Czy przekazanie pracownikowi samochodu do celów służbowych nakazuje doliczyć ryczałt za używanie samochodu do celów prywatnych?

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego KsięgowegoCzy przekazanie pracownikowi samochodu do celów służbowych z automatu nakazuje pracodawcy doliczyć ryczałt za używanie samochodu również do celów prywatnych (obowiązujący od stycznia 2015 r.)?Regulamin pracy i regulamin korzystania z samochodów służbowych zakazują pracownikom korzystać prywatnie z samochodów służbowych według zapisu regulaminu floty samochodowej tylko osobna umowa pozwala pracownikom na jazdę samochodem w celach prywatnych.

Odpowiedź:
Jeżeli faktycznie pracownicy używają aut wyłącznie do celów służbowych, nie powstaje u nich przychód, a tym samym nie trzeba naliczać podatku, czy składek ZUS. Problem jednak w tym, czy rzeczywiście nie używają oni aut do celów prywatnych.
Uzasadnienie:
Zgodnie z przepisami art. 12 ust. 2a-2c ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:
1) 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3;
2) 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.
W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 powyższych kwot (odpowiednio 250 zł lub 400 zł).
Jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością określoną w powyższy sposób i odpłatnością ponoszoną przez pracownika.
Z pytania wynika, że „pracownicy nie mogą używać aut do celów prywatnych”. Pracownicy jednak prawdopodobnie nie przestrzegają tego zakazu. Zgodnie z art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502) pracownik ma świadczyć pracę w miejscu wskazanym przez pracodawcę. Tym samym koszty dojazdu do wskazanego miejsca powinny obciążać pracownika (dojazd do pracy co do zasady nie jest przejazdem służbowym). W niektórych jednak przypadkach jeżdżenie autem do domu nie stanowi użytku prywatnego (np. gdy pracownik jedzie do domu, gdzie pełni dyżur i w razie konieczności jedzie do klienta).
Poza tym, nawet jeśli uznamy przejazdy na trasie dom-praca za służbowe, to i tak dość łatwo wykazać użytek prywatny – wystarczy stwierdzić, że na tylnym siedzeniu znajduje się fotelik dziecięcy, na dachu jest bagażnik rowerowy, albo porównać ilość przejechanych przez pracownika kilometrów z odległością do pracy.
W efekcie rozliczenie ryczałtu jest niezwykle kuszące. Likwiduje ono pewną fikcję (przy założeniu, że pracownicy nie przestrzegają zakazu), a koszt nie jest duży. Tym bardziej, że w myśl § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) podstawy wymiaru składek nie stanowią korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.
Z powyższego wynika, że przy odpowiednim zapisie w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania lub przepisach o wynagradzaniu, nie trzeba odprowadzać składek ZUS. Należy jednak zauważyć, iż ZUS próbuje narzucić stanowisko, zgodnie z którym zwolnienie dotyczy wyłącznie środków komunikacji publicznej, ale nie znajduje to uzasadnienia w treści powyższego przepisu.
Paweł Ziółkowski, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego
Odpowiedzi udzielono 7 lutego 2015 r.