Na czym polega job sharing? Uporządkowanie pojęć.

Warto rozpocząć od zapoznania się z genezą zjawiska job sharingu i jego odmianami. Job sharing jest to pewna modyfikacja pracy wykonywanej w niepełnym wymiarze czasu, choć ze względu na jego specyficzne cechy uznaje się go już za odrębną kategorię zatrudnienia. Przyjmuje się, że opisywana forma zatrudnienia wywodzi się ze Stanów Zjednoczonych, gdzie rozwija się od końca lat 60. XX w. Jego idea znana była już w latach 30., w okresie wielkiego kryzysu gospodarczego. W latach 70. i 80. ten system pracy był opisywany jako „stworzony dla kobiet”. Największymi plusami było bowiem połączenie „pełnoetatowej pracy w biurze” z „pełnoetatową pracą w domu”. W polskiej literaturze job sharing określa się czasem zamiennie „dzieleniem pracy”, „systemem pracy dzielonej”, „dzieleniem stanowiska pracy”, „podziałem miejsca pracy” lub „pracą dla dwojga”.
Job sharing czyli inaczej podział pracy. Polega na uzgodnieniu, w ramach którego dwóch lub więcej pracowników dzieli pracę na jednym stanowisku pełnoetatowym, rozdzielając między siebie płacę oraz świadczenia odpowiednio do czasu pracy każdego z nich. Taki rodzaj pracy określany jest tez często terminami: job sharing, job pairing czy job splitting (job splitting jest to podzielenie jednego miejsca pracy pomiędzy większą liczbę pracowników, job pairing oznacza połączenie wcześniej rozdzielonych pól działania przy czym odpowiedzialność za realizację powierzonej pracy spada na tandem.)
Idea job sharingu narodziła się w Stanach, obecnie funkcjonuje z powodzeniem w Wielkiej Brytanii, Holandii i wielu innych krajach Unii Europejskiej. Job sharing stał się jedną z najpopularniejszych na świecie (w Polsce jeszcze niezbyt znaną), elastycznych form zatrudnienia. Charakteryzuje się tym, ze jest dobrowolnie przyjętym rozwiązaniem, w którym kilka osób (zwykle dwie), podejmuje łączną odpowiedzialność za jeden etat w pełnym wymiarze czasowym. Pracownicy zatrudnieni w systemie job sharingu zwykle dzielą czas pracy w uzgodnionych między sobą i pracodawcą proporcjach. Najbardziej rozpowszechnionym rozwiązaniem jest podział czasu pracy w proporcji 50:50. Podział pracy może też występować w postaci podziału dni lub tygodni bądź też rzadziej w formie pracy co drugi tydzień. Job sharing w odróżnieniu od work sharing nie jest wykorzystywany w celu unikania zwolnień z pracy albo zwiększania poziomu zatrudnienia. Pojęć work sharing i job sharing nie należy utożsamiać. Work sharing jest rozwiązaniem inicjowanym zazwyczaj przez państwo i pracodawców. Czasem obejmuje znaczną liczbę pracowników w zakładach pracy. Work sharing jest opcją stosowaną jako reakcja na bezrobocie a także jako metoda rozdzielania bezrobocia wśród wszystkich pracowników w zakładach.
Podział pracy jest alternatywnym rozwiązaniem organizacyjnym w ramach którego obowiązki i odpowiedzialność pracownika pełnoetatowego są dzielone przez kilku pracowników pracujących w niepełnym wymiarze. Określona liczba osób dzieli między sobą nie tylko obowiązki, ale też urlopy, wszelkiego rodzaju świadczenia oraz wynagrodzenie. Pracodawca ponosi zatem koszty utrzymania jednego etatu, otrzymując pracę, wiedzę i doświadczenie dwóch lub większej liczby osób. Każdy taki pracownik może być odpowiedzialny za całe stanowisko pracy i wszystkie związane z nim zadania, albo alternatywnie niektóre funkcje i zadania mogą być niezależnie przypisane jednemu z nich. Pracownicy pracujący w ramach systemu job sharing rozliczani są z wykonania swoich zadań w ustalonym zakresie. Partnerzy pracują w różnych porach dnia, choć są takie rozwiązania, w których obaj partnerzy pracują przez pewien czas jednocześnie.
Można wyodrębnić trzy typy job sharingu:

