Pracodawca otrzymał od ZUS pismo informujące o wszczęciu postępowania administracyjnego w sprawie ustalenia obowiązku ubezpieczeń społecznych z tytułu wykonywania umowy zlecenia na rzecz płatnika (zakładu) za okres styczeń-czerwiec 2000 r. Jak wynika z treści tego pisma, umowę zlecenia zawarliśmy z osobą, która przebywała w tym czasie na urlopie wychowawczym, o którym nas nie poinformowała. Zgodnie z przepisami - za okres wykonywania umowy zlecenia, który pokrywa się z urlopem wychowawczym powinna podlegać ubezpieczeniom: emerytalnemu, rentowemu i zdrowotnemu. Wobec powyższego ZUS żąda złożenia dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych za okres umowy zlecenia oraz opłacenia zaległych składek. Dokonanie korekt spowoduje automatycznie zmiany deklaracji, a tym samym powstanie obowiązek zapłaty składek. Od tego czasu minął 10 letni okres, w którym składki stały się wymagalne i pracodawca chce skorzystać z przedawnienia. Ponadto, nie posiadamy już dokumentów źródłowych, a zatem możemy uznać lub nie, to co podnosi ZUS.
Jak należy postąpić, czy ZUS może dokonać korekt z urzędu, a zakład pracy nie płacić przedawnionych składek?
Czy czekać do czasu zakończenia postępowania i odnieść się do treści decyzji końcowej ZUS?
 

 
Zasadniczo obowiązek sporządzenia i przekazania do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych spoczywa na płatniku składek. ZUS może jednak sporządzać z urzędu zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, zgłoszenia wyrejestrowania ubezpieczonego z ubezpieczeń społecznych, imienne raporty miesięczne, zgłoszenia płatnika składek, zgłoszenia wyrejestrowania płatnika składek, deklaracje rozliczeniowe oraz dokumenty korygujące te dokumenty.

Zgodnie z art. 17 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 z późn. zm.) – dalej u.s.u.s., obowiązki w zakresie obliczania, rozliczania i przekazywania co miesiąc do ZUS w całości składek spoczywa na płatnikach składek. Rozliczanie składek dokonywane jest poprzez wykazanie ich w odpowiednich dokumentach rozliczeniowych. Na płatniku składek – co wynika z art. 36 u.s.u.s. – ciąży również obowiązek zgłoszenia ubezpieczonego do właściwych ubezpieczeń, a także wyrejestrowanie go w sytuacji, gdy przestanie im podlegać. Jakkolwiek zasadniczo to na płatniku składek spoczywa obowiązek przekazywania do ZUS odpowiednich dokumentów ubezpieczeniowych to na mocy art. 48b ust. 1 u.s.u.s. ZUS może sporządzać z urzędu zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, zgłoszenia wyrejestrowania ubezpieczonego z ubezpieczeń społecznych, imienne raporty miesięczne, zgłoszenia płatnika składek, zgłoszenia wyrejestrowania płatnika składek, deklaracje rozliczeniowe oraz dokumenty korygujące te dokumenty. Szczegółowy tryb sporządzania przez ZUS dokumentów ubezpieczeniowych z urzędu został określony w § 24 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany ZUS (Dz. U. Nr 78, poz. 465 z późn. zm.).
Stosownie do art. 24 ust. 4 u.s.u.s. należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po upływie 10 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. 10-letni termin przedawnienia stosuje się do składek na ubezpieczenia społeczne należnych i nieprzedawnionych przed dniem 31 grudnia 2002 r., gdyż przed 1 stycznia 2003 r. – zgodnie z obowiązującym wówczas brzmieniem art. 24 ust. 4 u.s.u.s. – należności z tytułu składek ulegały bowiem przedawnieniu po upływie 5 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Przedawnienie należności z tytułu składek zgodnie z art. 31 u.s.u.s. w zw. z art. 59 § 1 pkt 9 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) powoduje wygaśnięcie zobowiązania składkowego. Z tego też względu wykazanie przedawnionych należności z tytułu składek w dokumentach rozliczeniowych nie rodzi po stronie płatnika składek obowiązku ich uiszczenia. Jeśli chodzi o odwołanie od decyzji ZUS stwierdzającej obowiązek ubezpieczeń społecznych to należy pamiętać, że to na odwołującym się spoczywa ciężar udowodnienia przed sądem okoliczności, na które się on powołuje. Ponadto odwołujący musi liczyć się z koniecznością pokrycia kosztów procesu poniesionych przez ZUS (np. kosztów zastępstwa procesowego), jeżeli przegra proces sądowy.