Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego
Czy spółka z o.o., która nie zatrudnia pracowników, może zawiesić działalność? Jakich formalności należy w związku z tym dokonać? Czy w okresie zawieszenia spółka może ewidencjonować stałe koszty ponoszone w celu zachowania ciągłości funkcjonowania (np. opłata za wynajem biura, opłata za telefony firmowe itp.)? Jak formalnie odwiesić działalność? Spółka prowadzi pełną księgowość.
Odpowiedź:
Tak, spółka z o.o. niezatrudniająca pracowników może zawiesić działalność.
Uzasadnienie:
Na podstawie art. 14a ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn.: Dz. U z 2015 r. poz. 584) – dalej u.s.d.g., przedsiębiorca niezatrudniający pracowników może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej na okres od 30 dni do 24 miesięcy. Biorąc pod uwagę to, że zgodnie z art. 4 ust. 1 u.s.d.g. spółka z o.o., jako osoba prawna, jest przedsiębiorcą a w art. 14a u.s.d.g. nie zostało zamieszczone żadne zastrzeżenie, należy stwierdzić, że podmiot taki może zastosować zawieszenie działalności w trybie takiej regulacji. To oznacza, że jeżeli spółka jawna (formalnie) rozpoczęła wykonywanie działalności gospodarczej i nie zatrudnia pracowników, może zastosować zawieszenie działalności w trybie art. 14a ust. 1 u.s.d.g.
W tym celu należy złożyć wniosek do KRS. Okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej, nie wcześniej niż w dniu złożenia wniosku, i trwa do dnia złożenia wniosku o wpis informacji o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej lub do dnia wskazanego w tym wniosku, który nie może być wcześniejszy niż dzień złożenia wniosku. „Odwieszenie” również następuje na wniosek (o ile nie upłynie termin).
Na podstawie art. 22a ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym, wniosek o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej oraz wniosek o wpis informacji o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej powinien zawierać:
1) nazwę lub firmę;
2) numer podmiotu w Rejestrze;
3) NIP;
4) siedzibę i adres przedsiębiorcy;
5) datę rozpoczęcia zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej albo
6) datę wznowienia wykonywania działalności gospodarczej.
Do wniosku o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca załącza oświadczenie o niezatrudnianiu pracowników.
W okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.
W okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca:
1) ma prawo wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;
2) ma prawo przyjmować należności lub obowiązek regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
3) ma prawo zbywać własne środki trwałe i wyposażenie;
4) ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej;
5) wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa;
6) ma prawo osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed zawieszeniem wykonywania działalności gospodarczej;
7) może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą.
Jak zatem widać, prawodawca dopuszcza pewną aktywność w okresie zawieszenia. Jednak winna ona ograniczać się do pewnych szczególnych działań, w tym tych niezbędnych. Uważam, chociaż nie wynika to z żadnego przepisu, że wydatki stałe, wynikające z wcześniej zawartych umów i niezbędne do funkcjonowania przedsiębiorcy po okresie zawieszenia mogą być kosztem podatkowym spółki. Trzeba więc zachować szczególną ostrożność i w każdym przypadku dokonać analizy pod kątem przydatności świadczenia w kontekście przyszłej działalności (biuro na podstawie umowy najmu wcześniej zawartej, opłaty służące podtrzymaniu rozpropagowanych numerów telefonów, domen internetowych etc.).
Radosław Kowalski, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego
Odpowiedzi udzielono 26.08.2016 r.
