1. Wprowadzenie
Przepisy prawa nie definiują pojęcia imprezy integracyjnej. Zwykle pod pojęciem tym rozumie się spotkania w grupie współpracujących pracowników, niezwiązane jednak wprost z wykonywaniem obowiązków służbowych, a polegające na wspólnym udziale w innych przedsięwzięciach o charakterze rekreacyjnym, kulturalnym czy nawet gastronomicznym.

2. Opodatkowanie przychodów pracowników
2.1. Świadczenia w ramach imprez integracyjnych jako przychody ze stosunku pracy

Za przychody ze stosunku pracy i pokrewnych uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, w tym świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych – art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f. Katalog przychodów z tego źródła jest więc nie tylko szeroki, ale i otwarty.

2.2. Świadczenia w ramach imprez integracyjnych jako świadczenia nieodpłatne

Do przychodów pracownika z tytułu nieodpłatnych świadczeń zaliczyć trzeba przychody uzyskiwane z tytułu udziału w imprezach integracyjnych. Powstaje wówczas przysporzenie majątkowe po stronie pracownika polegające na otrzymaniu od pracodawcy świadczenia rzeczowego (np. w postaci biletów wstępu) lub polegającego na usłudze (np. usłudze gastronomicznej). Wyceny takich świadczeń dokonuje się w oparciu o ceny stosowane wobec innych odbiorców (jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy), według cen zakupu (jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione), według równowartości czynszu (jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku), a w pozostałych przypadkach – na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia (art. 12 ust. 3 i art. 11 ust. 2a u.p.d.o.f.).
W praktyce więc ustalenie sumy przychodów uczestników imprezy wymaga zebrania poniesionych przez pracodawcę wydatków (na podstawie faktur, rachunków itp.) i powiększenia tej sumy wartość usług świadczonych przez pracodawcę w zakresie prowadzonej przez niego działalności, według cen stosowanych wobec innych odbiorców.

2.2.1. Rozpoznanie przychodu pracownika z tytułu udziału w imprezie integracyjnej
Kierując się wskazanymi wyżej zasadami ustalania przychodu z nieodpłatnych świadczeń można bez trudu ustalić wartość przychodu wszystkich uczestników imprezy. Trudności powstać mogą natomiast na etapie rozpoznawania przychodu poszczególnym pracownikom.
W pierwszej kolejności należy przyjąć, że przychodem z nieodpłatnych świadczeń jest przychód faktycznie otrzymany, nie zaś jedynie możliwy do uzyskania (tak orzekł NSA w Warszawie w wyroku z dnia 15 września 2009 r., II Fsk 536/08). Przyjęcie tej zasady skutkuje ustaleniem, że przychód należy ustalać tylko pracownikom, którzy skorzystali z imprezy integracyjnej, choćby była ona dostępna dla wszystkich zatrudnionych. Należy jednak zauważyć, że organy podatkowe przedstawiają częstokroć odmienny pogląd, postulując konieczność ustalenia przychodu pracownikowi z uwagi na sam fakt postawienia nieodpłatnego świadczenia do dyspozycji pracownika przez udostępnienie mu możliwości wzięcia udziału w imprezie. „Istotnym dla celów podatkowych jest to, że pracownik miał możliwość skorzystania z udziału w poszczególnych spotkaniach integracyjnych zaoferowanych mu przez pracodawcę – zostały mu one postawione do dyspozycji” (interpretacja Ministra Finansów dnia z 17 maja 2010 r., US40/DF1/415-55/III/2006). Wydaje się, że pogląd ten jest nieuprawniony. Uznając za okoliczność skutkującą powstaniem przychodu postawienie do dyspozycji możliwości skorzystania z imprezy integracyjnej należy pamiętać, że nie wszyscy uprawnieni pracownicy mogą chcieć skorzystać z przyznanego uprawnienia. Świadczenie w postaci imprezy integracyjnej zaś, jako oparte na stosunku pracy, musi zostać zaakceptowane na zasadzie porozumienia między pracownikiem a pracodawcą. Jedynie więc pracownicy, którzy wprost, czy w sposób dorozumiany wyrazili wolę skorzystania z takiego świadczenia (niezależnie od tego, czy z niego skorzystali) uzyskują przychód z tego tytułu, nie ma natomiast w mojej ocenie podstaw, by rozpoznawać przychód u pracowników, którzy nie zadeklarowali chęci udziału w imprezie integracyjnej bądź nawet oświadczyli, że nie będą z niej korzystać. Odmienne podejście skutkowałoby naruszeniem zasady wolności pracy, która wymaga, by obustronne świadczenia w ramach tego stosunku ustalane były na zasadzie zgodnego oświadczenia woli pracodawcy i pracownika (art. 11 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p. – por. uchwałę siedmiu sędziów NSA z dnia 24 maja 2010 r., II Fps 1/10).
W praktyce więc do rozpoznania przychodu konkretnego pracownika wymagane jest utworzenie listy osób zamierzających wziąć udział w imprezie integracyjnej, którym zostanie przypisany przychód z tytułu postawionych do dyspozycji nieodpłatnych świadczeń.

