Warto odwołać się w tej kwestii do wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 12 lutego 2009 r., sygn. akt III SA/Wa 1909/08. W sprawie, która stała się przedmiotem rozpoznania sądu podatnik złożył wniosek o wydanie wiążącej interpretacji podatkowej. Spółka jest producentem produktów farmaceutycznych oraz kosmetyków. Produkty te sprzedawane są m.in. kontrahentom zagranicznym, mającym siedzibę na terytorium Unii Europejskiej. Dostawa produktów realizowana jest w ramach procedury wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Produkty są odbierane przez nabywców z magazynu spółki zlokalizowanego w Polsce własnym transportem samochodowym. Zarówno podatnik, jak i jej zagraniczni kontrahenci zostali zarejestrowani do celów transakcji wewnątrzwspólnotowych (posiadają tzw. numer VAT UE). Dla potwierdzenia dokonania wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów podatnik gromadzi następujące dokumenty:
a) kopię faktury zawierającą: datę wystawienia i sprzedaży, nazwy, adresy i numery VAT UE sprzedawcy i nabywcy oraz szczegółową informację na temat rodzaju i ilości sprzedawanego towaru,
b) upoważnienie dla przedstawiciela nabywcy do odbioru towarów,
c) dokument transportowy zawierający: datę wystawienia, nazwy, adresy i numery VAT UE sprzedawcy i nabywcy, specyfikację dostarczanych towarów (nazwa i ilość produktów), informację, że towar został przewieziony środkiem transportu nabywcy, z podaniem rodzaju środków transportu, marki pojazdu i nr rejestracyjnego, potwierdzenie odbioru towarów wskazanych w dokumencie w miejscu siedziby nabywcy oraz pieczęć firmową i podpis przedstawiciela nabywcy,
d) potwierdzenie odbioru towarów w miejscu siedziby nabywcy zawierające: datę wystawienia, nazwy, adresy i numery VAT UE sprzedawcy i nabywcy, potwierdzenie odbioru wyspecyfikowanych towarów w miejscu siedziby, specyfikacja towarów, pieczęć firmową i podpis przedstawiciela nabywcy.
Wzory dokumentów z w/w punktów c) i d) zostały opracowane samodzielnie przez spółkę, są one wręczane przedstawicielowi kontrahenta przy odbiorze towarów z jej magazynu. Po dostarczeniu towarów do miejsca przeznaczenia kontrahent podpisuje te dokumenty i odsyła spółce. Generalnie podatnik otrzymuje oryginały dokumentów wskazanych w pkt c) - d), o czym świadczy oryginalna pieczęć firmowa kontrahenta oraz odręczny podpis przedstawiciela nabywcy na dokumencie. W przypadku dostawy zrealizowanej dla jednego z nabywców, okazało się że nie odesłał on oryginałów: dokumentu transportowego oraz potwierdzenia odbioru, a jedynie przesłał je faxem. Dodatkowo podatnik dysponuje korespondencją handlową z nabywcą prowadzoną głównie w formie elektronicznej oraz potwierdzeniem zapłaty za dostarczony towar.
Podatnik jest zdania, że warunki wskazane w art. 42 ust. 3 i ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz (Dz.U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm;, dalej ustawa o VAT) tj. posiadania dowodów, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju, są spełnione także w sytuacji, gdy podatnik dysponuje jedynie dokumentami przesłanymi faxem lub drogą elektroniczną. W ocenie podatnika art. 42 ust. 3 pkt 2 oraz art. 42 ust. 4 ustawy o VAT nie stawiają warunku, aby podatnik posiadał oryginały wskazanych w tych przepisach dokumentów.
Organy podatkowe uznały stanowisko spółki za nieprawidłowe. Ich zdaniem ustawodawca posługując się pojęciem dokumentu rozumiał przez to oryginał dokumentu. Natomiast tam gdzie oryginał może być zastąpiony przez odpis (np. ksero, dokument przesłany faxem), ustawodawca wyraźnie to zaznaczył. W związku z powyższym, w ocenie organów podatkowych, dokumenty przesłane faxem lub drogą elektroniczną nie spełniają warunków wskazanych w art. 42 ust. 3 i ust. 4 ustawy o VAT, tzn. nie są dowodami, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju.
