Procedury nie muszą i nie powinny być skomplikowane – najważniejsze, by były oparte na najlepszych i najskuteczniejszych praktykach, zrozumiałe i stosowane przez akceptujący je zespół.
1. Zwiększenie efektywności i oszczędność czasu
Zazwyczaj w biurze jest tak, że ile osób tyle metod pracy. Jedne są bardziej, inne mniej efektywne. Wszyscy pracują od 8.00 do 16.00, ale jedni pracują bardziej, a inni mniej wydajnie. Oczywiście zależy to od wielu czynników (wykształcenia, stażu pracy, cech osobistych itd.), ale w znacznej mierze od przyjętych przez kancelarię schematów postępowania przy obsłudze klientów. Przyjęcie jednej, uniwersalnej procedury może w znaczący sposób usprawnić ten proces. Warunkiem jest oparcie procedur na najlepszych, sprawdzonych w kancelarii praktykach. Jeśli schematy działania będą oderwane od realiów codziennej pracy kancelarii nie tylko nie pomogą, ale utrudnią pracownikom życie i nie przyniosą pozytywnych rezultatów.
2. Ograniczenie ryzyka błędu
Pomyłki zdarzają się wszystkim, ale stosując procedury – a więc postępując według z góry określonego schematu, niebezpieczeństwo popełnienia pomyłki staje się mniejsze.
3. Możliwość wglądu w stan sprawy
Stosowanie procedur (szczególnie wsparte odpowiednim oprogramowaniem), pozwala w każdej chwili sprawdzić na jakim etapie znajduje się sprawa klienta, zarówno przez kierownictwo kancelarii, jak i innych pracowników.
4. Łatwe zastąpienie nieobecnego pracownika
Z możliwością monitorowania stanu sprawy wiąże się kolejna zaleta standaryzacji procesu świadczenia usług, czyli ułatwienie przejęcia sprawy klienta przez innego pracownika. Wiedząc, jakie czynności zostały już zrealizowane nie trzeba tracić czasu na badanie stanu sprawy i powtarzanie raz zrealizowanych czynności.
Wszystkie cztery powody, dla których warto stworzyć i stosować procedury sprowadzają się do jednej korzyści: poczucia bezpieczeństwa po stronie klienta i kancelarii oraz wyższej jakości obsługi.