•shared responsibility –
w tym wypadku nie ma podziału obowiązków, a partnerzy są wymienni. Takie rozwiązanie sprawdza się dobrze na stanowiskach gdzie istnieje stały ciąg pracy, jednak wymaga wysokiego poziomu wzajemnej komunikacji i koordynacji oraz dobrego dopasowania partnerów,
•divided responsibility - ten rodzaj działa dobrze wtedy, kiedy praca może być rozbita na różne projekty lub osobnych klientów. Każdy partner ma swoją własną odpowiedzialność i zadanie, którym się zajmuje w godzinach pracy. Takie rozwiązanie może być korzystne w przypadku, gdy partnerzy nie znają się dobrze,
•unrelated responsibility – odnosi się to do przypadku, gdy pracownicy pracują w tym samym dziale, ale wykonują całkowicie wyodrębnione zadania. Inaczej mówiąc, są to dwa stanowiska w niepełnym wymiarze czasowym działające w tandemie. Takie rozwiązanie jest korzystne wtedy gdy partnerzy mają różne umiejętności.

Korzyści i zagrożenia

1)Główne zalety stosowania job sharingu jako formy zatrudnienia dla pracodawcy, to:
2)Pojawienie się większej ciągłości zatrudnienia - jeśli zdarzy się, że połowa dzielącego między siebie pracę zespołu choruje lub odchodzi, pozostałe osoby kontynuują konkretną pracę, przynajmniej w połowie całkowitego wymiaru czasu na danym stanowisku.
3)Większa liczba pracowników – utrzymując jeden etat pracodawca zdobywa możliwość wykorzystania kompetencji, umiejętności, doświadczenia i pomysłów wielu pracowników. Dotyczy to również tych osób, które nie mogą pracować w pełnym wymiarze godzin, a chcą być zatrudnione na stałe.
4)Zredukowanie płynności zatrudnienia i absencji pracowników - wynika to z faktu zaspakajania potrzeb poszczególnych osób. Nawet jeśli jeden z pracowników zachoruje i jest nieobecny, to drugi jest w stanie wykonać daną pracę. Poza tym w okresach wzmożonej absencji takich jak święta czy szkolenia, większa ilość pracowników powoduje oszczędność w kwestii ewentualnych zastępstw, a także nie dopuszcza do obniżenia jakości usług.
5)Wzrost wydajności – pracownicy czują się docenieni i zmotywowani indywidualnym podejściem do ich potrzeb. Poza tym dwie lub więcej osób łączy swoją wiedzę, doświadczenie i zaangażowanie w pracy nad jednym projektem.
6)Niższe koszty - zatrudnienie kilku pracowników nie zwiększa kosztów, płaca jest taka sama jak dla jednego pracownika na pełnym etacie. Zmniejszają się także koszty ewentualnej rekrutacji w przypadku utraty pracownika.
7)Większa lojalność pracowników – osoba zatrudniona, która dzięki elastycznym godzinom pracy może pogodzić pracę z innymi obowiązkami, na przykład w domu, będzie bardziej lojalna i oddana swojej pracy – gdyż najczęściej bardzo trudno będzie jej znaleźć innego pracodawcę, który zapewni podobne rozwiązanie.
8)Możliwość sprawdzenia kwalifikacji potencjalnego pracownika– zaoferowanie job sharingu osobie, co do której przełożony nie ma jeszcze pewności i zaufania sprawi, że może on lepiej poznać jej umiejętności przed zaoferowaniem zatrudnienia w pełnym wymiarze godzin.
9)Perspektywa zatrzymania doświadczonych pracowników – dzięki metodzie podziału pracy, pracownicy cenni dla firmy otrzymują szansę na poradzenie sobie z przejściowymi zwykle utrudnieniami, bez konieczności zwolnienia.
10)Korzyści dla zatrudnionych – metoda job sharingu pozwala osobom przeżywającym utrudnienia, uniemożliwiające prace na pełny etat, na kontynuację zatrudnienia. A co najważniejsze daje możliwość zarabiania na życie.
11)Zwiększenie efektywności zarządzania czasem i usprawnienie organizacji pracy – ze względu na lojalność względem partnera pracownicy chętniej dążą do ukończenia swoich etapów pracy.
12)Zachowanie ciągłości kwalifikacji – w przypadku, kiedy jeden z partnerów odchodzi, drugi jest w stanie sam przekazać wiedzę o danym zadaniu nowemu pracownikowi.