Sprawa na skutek skargi podatnika trafiła na wokandę Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. Podatnik powtórzył w niej argumenty zawarte we wniosku o wydanie interpretacji..
Sąd uznał skargę podatnika za słuszną i uchylił oba rozstrzygnięcia organów podatkowych. W uzasadnieniu wyroku sąd podkreślił, że stosowanie stawki 0% z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów nie jest wyjątkiem od reguły, lecz regułą, od której wyjątkiem jest stosowanie stawki krajowej. Oznacza to, że wykładnia przepisów dotyczących warunków, od których spełnienia zależy prawo do zastosowania preferencyjnej stawki podatkowej, nie powinna być zawężająca.
Sąd podkreślił, że dowodami, tego że dane towary stanowiły przedmiot wewnątrzwspólnotowej dostawy są dokumenty, które łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. Ponadto, dla udowodnienia faktu wywozu towarów objętych wewnątrzwspólnotową dostawą towarów za granicę, istotne znaczenie ma treść dokumentów wymienionych w art. 42 ust. 3 i 4 ustawy o VAT, a nie ich liczba. Dodatkowo, w sytuacji gdy dokumenty wymienione w art. 42 ust. 3- 5 ustawy o VAT nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towarów do nabywcy, dowodami mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotową.
W ocenie sądu, ze wskazanych wyżej przepisów nie wynika wymóg, aby dokumenty potwierdzające wewnątrzwspólnotowy charakter transakcji miały formę „papierową". Biorąc pod uwagę, że nigdzie nie stanowi się o formie dokumentów, zasadniczo dopuszczalna będzie każda forma, byle uprawdopodobniona była autentyczność tych dokumentów. Zgodzić się zatem należy z twierdzeniem, że dowodem może być także dokument w formie elektronicznej lub przesłany faksem. Ważne jest, aby zgromadzone przez podatnika dokumenty potwierdzały fakt, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju.
Dlatego też sąd uznał, że pogląd podatnika o naruszeniu przez dyrektora izby skarbowej przepisu art. 42 ust. 3 i 4 ustawy o VAT jest słuszny.
Reasumując stwierdzić należy, że nie ma wymogu, aby dokumenty potwierdzające wewnątrzwspólnotowy charakter transakcji miały formę „papierową". Biorąc pod uwagę, że nigdzie nie stanowi się o formie dokumentów, zasadniczo dopuszczalna będzie każda forma, byle uprawdopodobniona była autentyczność tych dokumentów. Zatem dowodem może być także dokument w formie elektronicznej lub przesłany faksem. Ważne jest, aby zgromadzone przez podatnika dokumenty potwierdzały fakt, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju.
a) kopię faktury zawierającą: datę wystawienia i sprzedaży, nazwy, adresy i numery VAT UE sprzedawcy i nabywcy oraz szczegółową informację na temat rodzaju i ilości sprzedawanego towaru,
b) upoważnienie dla przedstawiciela nabywcy do odbioru towarów,
c) dokument transportowy zawierający: datę wystawienia, nazwy, adresy i numery VAT UE sprzedawcy i nabywcy, specyfikację dostarczanych towarów (nazwa i ilość produktów), informację, że towar został przewieziony środkiem transportu nabywcy, z podaniem rodzaju środków transportu, marki pojazdu i nr rejestracyjnego, potwierdzenie odbioru towarów wskazanych w dokumencie w miejscu siedziby nabywcy oraz pieczęć firmową i podpis przedstawiciela nabywcy,
d) potwierdzenie odbioru towarów w miejscu siedziby nabywcy zawierające: datę wystawienia, nazwy, adresy i numery VAT UE sprzedawcy i nabywcy, potwierdzenie odbioru wyspecyfikowanych towarów w miejscu siedziby, specyfikacja towarów, pieczęć firmową i podpis przedstawiciela nabywcy.
Wzory dokumentów z w/w punktów c) i d) zostały opracowane samodzielnie przez spółkę, są one wręczane przedstawicielowi kontrahenta przy odbiorze towarów z jej magazynu. Po dostarczeniu towarów do miejsca przeznaczenia kontrahent podpisuje te dokumenty i odsyła spółce. Generalnie podatnik otrzymuje oryginały dokumentów wskazanych w pkt c) - d), o czym świadczy oryginalna pieczęć firmowa kontrahenta oraz odręczny podpis przedstawiciela nabywcy na dokumencie. W przypadku dostawy zrealizowanej dla jednego z nabywców, okazało się że nie odesłał on oryginałów: dokumentu transportowego oraz potwierdzenia odbioru, a jedynie przesłał je faxem. Dodatkowo podatnik dysponuje korespondencją handlową z nabywcą prowadzoną głównie w formie elektronicznej oraz potwierdzeniem zapłaty za dostarczony towar.
