Pomoc administracyjną wybiera się bez konkursu

Obowiązujące przepisy nie przewidują stanowiska "pomocy biurowej". Możliwe jest za to zatrudnianie osób na stanowisku "pomoc administracyjna". Jest to stanowisko pomocnicze, nie urzędnicze, nie podlega więc naborowi konkursowemu.

Artykuł 13 ustawy 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych określa elementy obligatoryjne treści ogłoszenia o naborze na stanowisko urzędnicze oraz kierownicze stanowisko urzędnicze. Pomoc administracyjna nie jest stanowiskiem urzędniczym ani kierowniczym stanowiskiem urzędniczym, gdyż należy do rodzaju stanowisk określonych w art. 4 ust. 2 pkt 3 ustawy o pracownikach samorządowych, tj. stanowisk pomocniczych i obsługi. Przepisów rozdziału 2 (art. 11 - art. 23) nie stosuje się przy zatrudnianiu pracowników samorządowych na stanowiska inne niż urzędnicze i kierownicze urzędnicze, wobec czego procedura ta nie ma zastosowania do zatrudnienia pracownika na stanowisko pomocy administracyjnej.

Jest to stanowisko pomocnicze, a więc nie urzędnicze i w związku z tym nie ma potrzeby organizowania konkursu na to stanowisko.  Każda osoba spełniająca określone wymagania może być zatrudniona na wskazanym stanowisku, bez przeprowadzania naboru.

Pomoc administracyjna to stanowisko obsługi i pomocnicze

W przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 15 maja 2018 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych do stanowisk obsługi, czy pomocniczych zaliczone zostały m.in. następujące stanowiska: starszy majster, kierownik magazynu, sekretarka, pomoc administracyjna: biurowa, techniczna, laboratoryjna (załącznik nr 3, pkt II - tabela, lit. F stanowiska w samorządowych jednostkach organizacyjnych, stanowiska pomocnicze i obsługi).

Taka kwalifikacja stanowisk usługowych (obsługowych) i pomocniczych jest jednocześnie spójna z wykładnią prezentowaną w zdecydowanej większości przez sądy administracyjne.

W ramach pracy na tym stanowisku osoba zatrudniona jako pomoc administracyjna wykonuje jedynie zadania o charakterze technicznym, niezwiązane ani z wydawaniem decyzji administracyjnych, ani niewpływające w żaden inny sposób na sytuację prawną osób trzecich. Tacy pracownicy wykonują szeroko rozumiane czynności pomocnicze.

WSA: Bez tajemnic o premiach i nagrodach w urzędzie>>

Pomoc administracyjna wymagania

Pracownik zatrudniony jako pomoc administracyjna musi spełnić wymogi określone w art. 6 ust 1 ustawy o pracownikach samorządowych Wymagania niezbędne to:

• posiadanie obywatelstwa polskiego,
• posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,
• posiada kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania pracy na określonym stanowisku.

Pracodawcy przy procesie naboru formułują też dodatkowe kryteria jak w przypadku pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę na stanowisku urzędniczym. Czyli:

• wykształcenia co najmniej średniego
• niekaralności za przestępstwa ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwa skarbowe,
• nieposzlakowanej opinii,
• stanu zdrowia pozwalającego na zatrudnienie na tym stanowisku,

Pracodawcy wymagają też samodzielności, obowiązkowości, odpowiedzialności i dyspozycyjności.

Bywa też, choć rzadko, że w procesie rekrutacji pojawia się też wymóg znajomości przepisów np. ustawy o samorządzie gminnym, ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, czy ustawy o świadczeniach rodzinnych.

Pomoc administracyjna zakres obowiązków

Zakres obowiązków osoby zatrudnionej jako pomoc administracyjna jest uzależniona od instytucji, w której taka osoba jest zatrudniona oraz poszczególnej komórki w organizacji.  Najczęstsze obowiązki związane z tym stanowiskiem to

• prace pomocnicze w zakresie spraw związanych z wysyłką, segregacją i rejestracją korespondencji,
• czuwanie nad terminowym realizowaniem poleceń i załatwianiem korespondencji,
•  pomoc w wykonaniu czynności biurowych (tworzenie rejestrów, ewidencji itp.)
• wykonywanie czynności związanych z rozliczeniem inwentaryzacji jednostki i oraz składników majątkowych,
• wykonywanie innych, wynikających z zakresu obowiązków służbowych, czynności zleconych przez kierownika oraz stała współpraca z pozostałymi pracownikami,
• obsługa klienta.
• pomoc w przygotowaniu dokumentów do archiwizacji,
• przygotowywanie spraw do weryfikacji merytorycznej,
• wykonywanie kserokopii, dokumentów oraz zakładanie teczek

Czy pomoc administracyjna może awansować

Zgodnie ustawą o pracownikach samorządowych możliwe jest przeniesienie pracownika na wyższe stanowisko w ramach awansu wewnętrznego. Jest on jednak możliwe jedynie w ramach tej samej grupy stanowisk.
Stosownie do postanowień ustawy, jeżeli wymagają tego potrzeby jednostki, pracownikowi samorządowemu można powierzyć, na okres do 3 miesięcy w roku kalendarzowym, wykonywanie innej pracy niż określona w umowie o pracę, zgodnej z jego kwalifikacjami.   Zakres zadań wykonywanych na danym stanowisku powinien odpowiadać kwalifikacjom pracownika oraz zakresowi zadań określonych w opisie stanowiska pracy. 
W tym okresie przysługuje pracownikowi wynagrodzenie stosowne do wykonywanej pracy, lecz nie niższe od dotychczasowego.