Główne zalety job sharingu dla pracownika, to:
1)Job sharing daje możliwość podziału obowiązkami z partnerem umożliwiając w ten sposób lepsze wykorzystanie pracy w okresach szczególnie intensywnego wysiłku.
2)Stwarza okazję uczenia się od starszego i bardziej doświadczonego partnera.
3)Z drugiej strony doświadczony pracownik czuje się doceniony, gdy może być dla kolegi mentorem i uczyć go nowych zadań.
4)Pozwala na połączenie rozwoju zawodowego z życiem i obowiązkami w rodzinie.
5)Metoda podziału pracy daje okazję kontynuowania pracy, bez utraty wysługi lat. A także wciąż zapewnia możliwości awansu.
6)Job sharing niesie ze sobą system wsparcia dla każdego z partnerów oraz możliwość coachingu.
7)Dla pracowników wchodzących w wiek emerytalny istnieje przez to szansa pracy w zredukowanym czasie. Mogą oni jednocześnie przekazywać swoją wiedzę młodszym pracownikom.
8)Pozwala pogodzić ze sobą pracę i obowiązki opiekuna np.: nad starszym czy niepełnosprawnym członkiem rodziny oraz nad małym dzieckiem.
9)Daje szansę na prowadzenie aktywności poza miejscem zatrudnienia, tj. studia, rozwijanie zainteresowań.
10)Umożliwia dzielenie się pomysłami i doświadczeniami. Daję możliwość konfrontacji różnych punktów widzenia.

Ta forma zatrudnienia ma też pewne wady. Jeżeli chodzi o zatrudniającego:
1)Ryzyko podziału odpowiedzialności – gdy zadanie zostanie źle wykonane, pracodawcy może być trudno jednoznacznie ustalić, który z pracowników zawinił.
2)Możliwość podwyższenia kosztów administracyjnych – większa ilość pracowników to więcej dokumentacji, rozliczeń, a co za tym idzie możliwość popełnienia większej ilości pomyłek.
3)Sprzeczność interesów poszczególnych pracowników, utrudniająca jednomyślność w kwestiach dotyczących podziału zakresu obowiązków i czasu pracy na wspólnym stanowisku.
4)W zależności od potrzeb szkoleniowych partnerów oraz wymogów miejsca pracy powstaje problem szkolenia dwóch osób zamiast jednej.
5)Czasem koszty mogą się zwiększyć w związku z dodatkowym wyposażeniem czy koniecznością stworzenia dodatkowego stanowiska pracy. Zwykle jednak nie zachodzi taka potrzeba, gdyż pracownicy mijają się w miejscu pracy.
6)W zależności od stanowiska, może okazać się, że wskazane staną się podwójne dodatki, wyposażenie tj. samochód, telefon służbowy czy laptop.
7)Konieczne jest dobre dobranie pracowników. Pracodawca musi zwrócić uwagę na ich odpowiedzialność, umiejętność współpracy i nastawienie na wyniki pracy, a także cechy charakteru.
8)Zatrudniający musi też zwrócić uwagę czy pracownicy będą w stanie dobrze się porozumieć, zaufać sobie a nawet polubić się. Job sharing wymaga dobrego porozumienia i ścisłej współpracy między pracownikami.
9)Warto też, by zwrócił uwagę na ich dotychczasowe doświadczenia, dobrze, by były różne, aby uzupełniali się i mogli się uczyć od siebie nawzajem.
10)Pracodawca napotka trudności również w momencie ustalania podziału zadań i godzin pracy.
11)Musi on poświęcić na początku sporo uwagi i czasu, by ustalić sprawiedliwy i zadowalający obie strony grafik.
12)W gestii szefa leży również ustalenie kanonów zachowania w momentach krytycznych i podziału obowiązków w grupie czy parze w razie problematycznych sytuacji.
13)Ewentualny brak kontroli i jasno określonych zasad działania może stworzyć komplikacje w momencie, gdy jeden z pracowników postanowi odejść z pracy. Są dwa sposoby postępowania w takiej sytuacji. Można odpowiedzialność za znalezienie zastępcy powierzyć pozostającemu w firmie pracownikowi lub z góry zastrzec, że decyzja należy do szefa firmy.
14)Trudność sprawia też ewentualna ocena pracy i wydajności zespołu, ponieważ każdy z pracowników powinien być opiniowany indywidualnie. A co za tym idzie, wzrastają też koszty nadzoru, gdy trzeba dokonać większej liczby ocen.
15)Zdarza się też, że współpraca w zespole nie przebiega sprawnie, a to może wywoływać opóźnienia w podejmowaniu decyzji.
16)Może się też pojawić problem w porozumieniu między tandemem dzielącym się obowiązkami, a resztą załogi firmy. Współpracownicy muszą się nauczyć, że np.: w poniedziałek odpowiedzialny za zadanie jest jeden z pracowników, a we środę już ktoś inny.

