Odpowiedź:
Jeżeli dodatek za używanie prywatnego samochodu ma charakter zwrotu kosztów używania tego samochodu w jazdach lokalnych dla potrzeb pracodawcy, to taki przychód jest wolny od składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotnego do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu. Taki przychód jest również wyłączony z podstawy wymiaru podatku dochodowego od osób fizycznych.
Uzasadnienie:
Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 2236 z późn. zm.) – dalej r.z.u.s., podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracownika nie stanowi zwrot kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu – określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis ten na mocy art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 963 z późn. zm.) – dalej u.s.u.s., oraz art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r. poz. 1793 z późn. zm.) – dalej u.ś.o.z., stosuje się również przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe, wypadkowe i zdrowotne pracownika. Jazdy lokalne, o których mowa w § 2 ust. 1 pkt 13 r.z.u.s., to jazdy, które nie mają charakteru podróży służbowej, a przepisami odrębnymi, o których również jest mowa w tym przepisie, są przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.).
Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw na mocy art. 21 ust. 1 pkt 23b) ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f., jest wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych, ale tylko do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika. Jeżeli więc pracownik otrzymuje od pracodawcy z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych miesięczny ryczał pieniężną bądź tzw. kilometrówkę to na warunkach i w granicach określonych w § 2 ust. 1 pkt 13 r.z.u.s. oraz art. 21 ust. 1 pkt 23b) u.p.d.o.f. tego rodzaju świadczenie pieniężne jest wyłączone z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz z podstawy wymiaru podatku dochodowego od osób fizycznych.
Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wcześniej wspomnianego rozporządzenia Ministra Infrastruktury. Tego rodzaju zwrot kosztów przejazdu w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy jest również wyłączony z podstawy wymiaru składek na mocy § 2 ust. 1 pkt 15 r.z.u.s., a także z podstawy wymiaru podatku dochodowego od osób fizycznych na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f.
Jeżeli do przyznanego pracownikowi dodatku nie stosuje się § 2 ust. 1 pkt 13 i 15 r.z.u.s. to powinien być on uwzględniony w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika. Jednocześnie, jeżeli pracownik ma prawo do omawianego dodatku także za okres pobierania wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego, zasiłku macierzyńskiego, zasiłku opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, to może do niego znaleźć zastosowanie § 2 ust. 1 pkt 24 r.z.u.s. Z przepisu tego wynika, że z podstawy wymiaru składek wyłączone są składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego, zasiłku macierzyńskiego, zasiłku opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku. Przysługujący pracownikowi składnik wynagrodzenia w zakresie, w jakim przysługuje za okres pobierania wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku, nie stanowi więc podstawy wymiaru składek, o ile prawo pracownika do tego składnika wynagrodzenia za okres pobierania wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku wynika z postanowień układu zbiorowego pracy lub przepisów o wynagradzaniu (np. regulaminu wynagradzania). Biorąc pod uwagę powyższe należy stwierdzić, że jeżeli dodatek z tytułu używania prywatnego samochodu spełnia wyżej przedstawione warunki do jest wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne tylko w takim zakresie, w jakim jest wypłacany za okres pobierania wynagrodzenia chorobowego, zasiłku macierzyńskiego, zasiłku opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego.
Piotr Kostrzewa, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego
Odpowiedzi udzielono 22.12.2016 r.
Czy dodatek za używanie prywatnego samochodu podlega oskładkowaniu?
Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego KsięgowegoPracodawca przyznał pracownikowi dodatek za użytkowanie prywatnego samochodu w stałej miesięcznej kwocie, składnik będzie wypłacany bez pomniejszania za czas choroby i urlopów wypoczynkowych. W miesiącu październiku pracownik chorował 1 tydzień (był na zwolnieniu lekarskim) dodatek był wypłacony w pełnej wysokości.Czy od tej kwoty w pełni należy odprowadzić podatek i składki ZUS?
