Pracownicy blokują etaty… latami

Pracodawcy mają coraz większy problem z pracownikami, którzy uciekają na zwolnienia lekarskie i przez całe lata nie pojawiają się w pracy, blokując etaty. Choć wiedzą, że taka osoba zwykle już do pracy nie wróci, nie mogą zatrudnić nowej na jej miejsce. Prawnicy mówią wprost, że branie zwolnień lekarskich stało się strajkiem pracowniczym. Dla mikro i małych firm dużym problemem jest także udzielanie takiemu pracownikowi po powrocie pełnopłatnego urlopu wypoczynkowego. Bywa bowiem, że to kolejne, nawet i pół roku, jego nieobecności.

- Znowu mówimy o nieuczciwych przedsiębiorcach. A może powiecie też o nieuczciwych pracownikach? A może powiecie o pracownikach, którzy 2 tygodnie przychodzą do pracy, a potem siedzą kilka lat na zwolnieniach i trzeba im płacić za urlopy? Może o tym też powiecie? Może powiecie, jaka jest dzisiaj katorżnicza praca przedsiębiorców – mówił w Sejmie poseł Marek Jakubiak 11 marca 2026 r. w trakcie drugiego czytania rządowego projektu ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (druk sejmowy nr 2250), przyznającego inspektorom pracy nowe uprawnienie do przekształcania umów cywilnoprawnych i B2B w umowy o pracę.

- Pani poseł Ueberhan powiedziała dzisiaj, że państwo polskie działa. Jak? Czyją kieszenią? Moją? To państwo będzie płaciło? Nie będzie państwo płaciło. Państwo jest opresyjne w tej sprawie. A to, że chcecie robić takie myki… Ja już to sobie wyobrażam praktycznie, jak to będzie wyglądało. Jest pan czy pani pracownik. Jeżeli po paru latach czy paru miesiącach pracodawca będzie niezadowolony z jej pracy, to (pracownik – przyp. red.) pójdzie do inspektora i powie: to była umowa cywilnoprawna. A się okaże, że to była umowa o pracę i trzeba będzie jeszcze dodatkowe odszkodowania płacić za pracownika, który się np. nie nadaje na to stanowisko – kontynuował poseł Jakubiak. I dodał: - To są, proszę państwa, relacje pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. I żadne przepisy tego nie naprawią. Albo to są dobre relacje, albo to są złe relacje. Natomiast w takiej sytuacji, w której daje się takie kompetencje, następne kompetencje urzędnikom, żeby w te relacje wchodzili, to jest absolutne zakłócenie relacji międzyludzkich.

Jego słowa znajdują potwierdzenie w sygnałach, jakie docierają do redakcji serwisu Prawo.pl. Wynika z nich, że ucieczka na zwolnienia lekarskie to nie tylko coraz powszechniejsza praktyka, ale wręcz sposób "karania" pracodawcy. Pracownicy uciekają na nie np. po ocenie rocznej, w której ich praca została oceniona poniżej oczekiwań. Przy czym nie ma tu znaczenia wielkość zakładu pracy. Takie sytuacje zdarzają się bowiem zarówno w dużych korporacjach, jak i w małych, kilkuosobowych zespołach. W tych ostatnich brak pracownika jest jeszcze bardziej odczuwalny, ponieważ mikro czy mały pracodawca nie może sobie pozwolić na stworzenie kolejnego etatu. – Mój pracownik poszedł na L4 zaraz po rozmowie rocznej, a ponieważ jest to zwolnienie wystawione przez lekarza psychiatrę, to spodziewam się, że szybko z niego nie wróci. No chyba, że w międzyczasie znajdzie sobie inną pracę – napisała w mailu nasza Czytelniczka.

- Mam pracownicę, która od 10 lat nie pojawiła się w pracy. Najpierw była pierwsza ciąża i zwolnienie lekarskie na cały jej okres, potem wykorzystała wszystkie przysługujące jej urlopy. W sumie wyszło 5 lat. A w czasie urlopu wychowawczego zaszła w drugą ciążę i historia się powtórzyła – słyszymy od jednego z naszych rozmówców.

