Refundacja kosztów zakupu okularów korygujących wzrok

Czy na podstawie tego samego zaświadczenia lekarza medycyny pracy można dokonać dwukrotnie wolnej od składek ZUS refundacji zakupu okularów?

Odpowiedź: pracodawca może na podstawie tego samego zaświadczenia dokonać dwukrotnej, zwolnionej z opodatkowania i oskładkowania składkami ZUS, refundacji kosztów poniesionych na zakup okularów korygujących wzrok. Powinno to jednak wynikać z zasad ustalonych przez pracodawcę w wewnętrznym akcie prawnym (regulaminie, zarządzeniu, decyzji itp.).

Uzasadnienie: stosownie do postanowień § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe - dalej r.s.m.e., pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej – czyli wstępnych, okresowych lub kontrolnych – przeprowadzone zgodnie z art. 229 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy– dalej k.p., wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Powyższy przepis jest bardzo ogólny, dlatego też pracodawca w wewnętrznym akcie prawnym (zarządzeniu, decyzji, regulaminie itp.) powinien określić szczegółowe zasady przydziału okularów, a w szczególności kwotę refundacji, czasookres ich używalności czy też termin, w jakim pracownik może się ubiegać o zwrot kosztów zakupionych przez siebie okularów.

Nie ma zatem przeciwwskazań, aby pracodawca – o ile uzna to za stosowne – dwukrotnie dokonał refundacji pracownikowi kosztów poniesionych na zakup okularów korygujących wzrok do pracy przy komputerze, na podstawie tego samego zaświadczenia lekarskiego. Powinno to jednak wynikać z wewnętrznych regulacji, zgodnie z którymi pracownikowi przysługuje prawo do wystąpienia o taką refundację np. nie częściej niż raz na dwa lata. Z uwagi na to, że badania profilaktyczne pracowników administracyjno-biurowych, zatrudnionych przy pracy z komputerem mogą być wykonywane nawet co 4 lata (ostateczna decyzja należy jednak do lekarza medycyny pracy), to w okresie ważności danego zaświadczenia lekarskiego pracownik będzie mógł skorzystać z refundacji nawet dwa razy.

Natomiast w przypadku braku takich regulacji, a także stosownego zaświadczenia lekarskiego, opisany wydatek pracodawcy (refundacja), będzie stanowił wynagrodzenie w naturze i powinien zostać opodatkowany i oskładkowany, jako niepodlegający zwolnieniom, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.