Nowelizacja rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 listopada 2006 r. (Dz. U. Nr 227, poz. 1661) w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju wprowadziła od 1 stycznia 2007 r. obowiązek załączania do rozliczenia kosztów podróży dokumentów (rachunków) potwierdzających poniesienie wydatków. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Powyższe oznacza konieczność dołączania do rozliczeń delegacji biletów. W poprzednio obowiązującym stanie prawnym pracownik mógł pojechać w podróż służbową własnym samochodem, a rozliczyć koszt przejazdu pociągiem lub autobusem, nie dokumentując tego faktu biletem (jeśli wewnętrzne unormowania w jednostce nie wprowadzały takiego obowiązku). Takie rozwiązanie umożliwiało pracownikowi szybsze wykonanie podróży służbowej.

Wprowadzona nowelizacja nałożyła więc dodatkowe uciążliwe obowiązki na pracownika - dostarczenie biletu (w przypadku jego zagubienia, zniszczenia pracodawca nie ma prawa wypłacić tej części delegacji służbowej), jak i na pracodawcę - dodatkowa kontrola dokumentów, czy spełniają wymogi określone w ustawie o rachunkowości i prawidłowo zostały ujęte w rozliczeniu kosztów delegacji, a także obowiązek przechowywania (archiwizacji) tychże biletów (konieczność klejenia biletów, czasami kserowania i stwierdzania za zgodność z oryginałem - dotyczy paragonów z kas fiskalnych).

Sprawa ta stała się przedmiotem zapytania poselskiego skierowanego do minister pracy i polityki społecznej. Zapytano, czy resort pracy planuje nowelizację przepisów umożliwiającą powrót do poprzednich zasad rozliczania delegacji.

W odpowiedzi Minister Pracy i Polityki Społecznej Jolanta Fedak wskazała, że zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990, z późn. zm.), środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca. Może to być środek transportu publicznego (ust. 2) i wówczas zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na podróż służbową samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy (§ 5 ust. 3). W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w odrębnych przepisach (rozporządzeniu ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271, z późn. zm.).

Zdaniem Ministerstwa Pracy pracownik powinien odbyć podróż służbową środkiem transportu wskazanym przez pracodawcę. Zmiana przez pracownika środka transportu wskazanego przez pracodawcę może mieć miejsce w przypadkach szczególnych (np. pracownik spóźnił się na pociąg i aby terminowo wykonać zadanie służbowe, podróż odbył własnym samochodem, z przyczyn przewoźnika doszło do opóźnienia lub odwołania środka transportu itp.). W takim przypadku decyzja o sposobie rozliczenia kosztów przejazdu pozostaje w gestii pracodawcy, przy czym nie ma przeszkód formalnoprawnych, aby rozliczenia dokonać według stawki za 1 km przebiegu, o której mowa w § 5 ust. 3 rozporządzenia.

Znowelizowane przepisy omawianego rozporządzenia, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2007 r., dotyczyły zasad udzielania przez pracodawcę zaliczki na przewidywane koszty podróży i sposobu jej rozliczania. Poprzednio kwestię te regulowały odrębne przepisy, wydane przez ministra finansów, które przestały obowiązywać z dniem 1 lipca 2006 r. Zgodnie z § 8a rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży. Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Wymieniony przepis, w części dotyczącej oświadczenia pracownika, może mieć odpowiednie zastosowanie na przykład w przypadku zagubienia biletu, okradzenia pracownika itp.

Stosowne udokumentowanie kosztów podróży odbytej publicznym środkiem transportu wskazanym przez pracodawcę (§ 5 ust. 1-2 rozporządzenia) obejmuje - zdaniem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej - także załączone bilety za przejazd pociągiem, PKS, samolotem.

Obowiązek dokumentowania przejazdu prywatnym samochodem wynika z przepisów m.in. art. 21 ust. 1 pkt 23b i art. 23 ust. 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176, z późn. zm.), które określają warunki, jakie musi spełniać ewidencja przebiegu pojazdu.

Treść § 8a ust. 3 rozporządzenia o podróżach krajowych jest analogiczna do § 13 ust. 4 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991, z późn. zm.).

Minister Pracy stwierdziła, że przy mającej nastąpić w 2008 r. nowelizacji wskazanych wyżej przepisów zostanie rozważona możliwość uproszczenia zasad zwrotu pracownikowi kosztów podróży odbytej publicznym środkiem transportu (bez wymogu dokumentowania jej biletami). Jednocześnie minister dodała, że pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą stosować odmienne warunki rozliczania należności za podróże służbowe niż wynikające z omawianego rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w drodze regulacji zakładowych, tj. układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania (art. 771 i 772 Kodeksu pracy).