Podatnik jest zdania, że warunki wskazane w art. 42 ust. 3 i ust. 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz (Dz.U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm;, dalej ustawa o VAT) tj. posiadania dowodów, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju, są spełnione także w sytuacji, gdy podatnik dysponuje jedynie dokumentami przesłanymi faxem lub drogą elektroniczną. W ocenie podatnika art. 42 ust. 3 pkt 2 oraz art. 42 ust. 4 ustawy o VAT nie stawiają warunku, aby podatnik posiadał oryginały wskazanych w tych przepisach dokumentów.
Organy podatkowe uznały stanowisko spółki za nieprawidłowe. Ich zdaniem ustawodawca posługując się pojęciem dokumentu rozumiał przez to oryginał dokumentu. Natomiast tam gdzie oryginał może być zastąpiony przez odpis (np. ksero, dokument przesłany faxem), ustawodawca wyraźnie to zaznaczył. W związku z powyższym, w ocenie organów podatkowych, dokumenty przesłane faxem lub drogą elektroniczną nie spełniają warunków wskazanych w art. 42 ust. 3 i ust. 4 ustawy o VAT, tzn. nie są dowodami, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju.
Sprawa na skutek skargi podatnika trafiła na wokandę Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie. Podatnik powtórzył w niej argumenty zawarte we wniosku o wydanie interpretacji..
Sąd uznał skargę podatnika za słuszną i uchylił oba rozstrzygnięcia organów podatkowych. W uzasadnieniu wyroku sąd podkreślił, że stosowanie stawki 0% z tytułu wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów nie jest wyjątkiem od reguły, lecz regułą, od której wyjątkiem jest stosowanie stawki krajowej. Oznacza to, że wykładnia przepisów dotyczących warunków, od których spełnienia zależy prawo do zastosowania preferencyjnej stawki podatkowej, nie powinna być zawężająca.
Sąd podkreślił, że dowodami, tego że dane towary stanowiły przedmiot wewnątrzwspólnotowej dostawy są dokumenty, które łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju. Ponadto, dla udowodnienia faktu wywozu towarów objętych wewnątrzwspólnotową dostawą towarów za granicę, istotne znaczenie ma treść dokumentów wymienionych w art. 42 ust. 3 i 4 ustawy o VAT, a nie ich liczba. Dodatkowo, w sytuacji gdy dokumenty wymienione w art. 42 ust. 3- 5 ustawy o VAT nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towarów do nabywcy, dowodami mogą być również inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła dostawa wewnątrzwspólnotową.
W ocenie sądu, ze wskazanych wyżej przepisów nie wynika wymóg, aby dokumenty potwierdzające wewnątrzwspólnotowy charakter transakcji miały formę „papierową". Biorąc pod uwagę, że nigdzie nie stanowi się o formie dokumentów, zasadniczo dopuszczalna będzie każda forma, byle uprawdopodobniona była autentyczność tych dokumentów. Zgodzić się zatem należy z twierdzeniem, że dowodem może być także dokument w formie elektronicznej lub przesłany faksem. Ważne jest, aby zgromadzone przez podatnika dokumenty potwierdzały fakt, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju.
Dlatego też sąd uznał, że pogląd podatnika o naruszeniu przez dyrektora izby skarbowej przepisu art. 42 ust. 3 i 4 ustawy o VAT jest słuszny.
Reasumując stwierdzić należy, że nie ma wymogu, aby dokumenty potwierdzające wewnątrzwspólnotowy charakter transakcji miały formę „papierową". Biorąc pod uwagę, że nigdzie nie stanowi się o formie dokumentów, zasadniczo dopuszczalna będzie każda forma, byle uprawdopodobniona była autentyczność tych dokumentów. Zatem dowodem może być także dokument w formie elektronicznej lub przesłany faksem. Ważne jest, aby zgromadzone przez podatnika dokumenty potwierdzały fakt, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju.