Odpowiedź: w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawca ma obowiązek wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania.
Uzasadnienie: płatnicy składek na ubezpieczenia społeczne są zobowiązani do przechowywania dokumentacji na podstawie której następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika - art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. Nr 162, poz. 1118 z późn. zm.). Oznacza to, że pracodawcy mają obowiązek przechowywania listy płac, karty wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty (dokumentacja osobowa pracowników), przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy; "inne dowody" to m.in. dokumentacja osobowa pracowników. Dokumentacja pomocnicza i operacyjno-obliczeniowa służąca do sporządzenia list płac, niebędąca dowodem księgowym, może być przechowywana przez 5 lat. Kopie wydanych zaświadczeń o płacach i ich rejestry wystarczy przechowywać przez 3 lata. Od 1 stycznia 2009 r. po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, pracodawcy prowadzący księgi rachunkowe, mogą przenosić listy płac na informatyczne nośniki danych. Warunkiem jest jednak posiadanie urządzeń pozwalających na ich odtworzenie w postaci wydruku. Pracodawcy, którzy nie prowadzą ksiąg rachunkowych, nie mają takiej możliwości.
W przypadku likwidacji lub upadłości pracodawca ma obowiązek wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania i zapewnić na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania, liczonego dla dokumentacji płacowej - od dnia wytworzenia, a dla dokumentacji osobowej - od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy. W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do KRS lub do ewidencji działalności gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe Przed wydaniem postanowienia w sprawie wniosku, o którym mowa w ust. 3, sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy o jego stanie majątkowym. Jeżeli pracodawca nie jest w stanie zapewnić środków na przechowywanie dokumentacji, występuje z wnioskiem do sądu rejestrowego o wydanie postanowienia, na podstawie którego dokumentację przejmuje archiwum państwowe - art. 51u–51w ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 z późn. zm.).
Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem uporządkowana zgodnie z przepisami § 13–17 rozporządzenia Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). Siedzibą Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej jest Milanówek w powiecie grodziskim, województwie mazowieckim. Archiwum obejmuje zasięgiem działania obszar całego Państwa.