Istnieją pewne zasady, których stosowanie pomaga skutecznie komunikować się. Można je odnieść tak do języka mówionego, jak i pisanego. Paul Grice zdefiniował zbiór reguł rządzących komunikacją językową w postaci maksym:
• Maksyma ilości - należy przekazywać tyle informacji, ile jest niezbędnych do osiągnięcia celu konwersacji, po to aby być zrozumiałym dla rozmówcy.
• Maksyma jakości – należy podawać informacje prawdziwe, a przynajmniej takie, w które się samemu wierzy.
• Maksyma odniesienia (odpowiedzialności) - należy mówić rzeczowo, na temat, unikać wątków pobocznych, dygresji, aluzji.
• Maksyma sposobu – należy mówić jasno i zrozumiale, tzn. unikać wieloznaczności, wypowiadać się zwięźle. Ta reguła odnosi się również to formy przekazu – w odniesieniu do słowa pisanego chodzi m.in. o estetyczną i atrakcyjną formę graficzną.
W komunikacji pisemnej bardzo ważną kwestią jest poprawność, czyli brak błędów ortograficznych i stylistycznych – jest to także warunek zdobycia szacunku i zaufania odbiorcy.
Inni specjaliści od komunikacji rozwinęli teorię Grice'a dodając inne reguły np. maksymę grzeczności (taktu), nakazującą kulturalnie odnoszenie się do drugiej strony dialogu, ponieważ dla skutecznej komunikacji niezwykle ważne są relacje pomiędzy rozmówcami .
Przekaz jest skuteczny, jeśli przyciąga uwagę i zwiera elementy humoru. Jest atrakcyjniejszy, jeśli bazuje na bogatym słownictwie. Dotarcie ze skomplikowaną, np. specjalistyczną informacją ułatwia stosowanie metafor. Chodzi tu o wskazywanie podobieństw do rzeczy (zjawisk, pojęć) powszechnie znanych lub stosowanie porównań – jeśli są sugestywne, obrazowe - ułatwiają zrozumienie przekazu i lepiej zapadają w pamięć.