Prowadzę ewidencję przebiegu pojazdu. W poprzednich miesiącach zawsze koszty przebiegu przewyższały koszty eksploatacyjne i powstała nadwyżka narastająco ok. 2000 zł. W październiku sytuacja jest odwrotna i wydatki przekroczyły o 500 zł koszty przebiegu. Czy do kosztów października mogę zaliczyć tylko koszty przejazdu z października (jako mniejsze) czy też korzystając z nadwyżki narosłej w przeciągu roku mogę zaliczyć całość kosztów eksploatacji z października (bo narastająco koszty nie przekroczą narastających kosztów przebiegu)?
Z uwagi na roczny charakter podatku dochodowego, moim zdaniem w przypadku opisanym w treści pytania podatnik może wykorzystać limit niewykorzystany w poprzednich miesiącach.
Ze względu na to, że pojazd, którego dotyczy pytanie czytelnika jest samochodem osobowym (jak wynika z treści pytania), odpowiadając na takie pytanie należy przypomnieć, że w przypadku, gdy podatnik podatku dochodowego od osób fizycznych używa na potrzeby działalności gospodarczej samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, to chcąc uwzględnić w rachunku podatkowym koszty używania takiego pojazdu musi prowadzić ewidencję jego przebiegu.
Zgodnie bowiem z dyspozycją przepisu art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), do podatkowych kosztów uzyskania przychodu nie zalicza się poniesionych wydatków związanych z używaniem niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Dla ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Jednocześnie w art. 23 ust. 5 zdanie trzecie u.p.d.o.f. ustawodawca wyraźnie zastrzegł, że w razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.
Podkreślić jednak należy, że z uwagi na roczny charakter podatku dochodowego limit powinien być definiowany dla całego roku. Stąd właśnie ewidencja prowadzona jest od początku roku narastającą i zgodnie z wolą ustawodawcy potwierdzana jest na koniec każdego miesiąca.
Taki sposób prowadzenia ewidencji (narastającą) pozwala na uniknięcie sytuacji, w której z jednej strony w poszczególnych miesiącach podatnik nie wykorzysta limitu, a w innym miesiącu część kosztów używania samochodu nie będzie uwzględniona w rachunku podatkowym ze względu na brak limitu.
Jednym słowem, w przypadku opisanym w treści pytania fakt, że w samym październiku podatnik ma zbyt niski limit dla zaliczenia wszystkich wydatków związanych z używaniem samochodu nie powinien implikować żadnego negatywnego skutku podatkowego. Skoro bowiem w poprzednich miesiącach u podatnika występowały "nadwyżki" limitu, może je wykorzystać przy zaliczaniu do kosztów październikowe wydatki związane wykorzystywaniem samochodu na potrzeby działalności gospodarczej.