WSA: Pracodawcy nie wolno przekazywać akt żony byłemu mężowi

Przedsiębiorca nie udowodnił, że przekazanie akt osobowych byłego pracownika w celu "usługi porady prawnej z zakresu zatrudnienia i ochrony danych osobowych" było konieczne. Dlatego Wojewódzki Sąd Administracyjny uchylił decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który nie dopatrzył się w tej praktyce naruszeń.

Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Anny Z. na udostępnienie jej danych osobowych przez jej byłego pracodawcę na rzecz osób trzecich, tj. byłego męża oraz jego pełnomocnika. Mieli oni dostęp do jej danych osobowych zawartych w dokumentacji pracowniczej prowadzonej przez przedsiębiorcę.

Przedsiębiorstwo rodzinne, akta w domu

Anna Z. była zatrudniona w przedsiębiorstwie 9 lat, do marca 2015 r. Kopie dokumentów z akt personalnych, poświadczone za zgodność z oryginałem w grudniu 2017 r. zostały wykorzystane jako materiał dowodowy w postępowaniu sądowym.

Czytaj też:  Firmy boją się utraty danych pracowników podczas kontroli>>

Anna Z. twierdziła, że były mąż, syn i jego pełnomocnik miał dostęp do dokumentów, zawierających jej dane osobowe "z uwagi na fakt, iż dotyczą one pracy u teściów".

Przedsiębiorca zaprzeczył informacji o udostępnieniu danych osobowych wnioskodawczyni zawartych w jej teczce akt osobowych na rzecz syna i jego pełnomocnika. Dowodził również, iż wnioskodawczyni przechowywała kopie przedmiotowej dokumentacji w miejscu wspólnego zamieszkania.  Dostęp do dokumentacji pracowniczej był podyktowany poradą prawną udzielaną na rzecz przedsiębiorcy z zakresu "kwestii pracowniczych i ochrony danych osobowych".

Wnioskodawczyni zażądała usunięcia danych przetwarzanych bez podstawy prawnej, zaprzestania przetwarzania danych przez przedsiębiorcę oraz nałożenia na niego kary administracyjnej.

Nie ma ochrony danych

Prezes UODO nie dopatrzył się uchybień. Stwierdził, że dane osobowe wnioskodawczyni zawarte w dokumentacji pracowniczej są przetwarzane przez przedsiębiorcę, tj. jej byłego pracodawcę, zgodnie z prawem (na podstawie art. 94 ust. 9a Kodeksu pracy).

Zgodnie z treścią tego przepisu, pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. To oznacza, iż dane osobowe wnioskodawczyni, zawarte w dokumentacji pracowniczej, przetwarzane są przez przedsiębiorcę na podstawie ciążącego na nim obowiązku prawnego, tj. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. h ogólnego rozporządzenia o ochronie danych. Tym samym brak jest podstaw do spełnienia żądania wnioskodawczyni.

Odwołanie do sądu

Skarżąca zakwestionowała przyjęte przez Prezesa UODO stanowisko, że pełnomocnik miał dostęp do jej dokumentacji pracowniczej przechowywanej przez przedsiębiorcę w związku z udzielaniem mu porady prawnej dotyczącej kwestii pracowniczych i ochrony danych osobowych.

Wskazała, że w piśmie Państwowej Inspekcji Pracy z października 2018 r. stwierdzono, że osobami upoważnionymi do spraw kadrowo-płacowych w czasie jej zatrudnienia i później, był pracodawca oraz właściciel biura rachunkowego upoważniony przez pracodawcę w zakresie zleconym. Zatem pracodawca nie wskazał innych osób oraz nie poinformował, że akta osobowe skarżącej są udostępniane pełnomocnikowi do innych celów, w tym na potrzeby spraw sądowych.

Zdaniem skarżącej, wyjaśnienia byłego pracodawcy są niejasne i nie znajdują pokrycia we wcześniejszych informacjach przekazanych podczas kontroli PIP.

Skarżąca zakwestionowała stanowisko organu, iż przechowywała kserokopie dokumentów pracowniczych w miejscu zamieszkania. Zaznaczyła, że nie posiadała niektórych oryginałów dokumentów, ani ich kserokopii, a otrzymała je w toku sprawy sądowej.

WSA uchyla decyzję Prezesa

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie uznał, że Prezes UODO przedwcześnie uznał, że brak jest podstaw do uwzględnienia skargi Anny Z. w zakresie przetwarzania jej danych osobowych przez przedsiębiorcę poprzez ich udostępnienie na rzecz osób trzecich w sytuacji, gdy okoliczności faktyczne sprawy nie zostały w sposób wyczerpujący ustalone.

Prezes UODO nie wyjaśnił w sposób niebudzący wątpliwości, czy w istocie po stronie przedsiębiorcy nie zaistniały nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych skarżącej. Nie wskazał, z jakich przyczyn uznał za wiarygodne wyjaśnienia przedsiębiorcy, a z jakich przyczyn odmówił wiarygodności dowodom przedłożonym przez skarżącą.

Kopie do porady prawnej

Ma to tym większe znaczenie, iż wyjaśnienia przedsiębiorcy odnośnie "usługi porady prawnej z zakresu zatrudnienia i ochrony danych osobowych" są dalece nieprecyzyjne zwłaszcza w kontekście podnoszonej przez skarżącą okoliczności, iż była ona zatrudniona w firmie przedsiębiorcy, a więc na długo przed datą poświadczenia kopii dokumentów za zgodność z oryginałem. W wyjaśnieniach przedsiębiorca nie podał choćby daty świadczenia powołanej usługi prawnej, nie wskazał również na okoliczność poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przedstawionych przez skarżącą. Nie potwierdził też wykonania usługi jakąkolwiek dokumentacją.

Sąd stwierdził, że zaskarżona decyzja podlegała uchyleniu. Rozpoznając ponownie sprawę, organ będzie zobowiązany ustalić stan faktyczny sprawy w sposób jednoznaczny. W tym celu rozważy uzupełnienie materiału dowodowego o dodatkowe wyjaśnienia przedsiębiorcy oraz skarżącej.

Wyrok WSA w Warszawie z 16 kwietnia 2021 r., sygn. akt II SA/Wa 1506/20r.