Jak przypomina Rzeczpospolita, płatnicy mają obowiązek składać dokument ZUS ZSWA raz w roku, podsumowując w nim informację o pracy szczególnej w roku ubiegłym. Z zasady termin na jego złożenie za dany rok mija 31 marca następnego roku. Jeśli jednak ostatni dzień na złożenie ZSWA przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, to termin na wypełnienie tego obowiązku przesuwa się na najbliższy następny dzień powszedni (art. 57 
§ 4 kodeksu postępowania administracyjnego). Przy czym – zgodnie z uchwałą Naczelnego Sądu Administracyjnego z 15 czerwca 2011 r. (I OPS 1/11) – sobota jest dniem równorzędnym z dniem ustawowo wolnym od pracy w rozumieniu art. 57 § 4 k.p.a. W tym roku 31 marca przypada w poniedziałek i do tego dnia płatnicy mają obowiązek złożyć w ZUS zgłoszenia ZSWA.
Powyższy termin na przekazanie ZUS ZSWA obowiązuje również w stosunku do byłych pracowników.