaniem gości w siedzibie przedsiębiorcy to drobne słodycze, ciastka, paluszki, owoce, kanapki, catering z przekąskami oraz napoje, tj. soki, kawa, herbata, a także dodatki (cytryna czy śmietanka do kawy).
Podjęcie decyzji o tym, czy ww. wydatki podlegają zaliczeniu do podatkowych kosztów uzyskania przychodów jest uzależnione od tego, czy wydatki te będą wydatkami reprezentacyjnymi.
Jak wskazałam na wstępie, wydatki spełniające znamiona reprezentacji to takie, które wskazują na okazałość, wystawność, przepych itp. W świetle powyżej przytoczonych definicji reprezentacji trudno jest przypisać wydatkom na paluszki czy herbatę cechę wystawności. Wydatkami reprezentacyjnymi, a tym samym wydatkami na reprezentacyjne usługi gastronomiczne, są takie wydatki, które odbiegają od powszechnie przyjętych standardów podejmowania kontrahentów ze względu właśnie na np. wystawność, mają na celu uwypuklenie zasobności, przepych, okazałość. W świetle powyższego zaproponowanie kontrahentowi w trakcie spotkania kawy czy herbaty nie może być uznane za wydatek reprezentacyjny, który jest wyłączone z podatkowych kosztów uzyskania przychodów. Wyjście z propozycją skorzystania z drobnej przekąski, czy czegoś do napicia jest przejawem dobrego wychowania, a przede wszystkim powszechnie obowiązującym standardem. Zatem wydatki na ww. zakupy służą zaspokojeniu powszechnie obowiązujących kanonów kultury w firmie, a co za tym idzie – koszty zakupu drobnych przekąsek i napojów podawanych kontrahentowi w siedzibie firmy należy zakwalifikować do podatkowych kosztów uzyskania przychodów. Do powyższego przychylają się interpretacje organów, w tym np. Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 29 grudnia 2008 r., ILPB1/415-810/08-4/AA, czy Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 30 października 2008 r., IPPB3/423-1220/08-2/MW. Organy podkreślają, że wydatki z tytułu zakupu kawy, herbaty, soków, wody mineralnej, słodyczy oraz usługi z firmy cateringowej, jeśli nie noszą znamion reprezentacji, są zwyczajowo przyjęte i nie mają charakteru okazałości – stąd mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.
Podobnie orzekł Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z dnia 3 grudnia 2009 r., IPPB1/415-752/09-2/EC.
Nie tylko jednak ciastko i paluszki mogą być kosztem w sytuacji podejmowania kontrahenta w siedzibie firmy. W interpretacji z dnia 3 lutego 2009 r., IPPB5/423-253/08-2/MW, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie zauważył, że nawet zaserwowanie obiadu zamówionego do siedziby firmy będzie kosztem podatkowym.
Reasumując, można przytoczyć interpretację Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 19 listopada 2009 r., ITPB3/423-521/09/PS: posiłki serwowane w trakcie spotkań z kontrahentami w siedzibie firmy nie mają charakteru reprezentacyjnego i wydatki na nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, w przeciwieństwie do poniesionych podczas spotkań w restauracjach, które są wyłączone z kosztów. Zaliczając jednak do kosztów podatkowych wydatki na gastronomię, należy pamiętać, by posiłkom nie towarzyszył element wystawności i okazałości.
Edyta Koślacz