Zagadnienia związane z zapewnieniem pracownikowi nieodpłatnych posiłków oraz napojów omawia Paweł Ziółkowski w komentarzu praktycznym opublikowanym w Vademecum Głównego Księgowego.

Najprościej jest z posiłkami i napojami BHP. Są one bowiem wymuszone przepisami prawa, a w konsekwencji co do zasady stanowią u pracodawcy koszt uzyskania, a u pracownika korzystają ze zwolnień od podatku i składek ZUS. Nawet jednak w tym wypadku spotkać można różne interpretacje. Inaczej będzie w przypadku świadczeń, które wykraczają poza zakres BHP. Tu dość często można spotkać się ze stanowiskiem, że posiłki i napoje nie będą stanowiły kosztu pracodawcy (z wyjątkami), a u pracownika ich wartość stanowić będzie przychód podatkowy.

W ramach BHP pracodawca wydaje zazwyczaj posiłki i napoje profilaktyczne. Zgodnie z § 1 rozporządzenia Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów pracodawca zapewnia pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych nieodpłatnie:
1) posiłki wydawane ze względów profilaktycznych w formie jednego dania gorącego,
2) napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy.

Wydawanie posiłków i napojów jest uzależnione od warunków wykonywania pracy. Posiłki zapewnia się pracownikom wykonującym prace:
1) związane z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 2000 kcal (8375 kJ) u mężczyzn i powyżej 1100 kcal (4605 kJ) u kobiet;
2) związane z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, w pomieszczeniach zamkniętych, w których ze względów technologicznych utrzymuje się stale temperatura poniżej 10°C lub wskaźnik obciążenia termicznego (WBGT) wynosi powyżej 25°C;
3) związane z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i powyżej 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, na otwartej przestrzeni w okresie zimowym; za okres zimowy uważa się okres od dnia 1 listopada do dnia 31 marca;
4) pod ziemią.
Dodatkowo pracodawca zapewnia posiłki pracownikom zatrudnionym przy usuwaniu skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych.

Napoje zapewnia się zaś pracownikom zatrudnionym:
1) w warunkach gorącego mikroklimatu charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25°C;
2) w warunkach mikroklimatu zimnego charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1000;
3) przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10°C lub powyżej 25°C;
4) przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet;
5) na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28°C.
Pracodawca zapewnia pracownikom napoje w ilości zaspokajającej potrzeby pracowników, odpowiednio zimne lub gorące w zależności od warunków wykonywania pracy, a w przypadku gorącego mikroklimatu – napoje wzbogacone w sole mineralne i witaminy.

Konieczność zapewniania profilaktycznych posiłków i napojów nie oznacza, że pracodawca ma wolną rękę w zakresie doboru składników. Jak orzekł Naczelny Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z 18 stycznia 2000 r., I SA/Po 3020/98, „asortyment kupowanych przez skarżącego środków spożywczych, których wartość skarżący odliczył jako koszt uzyskania przychodów, nie potwierdza tego, że z artykułów tych były sporządzane posiłki regeneracyjne. Takie artykuły jak jogurty, guma do żucia, słodycze czy ser nie mogły być użyte do przygotowania ciepłego posiłku profilaktycznego".

Pracownik nie musi być zatrudniony w warunkach szczególnie uciążliwych, aby pracodawca miał obowiązek zapewnić mu napoje. Zgodnie bowiem z § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych oprócz wody także inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określają odrębne przepisy.

Wjęcej na ten temat w komentarzu Pawła Ziółkowskiego "Posiłki i napoje dla pracowników" opublikowanym w Vademecum Głównego Księgowego