Formularz ten wystawia się oddzielnie za każdego pracownika, za którego pracodawca miał obowiązek opłacać składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP) w wysokości 1,5 proc. podstawy wymiaru. Zawiera on wszystkie okresy pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za które była opłacana składka, choćby nawet była to należność za jeden dzień. Dane zawarte w formularzu ZUS ZSWA są podsumowaniem opłaconych składek za dany rok kalendarzowy.

Formularza nie trzeba wystawiać za pracowników, którzy w ciągu roku wystąpili o przyznanie emerytury pomostowej. A to dlatego, że pracodawca w ciągu siedmiu dni od złożenia wniosku o taką emeryturę przekazuje do ZUS formularz ZWSA za tego pracownika.

[-DOKUMENT_HTML-]

Płatnik składek przekazuje dane w taki sam w sposób w jaki rozlicza się z ZUS co miesiąc i przesyła dokumenty ubezpieczeniowe. A zatem, ci którzy rozliczają się za pomocą programu Płatnik prześlą dokument poprzez teletransmisję danych. Ci, którzy zatrudniają nie więcej niż pięciu ubezpieczonych, mogą złożyć dokument papierowy. W praktyce jednak niemal wszyscy pracodawcy opłacający składkę na FEP prześlą dokument w sposób elektroniczny.

ZUS przypomina, by nie wysyłać druku ZUS ZSWA w jednym zestawie z bieżącymi dokumentami rozliczeniowymi lub zgłoszeniowymi. Trzeba go przekazać oddzielnie, jako jeden dokument lub razem z innymi dokumentami ZUS ZSWA za różnych pracowników.

Płatnik składek ma obowiązek przechowywania formularza przez pięć lat, licząc od dnia przekazania go do ZUS.

Wypełniając dokument trzeba uwzględnić wszystkie okoliczności prawne i faktyczne obowiązujące na dzień składania informacji. Przykładowo, gdyby przed 31 marca sąd wydał wyrok o zakwalifikowaniu pracownika jako osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach, ale orzeczenie nie zdąży się jeszcze uprawomocnić, to pracodawca musi wypełnić i przekazać ZUS ZSWA za tego pracownika tak, jakby tego wyroku nie było. Gdy się uprawomocni - trzeba złożyć korektę zgłoszenia.

Przesłanie formularza ZUS ZSWA jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym z art. 38 ustawy o emeryturach pomostowych. Za jego niedopełnienie grozi mu kara grzywny do 5 tys. zł.