Czy spółka ma obowiązek poinformowania urzędów o przekazaniu archiwum dokumentów księgowych do firmy świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów?

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego KsięgowegoZgodnie z decyzją zarządu spółki archiwum dokumentów księgowych zostanie przekazane poza siedzibę spółki do wyspecjalizowanej w takich usługach firmy. Wydłuży to m.in. czas dostępu do dokumentów w przypadku kontroli.Czy w związku z tym mamy jakieś obowiązki w zakresie poinformowania urzędów o tym fakcie?Z czego to wynika i jaki jest sposób informowania (pismo, druk)?

Odpowiedź:
Powinniście Państwo zawiadomić naczelnika właściwego urzędu skarbowego o przechowywaniu dokumentacji poza siedzibą spółki. Organ podatkowy należy zawiadomić aktualizując zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2.

Uzasadnienie:
Zgodnie z art. 73 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) – dalej u.o.r. – dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, oraz dokumentację przyjętych zasad rachunkowości, księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe można przechowywać poza jednostką tylko wtedy, gdy zostaną przekazane do przechowywania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Wówczas należy zastosować art. 11a u.o.r. Wynika z niego obowiązek poinformowania naczelnika właściwego urzędu skarbowego.
Zgodnie z art. 5 ust. 3 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 1314 z późn. zm.) zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi zawiera w szczególności pełną i skróconą nazwę (firmę), formę organizacyjno-prawną, adres siedziby, numer identyfikacyjny REGON, organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ, wykaz rachunków bankowych, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych.

Maciej Soprych, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego 
Odpowiedzi udzielono 12.06.2015 r.