Firma wydaje gazetkę firmową (kwartalnik) dla pracowników firmy, w której opisuje planowane działania np. w zakresie wdrożenia nowych systemów rejestracji czasu pracy, systemu zarządzania BHP; relacje z zakładowych spotkań sportowych i imprez, wiadomości i newsy dla pracowników. Każdy pracownik otrzymuje egzemplarz takiej gazetki.
Jak zakwalifikować koszt wydruku takich gazetek?
Jak potraktować taki koszt - pozostałe koszty czy prezent o małej wartości?
Gazetka firmowa skierowana wyłącznie do pracowników nie może być postrzegana jako przejaw reprezentacji firmy, bowiem pełni ona raczej funkcję informacyjno-integracyjną.
Dla rozstrzygnięcia kwalifikacji podatkowej gazetki firmowej istotne znaczenie ma funkcja, jaką ona pełni. W mojej ocenie możliwe jest przypisanie jej jednej z dwóch funkcji - reprezentacyjnej lub informacyjnej.
Żadna ustawa podatkowa nie zawiera definicji reprezentacji, w związku z czym organy podatkowe sięgają do definicji słownikowej pojęcia reprezentacji, aby ustalić, jakie znaczenie ma ono w języku powszechnym. Jak wskazuje Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w wyroku z dnia 27 listopada 2008 r. "reprezentacja to okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną (Słownik języka polskiego PWN, R. Dłuska, Jak odróżnić reprezentację od wydatków reklamowych, Rzeczpospolita 2007, nr 15, dodatek Dobra Firma; J. Marciniuk red., Podatek dochodowy od osób prawnych. Rok 2007. Komentarz, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2007, teza 430 do art. 16, s. 567; W. Nykiel, A. Mariański, Komentarz do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ODDK, Gdańsk 2006, s. 421). W przypadku spółki - to kreowanie jej pozytywnego wizerunku (por. wyrok NSA z dnia 6 maja 1998 r. sygn. akt SA/Sz 1412/97). Reprezentacja w ujęciu funkcjonalnym, to działanie polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z przyjmowaniem i utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów i inne (B. Brzeziński, M. Kalinowski "Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz, C.H. Beck, W-wa 1997, s. 159)" (sygnatura akt I SA/Łd 1112/08).
Należy zatem wyraźnie zaznaczyć, iż gazetka firmowa skierowana wyłącznie do pracowników nie może być postrzegana jako przejaw reprezentacji, gdyż reprezentacją są działania skierowane wobec kontrahentów zewnętrznych - obecnych lub przyszłych. Nie można zatem mówić o działaniach reprezentacyjnych wobec pracowników, gdyż byłoby to całkowicie nielogiczne (byłoby to reprezentowanie firmy wobec niej samej).
Analizując zawartość kwartalnika, opisaną w pytaniu, można wywnioskować, że pełni on w firmie funkcję informacyjną czy wręcz integracyjną. Dzięki zawartym w nim wiadomościom każdy pracownik ma wgląd w aktualną sytuację firmy oraz wdrażane zmiany. Dowiaduje się również, co dzieje się w innych działach firmy, a tym samym ma możliwość oceny mocnych i słabych stron organizacji, łącznie z jej pozycją na rynku. Taka wiedza daje mu poczucie bezpieczeństwa, co przekłada się na większe zaangażowanie oraz lojalność wobec pracodawcy.
Biorąc pod uwagę powyższe uważam, że wydatki na przygotowanie i wydanie gazetki firmowej spełniają wymogi art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.). Do takiej oceny działań podejmowanych przez firmę w celu integracji personelu przychylił się Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 26 sierpnia 2009 r..
Ze względu na informacyjno-integracyjną funkcję gazetki wydatki związane z jej wydaniem należy ująć na koncie 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia.
Jak zakwalifikować koszt wydruku takich gazetek?
Jak potraktować taki koszt - pozostałe koszty czy prezent o małej wartości?
Gazetka firmowa skierowana wyłącznie do pracowników nie może być postrzegana jako przejaw reprezentacji firmy, bowiem pełni ona raczej funkcję informacyjno-integracyjną.
Dla rozstrzygnięcia kwalifikacji podatkowej gazetki firmowej istotne znaczenie ma funkcja, jaką ona pełni. W mojej ocenie możliwe jest przypisanie jej jednej z dwóch funkcji - reprezentacyjnej lub informacyjnej.
Żadna ustawa podatkowa nie zawiera definicji reprezentacji, w związku z czym organy podatkowe sięgają do definicji słownikowej pojęcia reprezentacji, aby ustalić, jakie znaczenie ma ono w języku powszechnym. Jak wskazuje Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w wyroku z dnia 27 listopada 2008 r. "reprezentacja to okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną (Słownik języka polskiego PWN, R. Dłuska, Jak odróżnić reprezentację od wydatków reklamowych, Rzeczpospolita 2007, nr 15, dodatek Dobra Firma; J. Marciniuk red., Podatek dochodowy od osób prawnych. Rok 2007. Komentarz, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2007, teza 430 do art. 16, s. 567; W. Nykiel, A. Mariański, Komentarz do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ODDK, Gdańsk 2006, s. 421). W przypadku spółki - to kreowanie jej pozytywnego wizerunku (por. wyrok NSA z dnia 6 maja 1998 r. sygn. akt SA/Sz 1412/97). Reprezentacja w ujęciu funkcjonalnym, to działanie polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z przyjmowaniem i utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów i inne (B. Brzeziński, M. Kalinowski "Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz, C.H. Beck, W-wa 1997, s. 159)" (sygnatura akt I SA/Łd 1112/08).
Należy zatem wyraźnie zaznaczyć, iż gazetka firmowa skierowana wyłącznie do pracowników nie może być postrzegana jako przejaw reprezentacji, gdyż reprezentacją są działania skierowane wobec kontrahentów zewnętrznych - obecnych lub przyszłych. Nie można zatem mówić o działaniach reprezentacyjnych wobec pracowników, gdyż byłoby to całkowicie nielogiczne (byłoby to reprezentowanie firmy wobec niej samej).
Analizując zawartość kwartalnika, opisaną w pytaniu, można wywnioskować, że pełni on w firmie funkcję informacyjną czy wręcz integracyjną. Dzięki zawartym w nim wiadomościom każdy pracownik ma wgląd w aktualną sytuację firmy oraz wdrażane zmiany. Dowiaduje się również, co dzieje się w innych działach firmy, a tym samym ma możliwość oceny mocnych i słabych stron organizacji, łącznie z jej pozycją na rynku. Taka wiedza daje mu poczucie bezpieczeństwa, co przekłada się na większe zaangażowanie oraz lojalność wobec pracodawcy.
Biorąc pod uwagę powyższe uważam, że wydatki na przygotowanie i wydanie gazetki firmowej spełniają wymogi art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.). Do takiej oceny działań podejmowanych przez firmę w celu integracji personelu przychylił się Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 26 sierpnia 2009 r..
Ze względu na informacyjno-integracyjną funkcję gazetki wydatki związane z jej wydaniem należy ująć na koncie 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia.