Czy wydatki związane z realizacją projektu finansowanego ze środków Unii Europejskiej powinny być ujmowane na kontach kosztów?
Czy nie jest to w sprzeczności z zasadą współmierności przychodów i kosztów?
Jak przedstawić w bilansie stan niezakończonego projektu realizowanego ze środków UE w roku, w którym poniesiono wydatki ponad kwotę otrzymanych w roku transz?
Otrzymane transze mogą być przedmiotem zwrotu do urzędu w przypadku kiedy np. urząd uzna część kosztów za niekwalifikowane. Na dzień bilansowy nie ma informacji o tym jaki będzie ostateczny stan rozliczeń z tytułu realizacji tego projektu, czyli nie wiadomo czy wszystkie wpłacone transze pozostaną w naszej firmie, czy też część będziemy musieli zwracać.
Koszty prowadzenia projektu (niestanowiące kosztu wytworzenia środka trwałego) ujmuje się w dacie poniesienia.
Sposób księgowania kosztów realizacji projektu finansowanego ze środków Unii Europejskiej oraz uzyskanych z dotacji środków pieniężnych zależy od tego, co jest przedmiotem dofinansowania.
Jeżeli przedmiotem projektu jest wytworzenie środka trwałego, wydatki w okresie ich ponoszenia ujmuje się na koncie "środki trwałe w budowie", a następnie - po zakończeniu prac i przyjęciu składnika majątku do używania - rozpoczyna się dokonywanie odpisów amortyzacyjnych. W takim przypadku otrzymaną dotację ujmuje się na koncie 844 Otrzymane dotacje, subwencje i dopłaty na sfinansowanie nabycia środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz prac rozwojowych, a następnie rozlicza w przychody proporcjonalnie do dokonywanych odpisów amortyzacyjnych.
Jeżeli jednostka wytwarza oprogramowanie, wówczas koszty ujmuje w dacie poniesienia - amortyzacji podlega bowiem jedynie oprogramowania nabyte. W takim przypadku - podobnie jak wówczas, gdy projekt polega na wykonaniu usługi - otrzymane dofinansowanie należy rozliczyć w dacie otrzymania.
W przypadku, gdy dofinansowanie jest wypłacone zaliczkowo, wówczas powinno pozostawać na koncie 844 aż do momentu, w którym zaksięgowane zostaną wydatki, jakie podlegają dofinansowaniu.
Zazwyczaj dofinansowanie jest wypłacane dopiero po udokumentowaniu przez jednostkę poniesienia kosztów kwalifikowanych. Kosztów takich nie można traktować jako kosztów uzyskania dotacji - są to koszty projektu, a dotacja służy jedynie zmniejszeniu obciążenia finansowego.