Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego Księgowego

Spółka prowadząc księgi rachunkowe dokonuje szereg wydruków papierowych na drukarkach igłowych (tj. m.in. dzienniki, analityka, BO, BZ, księgi inwentarzowe), (za trwały nośnik uważa się przede wszystkim papier). W związku ze zmianą sprzętu komputerowego istnieje możliwość wykonywania wydruków w formacie PDF.

Czy spółka może zaniechać wykonywania wydruków w wersji papierowej i zastąpić je wydrukami w wersji PDF zapisywanymi na dysku?

Czy powinniśmy opracować procedurę sposobu chronienia zapisywanych danych w formacie PDF?

Odpowiedź:

Spółka może zaniechać dokonywania wydruków w wersji papierowej i zastąpić je wydrukami w wersji PDF przeniesionymi na informatyczne nośniki danych. Jednocześnie powinna utworzyć procedurę sposobu chronienia zapisywanych danych, która będzie stanowić element polityki rachunkowości.

Uzasadnienie:

Zgodnie z art. 13 ust. 6 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.) – dalej u.o.r. – księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Stosownie do art. 71 ust. 2 u.o.r. przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Zgodnie z art. 72 u.o.r. księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem stosowania rozwiązań wymienionych w art. 71 ust. 2 u.o.r. (zacytowany powyżej).

Jeżeli system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, nie spełnia wymagań określonych w art. 71 ust. 2 u.o.r., zapisy te powinny być wydrukowane w terminach przewidzianych w art. 13 ust. 6 u.o.r.

Przechowywanie ksiąg rachunkowych na innym nośniku niż wymieniony w zdaniu powyżej jest dopuszczalne pod warunkiem zapewnienia odtworzenia ksiąg w formie wydruków.

Natomiast zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 4 u.o.r. opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów stanowi element zasad (polityki) rachunkowości jednostki.

Michał Topulniak, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego

Odpowiedzi udzielono 15.05.2017 r.