Z informacji publikowanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, a także tych uzyskanych od kontrolujących, wiadomo, że decyzje o kontrolach opierają się na analizie ogromnej liczby danych zapisanych na kontach płatników składek i ubezpieczonych.

Czytaj również: ZUS ścigał przedsiębiorców, którzy skorzystali z ulgi „Mały ZUS Plus”. Pomógł rzecznik MŚP>>

 

Jak ZUS typuje firmy do kontroli?

ZUS korzysta z oprogramowania, które przeprowadza analizę ryzyka naruszenia przepisów. Pod uwagę brane są także podmioty wypłacające części świadczeń z ubezpieczeń społecznych, zatrudniające powyżej 20 osób.

Z danych Zakładu wynika, że w 2023 roku przeprowadzono 26 754 kontrole płatników składek, w tym 97,1 proc. kontroli było zaplanowanych, a 2,9 proc. doraźnych. Nieprawidłowości ujawniono w 93,7 proc. przypadkach. Kwota ustalonych nieprawidłowości finansowych w zakresie składek i świadczeń wyniosła ogółem 489,0 mln zł. Statystyki za rok 2024 prawdopodobnie będą zbliżone do tych z 2023 roku.

Szanse na uniknięcie kontroli ZUS w przypadku większych firm, które naruszają przepisy, są zatem niewielkie – prędzej czy później oprogramowanie ZUS wytypuje taki podmiot do planowanej kontroli.

Zobacz w LEX: Podmioty podlegające kontroli ZUS > >

 

Nowość
Prawo ubezpieczeń społecznych
-10%

Cena promocyjna: 62.1 zł

|

Cena regularna: 69 zł

|

Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 69 zł


Jakie naruszenia przepisów są najczęstsze i co kontroluje ZUS?

Prawidłowość zgłaszania pracowników do ubezpieczeń. Jednym z najczęściej wykrywanych błędów jest nieprawidłowe naliczanie składek przy zawieraniu umów cywilnoprawnych z własnym pracodawcą lub przy umowach cywilnoprawnych zawieranych z podmiotem trzecim, gdy praca faktycznie wykonywana jest na rzecz pracodawcy. W takiej sytuacji umowa cywilnoprawna powinna być potraktowana jako kontynuacja zatrudnienia pracowniczego, a składki naliczane łącznie z wynagrodzeniem z umowy o pracę. Zwykle jednak od umowy cywilnoprawnej pobierana jest tylko składka zdrowotna, co obniża koszty zatrudnienia z tytułu umowy cywilnoprawnej.

Prawidłowość wyboru podstawy zatrudnienia. Mimo że w Polsce obowiązuje zasada swobody umów, ZUS często podważa wybór umowy o dzieło jako podstawy wykonania czynności na rzecz płatnika składek. Definicja tej umowy została ostatnio zawężona zarówno przez ZUS, jak i orzecznictwo sądów. Umowa o dzieło to już nie tylko umowa rezultatu, ale również umowa, która ma cechować się niepowtarzalnością lub oryginalnością dzieła, co powoduje sporo trudności dla płatników składek. W przypadku zakwestionowania umowy o dzieło ZUS wydaje decyzje nakładające na płatników obowiązek odprowadzania składek jak przy umowie zlecenia.

Pozorność zatrudnienia. ZUS sprawdza, czy umowy nie zostały zawarte wyłącznie w celu uzyskania świadczeń, bez rzeczywistego świadczenia pracy, oraz czy wynagrodzenie nie zostało sztucznie zawyżone. W przypadku stwierdzenia pozorności umowy o pracę dana osoba nie jest traktowana jako pracownik, co prowadzi do konieczności  wyrejestrowania z ZUS i dokonania korekt dokumentów rozliczeniowych. Dla pracownika może to oznaczać konieczność zwrotu wypłaconych już świadczeń i wstrzymanie dalszych wypłat. Jeśli ZUS zakwestionuje wysokość wynagrodzenia, wydaje decyzję ustalającą prawidłową – według ZUS – podstawę wymiaru składek. 

ZUS może również kontrolować terminowość zgłaszania do ubezpieczeń i opłacania składek oraz sprawdzać, czy płatnicy właściwe ustalają uprawnienia do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i dokonują prawidłowych rozliczeń.

Sprawdź w LEX: Czas trwania kontroli ZUS > >

 

Sprawdź również książkę: Prawo ubezpieczeń społecznych >>


Wysoka skuteczność ZUS dla przedsiębiorców oznacza problemy

Wysokie statystyki ujawnionych nieprawidłowości w trakcie kontroli przeprowadzanych przez ZUS w 2023 roku – wynoszące aż 93,7 proc. przypadków – wskazują na wyjątkową skuteczność w typowaniu podmiotów do sprawdzenia. Taki wynik można uznać za rezultat dobrze zorganizowanego systemu analizy ryzyka oraz zaawansowanego oprogramowania wykorzystywanego przez ZUS. Dzięki niemu instytucja jest w stanie w relatywnie krótkim czasie wyselekcjonować płatników składek, u których występuje podwyższone prawdopodobieństwo naruszenia przepisów. Niemniej jednak te dane niosą za sobą również poważne konsekwencje dla rynku pracy i samych przedsiębiorców.

Wskazana skuteczność oznacza, że dla przedsiębiorców, zwłaszcza tych zatrudniających większą liczbę osób, ryzyko wykrycia jakichkolwiek nieprawidłowości jest bardzo wysokie. Nawet drobne błędy w naliczaniu składek czy stosowaniu odpowiednich podstaw zatrudnienia mogą prowadzić do wszczęcia kontroli. Ponadto, wysoki odsetek wykrytych nieprawidłowości może również świadczyć o złożoności przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych. W praktyce wielu przedsiębiorców nieświadomie popełnia błędy wynikające z trudności w interpretacji przepisów. Przykładem jest nieprawidłowe kwalifikowanie umów o dzieło czy umów zleceń, które – mimo pozornie jasnych definicji – w praktyce bywają kwestionowane przez ZUS. Również z punktu widzenia samych ubezpieczonych, statystyki te mogą budzić mieszane odczucia.

W przypadku zakwestionowania umów, na przykład jako pozornych, konsekwencje finansowe spadają nie tylko na pracodawcę, ale często również na pracowników, którzy mogą być zmuszeni do zwrotu wypłaconych świadczeń. Dla osób, które nieświadomie uczestniczą w nieprawidłowościach, takie sytuacje bywają niezwykle stresujące i kosztowne. Warto też zauważyć, że statystyki te wskazują na pewien paradoks. Skoro nieprawidłowości wykrywane są w tak dużej liczbie przypadków, to może to sugerować, że przepisy są zbyt skomplikowane dla przedsiębiorców, a co powinno dać sygnał legislatorom do uproszczenia i ujednolicenia przepisów, aby zmniejszyć ryzyko nieświadomych błędów.

Katarzyna Łochowska, adwokat w Kancelarii Gorazda, Świstuń, Wątroba i Partnerzy Adwokaci i Radcowie Prawni

Sprawdź w LEX: Przebieg kontroli ZUS > >