2.2.2. Ustalenie wysokości przychodu pracownika z tytułu udziału w imprezie integracyjnej

W orzecznictwie organów podatkowych za prawidłowe uznaje się ustalenie przychodu danego pracownika przez dokonanie podziału sumy nieodpłatnych świadczeń związanych z organizacją imprezy przez ilość pracowników – w zależności od przyjętego rozwiązania biorących udział w imprezie bądź wszystkich dysponujących taką możliwością (podobnie orzekł Minister Finansów w interpretacji z dnia 8 sierpnia 2006 r., IPPB2/415-724/09-2/MG). Takiemu sposobowi ustalenia wysokości przychodów nie stoi na przeszkodzie fakt, że nie wszyscy pracownicy korzystają zwykle z postawionych do dyspozycji świadczeń w tym samym stopniu, jak ma to miejsce np. w przypadku posiłków zapewnionych w postaci szwedzkiego stołu czy świadczeń opłacanych przez pracodawcę ryczałtem, niezależnie od wielkości świadczeń faktycznie wykorzystanych przez uczestników imprez. W takim i podobnych przypadkach niemożliwe jest ustalenie wielkości świadczeń, z których pracownik faktycznie skorzystał. Organy podatkowe powołują się jednak na pogląd, że „trudności towarzyszące indywidualizacji świadczeń na rzecz poszczególnych pracowników mają charakter drugorzędny i nie mogą wpływać na byt i zakres obowiązku podatkowego” (wyrok NSA z dnia 3 czerwca 1998 r., I SA/Ka 1719/96). Techniczne problemy w przyporządkowaniu określonego świadczenia pracownikom nie mogą więc prowadzić do niemożności wyodrębnienia jaka wartość zapłaconej kwoty przypadać będzie na danego pracownika. Na płatniku, a więc pracodawcy, ciąży obowiązek zastosowania takich rozwiązań, aby takich problemów technicznych unikać (takie stanowisko wyraził m.in. Minister Finansów w interpretacji z dnia 17 maja 2010 r., IPPB2/415-127/10-2/MK). Płynie stąd wniosek, że nie ma potrzeby dokonywać szczegółowej indywidualizacji świadczeń otrzymanych przez pracowników, a wystarczające jest proporcjonalne rozliczenie zapewnionych przez pracodawcę świadczeń nieodpłatnych. Pogląd taki jest powszechnie przyjęty w orzecznictwie organów skarbowych (tak np. orzeczono w przywołanej wyżej interpretacji z dnia 17 maja 2010 r.). Odmienne stanowisko prezentowały jednak dotychczas sądy administracyjne wskazując, że „gdy wartości świadczeń nieodpłatnych nie można przyporządkować do świadczeń uzyskiwanych przez konkretnego pracownika – zwłaszcza wtedy, gdy opłata wnoszona jest ryczałtowo za wszystkich pracowników (...) brak jest podstaw do ustalenia dla konkretnego pracownika kwoty uzyskanego przychodu (...). W takiej bowiem sytuacji nie można stwierdzić, czy pracownik w istocie otrzymał określone świadczenie i jaka jest jego wartość. Przychód nie może bowiem zostać hipotetycznie przypisany podatnikowi, lecz ustalony zgodnie ze wskazanymi wyżej przepisami stawy o podatku dochodowym od osób fizycznych” (por. np. wyrok WSA w Kielcach z dnia 17 września 2009 r., I SA/Ke 342/09). Biorąc pod uwagę jednak wspomnianą wyżej uchwałę NSA z dnia 24 maja 2010 r. można spodziewać się zmiany linii orzeczniczej i przyjęcia w orzecznictwie sądowym linii zbieżnej z prezentowaną przez organy podatkowe. Należy jednak zauważyć, że ta metoda w zasadzie nie znajduje oparcia w treści omówionego wyżej art. 11 ust. 1 u.p.d.o.f., który wymaga konkretyzacji poszczególnych świadczeń przypisywanych podatnikowi w celu ustalenia przychodu.
W praktyce więc prawidłowe ustalenie wysokości przychodu z udziału w imprezie integracyjnej wymaga podziału sumy przychodów uczestników imprezy przez liczbę uprawnionych do skorzystania z tej imprezy, którzy wykazali chęć skorzystania z tego uprawnienia, ujętych np. we wspomnianej w poprzednim punkcie liście. Odmienny sposób postępowania jest podatkowo ryzykowny. Dla bezpieczeństwa płatnika należy rozważyć również organizację rozliczeń imprez integracyjnych w ten sposób, by wysokość świadczeń przypadających na pracownika była wprost określona i nie wymagała korzystania z proponowanej przez organy podatkowe konstrukcji proporcjonalnego rozliczenia.

2.3. Optymalizacja obciążeń podatkowych z tytułu opodatkowania przychodów z tytułu imprez integracyjnych
2.3.1. Impreza integracyjna a podróż służbowa

Organy podatkowe odmawiają wyjazdowym imprezom integracyjnym przymiotu podróży służbowej, wskazując, że charakter spotkania integracyjnego wyklucza możliwość traktowania zaproszenia do udziału w integracji w kategoriach nakazowych, wyjazd taki nie odbywa się więc na polecenie pracodawcy (podobne stanowisko zostało przedstawione m.in. w decyzji Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 6 lutego 2007 r., PB I-3/4117/IN-78/US/2006/AA). Pogląd ten nie wydaje się jednak do końca przekonujący, w niektórych przypadkach bowiem impreza integracyjna może, w mojej ocenie, być kwalifikowana jako podróż służbowa.
Z podróżą służbową mamy do czynienia, gdy pracownik wykonujący na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy (art. 775 § 1 k.p.).