Istnieje też kilka zagrożeń dla pracowników:
1)Po pierwsze, jeśli partnerzy nie współpracują zgodnie, ich działanie staje się mało produktywne. Odwrotnie proporcjonalnie do zasady synergii, dwóch pracowników nie mogących się porozumieć będzie pracowało gorzej, niż jeden w pełnym wymiarze czasu.
2)Niektórzy pracownicy mogą się czuć przytłoczeni ciągłym porównywaniem z partnerem lub brakiem indywidualności w działaniu.
3)Niekorzystnie na pracowników może też po pewnym czasie zacząć wpływać fakt, że ich indywidualne osiągnięcia i sukcesy nie są oceniane z osobna. Trudno bowiem szefowi zauważyć osiągnięcia indywidualne, kiedy ma do czynienia z wynikami zespołu.
4)Z powodu wyznaczania zadań dla każdego z partnerów jako pełnoetatowego zatrudnionego a nie członka współdziałającego zespołu, może nastąpić przeciążenie pracą.

Jak znaleźć dobrego partnera do job sharingu?

1.W miejscu pracy – można to zaoferować współpracownikowi, któremu taki układ się spodoba albo pracownikowi tymczasowemu. Dzięki temu osoba ma szanse pozostania na etacie. Dobrym pomysłem jest też zaproponowanie job sharingu osobie planującej odejście z firmy. Nowe warunki mogą pomóc mu poradzić sobie z ewentualnymi trudnościami, a szefowi taki pomysł powinien odpowiadać ze względu na możliwość zatrzymania wartościowych i doświadczonych pracowników.
2.Przy użyciu profesjonalnych i osobistych portali - należy puścić w obieg wiadomość o poszukiwaniu partnera do job sharingu. Można szukać zarówno na portalach społecznościowych jak i na stronach stowarzyszeń zawodowych. Można też spróbować powiadomić znajomych z poprzednich miejsc pracy czy zajęć poza pracą itp. Ogólnie rzecz biorąc wszystkich, którzy mogą stanowić bezpośrednie lub pośrednie źródła odwołania.
3.W agencjach pracy – jeśli znane nam są jakieś agencję specjalizujące się w naszej dziedzinie, można dać znać o gotowości do współpracy w sprawie job sharingu. Kiedy podkreśli się redukcję liczby godzin pracy związaną z porozumień dotyczącym podziału, prawdopodobnie będzie to atrakcyjna propozycja dla wielu kandydatów.
4.Poszukiwania online – na niektórych stronach internetowych można znaleźć odpowiednie osoby (niestety jeszcze nie w przypadku Polski). Takie strony to np.: Job Share Connection i FlexWork Connection.
5.Poprzez Biura Karier - pobliskie uczelnie czy ewentualnie licea mogą być dobrym miejscem na znalezienie partnera zainteresowanego elastycznymi godzinami pracy.
6.Ogłoszenia w prasie – jeśli inne metody okażą się niezbyt skuteczne można też spróbować w sposób bardziej tradycyjny. Zamieścić ogłoszenie w lokalnej prasie ogólnej lub stricte ogłoszeniowej, albo online na serwerach z ogłoszeniami o pracę.

