Pracodawca ma poinformować pracownika, że chce sprawdzać jego maile

Według Urzędu Ochrony Danych Osobowych, pracodawcy coraz częściej decydują się na wprowadzenie kontroli służbowej poczty elektronicznej pracowników. UODO przypomina więc, że zgodnie z Kodeksem pracy, trzeba poinformować pracownika o prowadzeniu monitoringu poczty. Musi on wiedzieć, w jakim celu pracodawca zamierza go stosować, poznać jego zakres oraz sposób jego zastosowania.

Jak podkreśla Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO), pracodawca może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej pracownika w sytuacji, gdy jest to w jego ocenie niezbędne do zapewnienia organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Ponadto, kontrola ta nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika (art. 22³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy, dalej: K.p.).

- Pracownik musi zostać poinformowany, w jakim celu pracodawca zamierza stosować monitoring, poznać zakres oraz sposób zastosowania monitoringu – podkreśla UODO w informacji opublikowanej na stronie urzędu. Wynika z niej, że informacje te ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Zgodnie z art. 22² par. 7 K.p., pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób u niego przyjęty w zakładzie pracy. Może zatem mieć to formę pisma skierowanego do każdego pracownika, obwieszczenia na tablicy ogłoszeń, komunikatu mailowego skierowanego do załogi, czy informacji przekazanej za pośrednictwem zakładowego intranetu. Pracodawca ma poinformować pracownika o wprowadzeniu monitoringu poczty elektronicznej nie później niż dwa tygodnie przed jego uruchomieniem.