Czytaj również: Prawo chroni rodzicielstwo, ale też pozwala na nadużywanie prawa do urlopu>>

Nadużywanie zwolnień - co robi państwo

Zapytaliśmy Państwową Inspekcję Pracy, czy i w jaki sposób pomaga pracodawcom, zmagającym się z nieuczciwymi pracownikami nadużywającymi zwolnień lekarskich i w efekcie latami blokującymi etaty. Odpowiedzi nie otrzymaliśmy. Usłyszeliśmy za to, że powinniśmy się zwrócić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, bo to jest przecież kwestia zwolnień lekarskich.

- Zgodnie z art. 68 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2025 r. poz. 501, z późn. zm., dalej: ustawa zasiłkowa), zarówno Zakład Ubezpieczeń Społecznych, jak i płatnicy składek zobowiązani do wypłaty zasiłków, są uprawnieni do kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich na podstawie art. 17 ustawy zasiłkowej – przekazał nam Grzegorz Dyjak z biura prasowego ZUS. Jak zaznaczył, ZUS jest uprawniony do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz kontroli prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy i wystawiania zaświadczeń lekarskich (art. 59 i 68 ustawy zasiłkowej). Przeprowadzenie kontroli – jeżeli przemawiają za tym okoliczności sprawy – jest elementem ustalania prawa do świadczeń z tytułu choroby i sprawowania opieki, przysługujących z ubezpieczenia chorobowego.

- Przy podejmowaniu decyzji o kontroli nie ma znaczenia, czy osoba, której zostało wystawione zwolnienie lekarskie jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę, czy prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą. Bez znaczenia pozostaje również przyczyna orzeczonej czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby. Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy dotyczy na jednakowych zasadach wszystkich osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego, a nie tylko wybranej grupy ubezpieczonych, np. kobiet w ciąży (z kodem niezdolności do pracy B) czy osób ze zwolnieniem od psychiatry – podkreślił Grzegorz Dyjak.

Według ZUS, zgodnie z obowiązującymi przepisami, ubezpieczony wykonujący pracę zarobkową w okresie orzeczonej niezdolności do pracy lub podejmuje aktywność niezgodną z celem tego zwolnienia, traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres tego zwolnienia (art. 68 a ust. 3 ustawy zasiłkowej). - Przepis ten zawiera dwie niezależne od siebie przesłanki, które powodują utratę prawa do zasiłku chorobowego. Okres zwolnienia lekarskiego służy odzyskaniu przez ubezpieczonego pełnej zdolności do pracy oraz regeneracji organizmu poprzez odpoczynek i ewentualną rehabilitację. Osoba niezdolna do pracy z powodu choroby może podejmować zwykłe czynności dnia codziennego lub czynności incydentalne, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności, np. może pójść na wizytę do lekarza, udać się do apteki, czy po podstawowe zakupy spożywcze – czytamy w odpowiedzi.

Przy czym, jak zaznacza ZUS, kontrola prawidłowości wykorzystywania zaświadczeń lekarskich od pracy, stwierdzających czasową niezdolność do pracy, nie jest nakierowana na żadną grupę ubezpieczonych. Jest to „narzędzie” stosowane przez Zakład, w celu eliminowania ewentualnych nadużyć ze strony osób ubiegających się o zasiłek. - Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy powinna być dokonywana w miarę potrzeby, bez ustalania z góry stałych jej terminów, a nasilana w okresach, w których występuje zwiększona absencja z powodu choroby lub sprawowania opieki (art. 68 a ust. 3 ustawy zasiłkowej) – przekazał nam Zakład.

Jak twierdzi ZUS, liczba przeprowadzonych kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy przez osoby, które otrzymały zwolnienie lekarskie z kodem B (czyli z tytułu niezdolności do pracy przypadającą w okresie ciąży), w stosunku do wszystkich przeprowadzonych kontroli stanowi:

• w 2023 r. – 5,42 proc.
• w 2024 r. – 2,86 proc.
• w 2025 r. – 3,80 proc.

- Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich z kodem „B” stanowi niewielki udział wszystkich przeprowadzonych kontroli w danym okresie – dodał ZUS. I polecił, by pytania o pracowników, którzy latami nie pojawiają się w pracy kierować… do pracodawców.

Brak narzędzi do skutecznego eliminowania nadużyć

- Rzeczywiście branie zwolnień lekarskich stało się strajkiem pracowniczym - mówi serwisowi Prawo.pl Joanna Torbé-Jacko, adwokatka z kancelarii adwokackiej Joanna Torbé-Jacko & Partnerzy, ekspertka BCC ds. prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. I dodaje: - Bardzo często niezadowolenie z pracy kończy się zwolnieniem lekarskim, a jeszcze częściej pracownicy uciekają na zwolnienie gdy wiedzą, że będą zwolnieni z pracy.

Jak podkreśla, problemem jest łatwość, z jaką pracownicy  otrzymują dziś zwolnienia lekarskie: krótkie (1-2 dniowe), gdy pracownikowi np. nie podoba się wyznaczona mu zmiana w zakładzie produkcyjnym. Sama reklama zwolnień lekarskich, np. wskazywanie, że zwolnienie lekarskie pracownik otrzyma w 5 minut albo że za 79 złotych ma gwarancję otrzymania zwolnienia, zachęca do nadużyć. – Również innych naruszeń ze strony pracowników jest dużo i nie mówienie o tym jest z mojej perspektywy nieuczciwe. Tak samo jak mówi się o pracodawcach naruszających przepisy, tak samo powinno się eliminować nadużycia ze strony pracowników – jedne i drugie psują rynek pracy. I jako przykłady nadużyć wskazuje rekrutację, podczas której kobieta nie mówi, że jest w ciąży, a już następnego dnia, po podpisaniu umowy o pracę, idzie na zwolnienie lekarskie i nie wraca do pracy przez kilka najbliższych lat, bo rodzi też drugie, a czasami i trzecie dziecko. Innym przykładem jest praca zdalna, która jest wykorzystywana przez pracowników do wszystkiego, tylko nie do pracy.

- Problemem pracodawców jest często brak narzędzi do skutecznego eliminowania nadużyć - nie mają wystarczających narzędzi, żeby np. weryfikować stan faktyczny w przypadku zwolnień lekarskich, zwłaszcza tych krótkich których zasadność trudno sprawdzić. Problemem zaczynają być też coraz częstsze oszustwa na dokumentach i dyplomach. Są one przedkładane pracodawcom na potwierdzenie rzekomo posiadanych kwalifikacji przez zatrudnianych cudzoziemców, a w przypadku ujawnienia fałszerstwa urzędy starają się karać pracodawców za sfałszowane dyplomy. To wszystko to są problemy, które wymagają inicjatywy legislacyjnej. Bez zmian w prawie pracodawcy nie są w stanie sobie pomóc. Tymczasem ustawodawca w ostatnim czasie dostrzega tylko nieuczciwych pracodawców, a nie dostrzega  pracowników, którzy łamią prawo – podkreśla mec. Joanna Torbé-Jacko.

- Pracodawcy wskazują na narastający problem ze zwolnieniami chorobowymi – przyznaje Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan. Jak twierdzi, nie zna statystyk ZUS, ale pracodawcy diagnozują zwiększenie ich liczby. – Z sygnałów, jakie otrzymujemy wynika, że pracownicy biorą zwolnienia lekarskie wtedy, gdy otrzymują negatywną ocenę swojej pracy według standardowych procedur przyjętych w organizacji. Liczba L4 standardowo rośnie w okresie wiosennym, gdy pojawiają się jakieś prace do wykonania – mówi Robert Lisicki. I dalej tłumaczy: - To, co utrudnia firmom funkcjonowanie, to krótkie zwolnienia lekarskie, dość często się pojawiające w kalendarzu pracownika, których nie sposób jednak przewidzieć i w związku z tym nie ma mowy o zorganizowaniu zastępstwa. To powoduje zwiększenie obciążenia pracą współpracowników i rosnące koszty nadgodzin.