Metod jest wiele, ale warto poświęcić swój czas, gdyż odpowiedni partner to podstawa sukcesu. Bez tego job sharing zamiast przynosić radość i ulgę, będzie źródłem frustracji i niezadowolenia.

Jak sprawić, by job sharing działał sprawnie?
Pracownicy, którzy dzielą jedno stanowisko, dysponują całym arsenałem środków ułatwiających i usprawniających kontakt i pozwalających na bieżąco wymienić informacje na temat postępów w wykonywaniu danego zadania. Te środki to m.in. email, telefon i faks, notatki i listy kontrolne.
Prawdopodobnie w najlepszym interesie właścicieli firm leży prowadzenie kontroli osiągnięć i wydajności pracowników współpracujących w ramach job sharingu, by mieć pewność, że wszystko idzie sprawnie i gładko. Opinie te mogą być indywidualną oceną pracy każdego pracownika, ale mogą także przybrać formę przeglądów działania całego zespołu. Może się okazać, że cała odpowiedzialność i trud za wykonanie zadania spoczywa na barkach jednej z osób, podczas gdy druga nie spełnia obowiązków wg ustalonego wcześniej podziału. Wtedy do przełożonego należy rozstrzygnięcie czy jest to przypadkowe zdarzenie, czy job sharing po prostu nie sprawdza się w danym przypadku. W niektórych przypadkach warto zwołać naradę pracowników danego duetu i szefostwa, aby zdecydować jeszcze zanim zadanie się pojawi, czy pracownicy są w stanie poradzić sobie jako zespół, czy może powinien wykonać je tylko jeden pracownik. Często pomaga też, jeśli partnerzy w ramach job sharingu pracując jednego dnia są w stanie zgrać swoje harmonogramy, tak by współdziałać i usprawnić pracę nad wyjątkowo trudnym zadaniem.

Świadczenia dla pracowników, którzy uczestniczą w job sharingu, mogą być przyznawane w różny sposób. Całość lub część świadczenia może być przyznana danemu pracownikowi w zależności od konkretnej sytuacji. Świadczenia dotyczące ubezpieczeń i planów emerytalnych są łatwiejsze do negocjowania i często są dzielone proporcjonalnie. Urlopy, wypoczynkowe czy chorobowe, a nawet wysokość wynagrodzenia mogą być uzależnione do czasu jaki każdy pracownik spędza w pracy. W celu uniknięcia niepożądanych trudności, kwestie te powinny zostać ustalone przed wdrożeniem programu job sharingu. Zanim umowa zostanie formalnie zawarta należy upewnić się czy strony zainteresowane dokładnie zapoznały się z jej warunkami. Często job sharing powoduje niewielki wzrost kosztów związanych z zatrudnieniem, takich jak składki emerytalne i ubezpieczeniowe. Jeśli ktoś posiada niewielką firmę, musi przekalkulować, czy ten wzrost wydatków zostanie zrównoważony przez korzyści, jakie przyniesie zastosowanie job sharingu. Ewentualnych trudności może też dostarczyć kwestia godzin nadliczbowych, ponieważ pracownicy dzielący pracę są zatrudniani w niepełnym wymiarze godzin. Tak jak było to wspomniane wcześniej, wszystko zależy od odpowiednich ustaleń przy zatrudnianiu pracowników.

mgr Milena Majewska