W opinii Roberta Lisickiego, ten temat jest znany i podnoszony od kilku lat. – Z krótkimi zwolnieniami chorobowymi pracodawcy nie są w stanie sobie poradzić. Ich zasadność może sprawdzić tylko lekarz orzecznik ZUS – zauważa. I wskazuje na inny problem małych i mikro firm. To kobiety korzystające uprawnień związanych z macierzyństwem. – Pracodawcy nie mają problemu z tym, że rodzą się dzieci, ale jest problem z prawem do urlopu wypoczynkowego po 3 lub nawet 5 latach, a i takie mamy przypadki, gdy kobieta w trakcie ciąży idzie na zwolnienie lekarskie, potem korzysta z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego i wychowawczego a potem rodzi kolejne dziecko. W ten sposób po jej powrocie do pracy pracodawca musi jej udzielić kolejne sześć miesięcy wolnego z tytułu pełnopłatnego urlopu wypoczynkowego, bo przez takie 5 lat ma ona w sumie 130 dni urlopu wypoczynkowego. Dla mikro i małych firm to duży problem – podkreśla dyrektor Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan.

Na wieloletnie zwolnienia pozwalają przepisy i ograniczone kontrole

- Zjawisko wieloletnich nieobecności pracowników, które w praktyce prowadzą do „blokowania etatów”, wynika z połączenia konstrukcji przepisów i ograniczonej skali kontroli. To nie jest wyłącznie problem jednego z tych elementów, ale ich nakładania się w praktyce - mówi serwisowi Prawo.pl Mikołaj Zając, ekspert rynku pracy, prezes Conperio, polskiej firmy doradczej specjalizującej się w problematyce absencji chorobowych. I dodaje: - Dla zobrazowania skali: w 2025 roku wystawiono w Polsce 27,5 mln zwolnień lekarskich, obejmujących 290,5 mln dni absencji, podczas gdy Zakład Ubezpieczeń Społecznych przeprowadził 452 tys. kontroli. Warto doprecyzować, że wskazana liczba kontroli obejmuje także weryfikację dokumentacji medycznej, a nie tylko kontrole terenowe - a to właśnie te pozwalają realnie sprawdzić, czy pracownik wykorzystuje L4 zgodnie z przeznaczeniem. To pokazuje wyraźną dysproporcję, która ogranicza skuteczność nadzoru. Jak podkreśla Mikołaj Zając, w przypadku kobiet temat jest szczególnie wrażliwy i wymaga dużej ostrożności.  - Ochrona macierzyństwa jest fundamentem systemu i nie powinna być podważana. Z perspektywy organizacyjnej jednak kilkuletnie, ciągłe nieobecności, obejmujące zwolnienia lekarskie i urlopy związane z opieką nad dzieckiem, stanowią istotne wyzwanie dla pracodawców. Problemem nie jest korzystanie z uprawnień, lecz brak rozwiązań, które pozwalałyby firmom efektywnie zarządzać takimi sytuacjami – mówi prezes Conperio.

Jak zauważa, w ostatnich latach zmieniły się także realia funkcjonowania systemu zwolnień lekarskich. Łatwiejszy dostęp do konsultacji medycznych sprawił, że proces uzyskania L4 jest szybszy i mniej sformalizowany, co w praktyce utrudnia jego weryfikację. Pojawiają się głosy, że system teleporad może wymagać doprecyzowania, np. w zakresie możliwości wystawiania kolejnych zwolnień w tej formule. Jednocześnie rośnie liczba zwolnień o podłożu psychicznym, które należą do tych najtrudniejszych do weryfikacji.

- Z perspektywy systemowej należałoby rozważyć zwiększenie skali kontroli oraz doprecyzowanie zasad wystawiania zwolnień. Po stronie pracodawców kluczowe jest natomiast przejście na zarządzanie oparte na danych: analiza absencji chorobowych, identyfikowanie powtarzalnych wzorców i odpowiednie planowanie zastępstw. Bez takiego strategicznego podejścia problem „blokowania etatów” będzie się pogłębiał, szczególnie w warunkach niedoboru pracowników na rynku pracy – kwituje Mikołaj Zając.